Сравнительная характеристика текстовых процессоров Microsoft Word, OpenOffice.org Writer и Abiword

В версии Microsoft Office2007 была реализована новая концепция пользова­тельского интерфейса, получившая название Fluent Место главного меню и пане­лей инструментов заняла так называемая лента.

Появление нового интерфейса объясняется большим количеством команд Microsoft Office (более полутора тысяч), в которых трудно ориентироваться с по­мощью стандартного для предыдущих версий интерфейса.

Текстовый процессор Writer, входящий в состав свободного пакета OpenOffice. org 3, является свободной альтернативой Microsoft Word. Можно сказать, что по основной функциональности эти программы совпадают и вполне могли бы конку­рировать друг с другом.

Свободный текстовый процессор, Abiword, считается «легкой» программой, так как потребляет гораздо меньше ресурсов, чем Microsoft Word или OpenOffice. org Writer. Однако, несмотря на «легкость» и гораздо меньшее количество ин­струментов, по базовой функциональности этот свободный текстовый процессор практически им не уступает.

В табл. 9.1 приведены сравнительные характеристики рассмотренных тексто­вых процессоров.

Таблица 9.1.Сравнение функциональных характеристик текстовых процессоров.

Из таблицы видно, что функциональность текстовых процессоров практически совпадает. С точкизрения совместимости документов, созданных в различных тек­стовых процессорах, на уровне текста, стилей и стандартных таблиц совместимость практически полная.

Табличный процессор

Адресация ячеек

В электронной таблице каждая ячейка имеет адрес, который состоит из имени столбца и номера строки и который однозначно ее идентифицирует. По этому адресу можно обратиться и прочитать записанные в конкретной ячейке данные

Формула определяет сложение значения, которое находится в ячейке В4, со значением из ячейки С4. Результат этого действия* можно увидеть в той ячейке, в которую вписана формула.

При вводе формул есть возможность задать режим адресации. По умолчанию адресация является относительной. Это значит, что формула ищет значения своих аргументов в ячейках, имеющих фиксированное положение относительно самой формулы.

Второй способ адресации называется абсолютным. В этом способе формула независимо от ее положения всегда указывает на те ячейки, адреса которых изна­чально были в нее введены. При абсолютной адресации имя столбца и номер строки в адресе ячейки предваряются знаком доллара $.

Главное назначение табличных процессоров состоит в автоматизации расчетов. Эта функциональность свойственна любой программе класса табличных процессо­ров. Различие между разными программными продуктами касается, как правило, набора встроенных функций, которые можно вызывать для выполнения операций, максимальном количестве столбцов и строк в таблице и наличию сценариев, при­званных удовлетворить основные потребности пользователя в выполнении тех или иных расчетов и аналитических исследований.

Дополнительные возможности табличного процессора

Помимо вычислительных возможностей и вполне ожидаемой функциональности по созданию, сохранению и открытию документов, а также изменению параметров шрифта для отображения значений в ячейках, современный табличный процессор обычно обладает множеством дополнительныхвозможностей, которые превращают его одновременно и в инструмент художника, и в среду программирования. Перечислим наиболее часто встречающиеся дополнительные возможности табличного процессора.

Оформление результатов в виде диаграмм. Во многих случаях результатами вы­числений (или составления отчетов) бывают ряды данных. Колонки чисел менее наглядны, чем рисунки. По этой причине во все современные электронные та­блицы встроен инструмент представления данных в виде диаграмм. Обычно такой инструмент позволяет выбирать из широкого диапазона диа­грамм разного типа, а после создания диаграммы — изменять ее внешний вид в широких пределах. Сортировка и фильтрация данных. Данные в каждом столбце можно отсортиро­вать по возрастанию или убыванию, при этом можно сортировать данные толь­ко в выделенном столбце или во всех строках, связанных с данным столбцом. Также можно на выбранный столбец или на несколько столбцов накладывать фильтры по значению.

Автоформатирование. В табличном процессоре обычно поддерживается ши­рокая гамма вариантов встроенного стилевого оформления, которые можно применять по желанию пользователя.

