Підготовка до закриття періоду

Для забезпечення незмінності інформаційної бази підприємства з моменту початку складання звітності здійснюється закриття звітного періоду. Закриття звітного періоду - послідовність дій бухгалтера, спрямованих на забезпечення незмінності інформації станом на певну дату. При закритті періоду розраховуються обороти за балансовими номінальними рахунками, обчислюється фінансовий результат діяльності підприємства та відбувається його списання, визначаються кінцеві сальдо за всіма рахунками обліку, які переносяться на початок наступного періоду, змінюється дата заборони редагування документів.

Протягом місяця в інформаційній базі підприємство відображає господарські операції:

— купівлю та реалізацію будь-яких матеріальних і нематеріальних активів;

— випуск продукції;

— нарахування заробітної плати працівникам та ведення кадрового обліку.

У конфігурації не передбачено будь-якої чіткої методології відображення цих операцій. Фактично ця методологія визначається індивідуально в межах кожного підприємства. При цьому основне значення мають такі правила:

— хронологічна послідовність господарських операцій;

— професійні якості виконавців.

Для забезпечення облікових процесів згідно з обліковою політикою підприємства в конфігурації передбачено низку облікових інструментів: облікову, нормативну і довідкову підсистеми, документообіг, звітність, сервісні механізми. їх використання призводить до того, що з часом в інформаційній базі відбувається накопичення різної інформації. Збирання та зберігання цієї інформації необхідні для забезпечення можливості визначення фінансового результату, розрахунку податків та підготовки регламентованої звітності наприкінці звітних періодів. Отже, у прикладному рішенні чітко описано алгоритм — порядок і правила виконання операцій закриття періоду. У системі враховано таке:

— для бухгалтерського обліку основним періодом є місяць, тобто більшість регламентних операцій виконуються щомісяця;

— для податкового обліку основним звітним періодом є квартал.

Склад операцій залежить від настройок облікової політики організації та від режиму оподаткування організації.

Більша частина регламентних операцій виконується спеціалізованим документом «Закриття місяця». Виконання інших операцій забезпечується спеціальними окремими документами. До регламентних операцій, що завершують період, у типовій конфігурації належать:

— нарахування амортизації необоротних активів у бухгалтерському та податковому обліку;

— переоцінка валютних коштів та відображення курсових різниць у бухгалтерському та податковому обліку;

— розрахунок і списання сум витрат майбутніх періодів (у бухгалтерському обліку);

— коригування вартості списаної номенклатури в бухгалтерському обліку;

—  розрахунок фактичної собівартості продукції (послуг) та коригування здійснених протягом місяця проводок (у бухгалтерському обліку) (остаточні калькуляції);

—  переоцінка вартості запасів на дату балансу в бухгалтерському обліку (за номенклатурними позиціями, для яких визначено ціну чистої вартості реалізації), якщо для організації зазначено параметри оцінки запасів на дату балансу;

—  розрахунок торговельної націнки щодо товарів, переданих до НTT, якщо для організації облік у роздробі ведеться за продажними цінами, а також операції, пов'язані з відображенням виробничої діяльності в податковому обліку:

—  формування залишку незавершеного виробництва для відображення в обліку приросту-убутку запасів;

Документом оформляються й операції, пов'язані з податковим обліком основних засобів:

— розподіл сум модернізації та поліпшення основних засобів між їх балансовою вартістю і валовими витратами;

—  списання на валові витрати вартісних залишків за групами основних засобів, в яких кількість об'єктів дорівнює нулю (усі основні засоби групи списано);

—  нормування валових витрат, тобто розрахунок сум витрат подвійного призначення, які Закон про податок на прибуток дозволяє віднести на валові витрати відповідно до статті 5. До цих витрат відносяться витрати на передпродажні та рекламні заходи, на гарантійний ремонт і обслуговування, витрати на пально-мастильні матеріали для легкових автомобілів та їх оренду, а також витрати на страхування.

     У програмі наприкінці періоду також необхідно здійснити такі регламентні операції з податку на прибуток і ПДВ, а саме;

— для коригування очікуваного та підтвердженого ПДВ у разі неотримання податкових документів чи помилок при їх заповненні (документ «Корегування очікуваного та підтвердженого ПДВ»);

— розрахунок та відображення в обліку податку на прибуток, а також відстрочених податкових активів та зобов'язань за допомогою документа «Розрахунки по податку на прибуток»;

— визначення фінансового результату за допомогою документа «Визначення фінансового результату».

Регламентні операції, що виконуються документом «Закриття місяця», може бути оформлено як одним, так і різними примірниками цього документа. При цьому для більшості таких операцій обов'язково має дотримуватися послідовність їх виконання, крім того, кожну регламентну операцію можна здійснювати не більше одного разу на місяць у бухгалтерському обліку та одного разу на квартал у податковому. Таким чином, якщо ви у звітному періоді оформляєте кілька документів «Закриття місяця», то стежте, щоб регламентні операції в них не повторювалися, інакше документ не зможе бути проведено.

Перш ніж приступати до проведення регламентних операцій, слід перевірити правильність відображення в обліку звичайних господарських операцій. У разі виявлення помилок їх виправлення має бути повністю завершено перед початком використання процедури закриття місяця. Перевірити правильність ведення обліку допоможе «Експрес-перевірка ведення обліку» (меню «Операції → Регламентні операції).

Аналіз стану бухгалтерського обліку проводиться за допомогою звіту «Аналіз стану бухгалтерського обліку».

Рекомендується також перепровести всі документи за звітний період за допомогою групової обробки «Групове перепроведення документів» (меню «Сервіс - Групове перепроведення документів»).

І лише після того, як усі помилки виправлено, починаємо роботу з документом «Закриття місяця» (меню «Операції → Регламентні операції»)

Закриття періоду

Для виконання процедури завершення періоду використовується документ «Закриття місяця», в його шапці потрібно зазначити період — останню дату місяця та організацію.

Таблична частина складається з переліку регламентних операцій бухгалтерського та податкового обліку. Список операцій залежить від настройок облікової політики та схеми оподаткування організації.

Наприклад, якщо організація не є платником податку на прибуток, то в табличній частині документа будуть відсутні регламентні операції в податковому обліку.

Під час проведення документа буде виконано всі необхідні розрахунки та сформовано відповідні проводки в бухгалтерському і податковому обліку за операціями, які буде позначено прапорцями.

Регламентні операції в бухгалтерському обліку слід провадити щомісяця, а операції в податковому обліку — щокварталу. Послідовність виконання деяких регламентних операцій має принциповий характер. Тому якщо всі дії буде виконано за допомогою декількох документів «Закриття місяця», то потрібно дотримуватися порядку, в якому розташовано операції в документі.