Условное форматирование. Эта функция предоставляет пользователю возмож­ность определить формат представления ячеек, значения в которых отвечают заданному условию.

Извлечение данных из внешних источников и связь с внешними данными. Эта функциональность расширяет работу табличного процессора, сразу перево­дя его из локальных приложений в распределенные. Возможность получатьв таблицы табличного процессора внешние данные и оперативно (если создана связь) обновлять их делает данные, обрабатываемые табличным процессором, динамичными и актуальными

Построение сводных таблиц. Сводные таблицы — это многомерные таблицы, которые позволяют на одном листе легко анализировать и просматривать за­висимости типа «уровень продаж по годам», «уровень продаж по регионам», «уровень продаж по годам и по менеджерам».

Сценарии работы с данными. Сценарии позволяют подводить итоги различного вида, выполнить проверку допустимого диапазона значений, провести поиск решения.

Вставка диаграмм. Несмотря на то, что эта функция отнесена к вспомогатель­ным, особенность человеческого восприятия делает ее одной из наиболее важ­ных.

Вставка графических объектов. Графические объекты расширяют диапазон восприятия числовых данных человеком. Например, при подготовке информации для представления потенциальному инвестору принято наполнять таблицу рисунками.

Сравнительная характеристика табличных процессоров MicrosoftExcel, OpenOffice.orgCalc и Gnumeric

Функционально эти три программы не очень сильно различаются, основные отличия в дизайне.

Таблица 9.2. Сравнение характеристик табличных процессоров

Органайзер

Общие принципы использования программных инструментов организации деятельности

Организация деятельности подразумевает наличие нескольких поддающихся формализации и документированию описаний: необходимо вырабатывать решения, на их основе формулировать задания для персонала, устанавливать сроки выполне­ния заданий, устанавливать сроки контроля, обеспечивать взаимодействие между членами коллектива.

Возможности органайзерам отношении персональной самоорганизации:

· составление списка запланированных дел;

· планирование встреч;

· планирование событий;

· отображение запланированных встреч и событий на календаре в одном из режи­мов просмотра (один день, рабочая неделя, полная неделя, месяц, квартал, год);

· отображение запланированных дел на линии времени (в виде календарного графика);

· оформление повторяющихся дел, событий или встреч;

· гибкая настройка параметров рабочего времени, праздников, выходных дней;

· напоминание о важных регулярных событиях;

· фильтрация и поиск записей по заданным параметрам.

· Возможности органайзера в отношении организации рабочей группы:

· подключение к выполнению задания членов группы в качестве ответственных за это задание;

· рассылка оповещений, напоминаний и приглашений на встречу группы;

· публикация и обновление календаря на сервере групповой работы, совместном сетевом журнале или в блоге.

Сравнительная характеристика органайзеров Microsoft Outlook, doOrganizer, Organizer и Mozilla Sunbird

Microsoft Outlook и doOrganizer — это коммерческие органайзеры, реализован­ные только для Microsoft Windows.

Microsoft Outlook — самый известный и широко применяемый в мире органай­зер. Он совмещен с программой отправки почты и чтения новостей, полнофункци­ональной адресной книгой и журналом открытия документов. Его функциональ­ность несколько перекрывает перечисленные ранее возможности.

doOrganizer — это даже не органайзер, а персональная информационная система, в которую, помимо функций персонального планирования и учета времени, входит еще ряд интересных функций: планирование персональных финансов, ведение журнала, создание заметок, генератор отчетов, почтовая программа, накопитель ссылок и многое другое.

Программы KOrganizer и Mozilla Sunbird представляют собой свободные орга­найзеры, их можно загрузить из Интернета и установить на компьютер бесплатно. Одна из них, KOrganizer, устанавливается только на компьютеры с установленной оконной средой KDE (как правило, это компьютеры, работающие под управлени­ем операционной системы Linux), вторая, Mozilla Sunbird, имеет исполнения для разных платформ.

С точки зрения функциональности KOrganizer полностью отвечает требованиям для органайзера индивидуальной и групповой работы. Mozilla Sunbird не имеет ин­струментов групповой организации и может применяться только как персональный органайзер.

Система электронного документооборота

Назначение и функциональность

В небольших компаниях документооборот вполне может контролироваться без использования специализированных программ. Потоки документов невелики, прием, регистрация и учет документов не представляют трудности. В крупных компаниях управлять потоками документов становится все труднее. Если предпри­ятие создает филиалы, то потоки документов становятся распределенными в про­странстве, поиск документов превращается в самостоятельный вид деятельности, количество людей, занятых в сфере документооборота, растет.

Кроме того, есть организации, в которых документооборот является не сер­висной функцией, а практическим содержанием работы. К таким организациям относятся архивные хранилища, юридические компании и многие другие. С точки зрения документооборота наша страна проходит довольно сложный этап: безбу­мажный электронный документооборот тесно соседствует с бумажным, далеко не все виды документов могут быть выполнены в электронном виде, и это предъяв­ляет дополнительные требования к системе документооборота, которая вдобавок к основным своим функциям должна еще поддерживать непрерывную связь между бумажными оригиналами и их электронными копиями.

Документы имеют свой жизненный цикл, от создания до уничтожения. Этот цикл состоит из четырех основных фаз.

1. Создание документов. Установление необходимого перечня используемых до­кументов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием с применением современных информационных технологий.

2. Хранение и использование документированной информации. Формирование дел, создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов, или административных архивов (в российской терминологии — текущие архивы).

3. Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентифика­ция и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и не­обходимость сохранения признается за документами, которые могут служить доказательством существовавших сделок или использоваться для проведения исторических исследований.

4. Управление архивами. Проектирование и создание архивохранилищ, совершен­ствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и рас­пространения в обществе информации об архивах.

В системе электронного документооборота с целью реализации этих фаз жиз­ненного цикла документов используются перечисленные далее функции.

· Регистрация документов — оформление единой электронной карточки как на бумажный, так и на безбумажный документ.

· Ввод и преобразование документов в электронный формат:

o потоковое сканирование;

o получение документа по факсу;

o получение документа по электронной почте;

o получение документа из файловой системы;

o извлечение штрих-кода.

· Организация хранения документов в защищенном хранилище повышенной надежности.

· Поиск документов по заданным реквизитам и содержанию.

· Работа с содержимым документа.

· Разработка и поддержание жизненного цикла документов разного вида.

· Работа с версиями документа.

· Защита документов от несанкционированного доступа.

· Удостоверение документа электронной цифровой подписью.

· Организация коллективной работы с документами.

· Вывод документов для просмотра и на печать.

· Создание комплексных отчетов по подборке документов.

Сравнительная характеристика систем электронного документооборота DIRECTUM, DigitalDesign, ЕВФРАТ-Документооборот

Одна из наиболее успешных реализаций в России систем электронного доку­ментооборота — DIRECTUM. Эта система состоит из нескольких функциональных модулей.

· Управление электронными документами. Создание и хранение различных не­структурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр.); расширенная поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полно- текстовый и атрибутивный поиск документов.

· Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработ­ки документов на всех стадиях жизненного цикла; выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес- процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов; богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов.

· Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.).

· Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование; и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

· Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стади­ями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

· Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требовани­ями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рас­сылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

· Обращения граждан. Организация работы с обращениями граждан в соответ­ствии с ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях.

· Управление показателями эффективности. Оперативные контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности с под­держкой сбалансированной системы показателей (BSC).

Автономный модуль «Делопроизводство и архив» от Digital Design, постро­енный на известном решении Microsoft под названием DocsVision, поддерживаетследующую функциональность:

· обработка корреспонденции;

· создание иерархической структуры хранилища документов;

· хранение документов любого формата (текстовые документы, таблицы, чертежи и др.), а также их классификацию;

· автоматизированный перенос документов в электронное хранилище из файло­вой системы;

· совместная работа с документами;

· поиск документов в хранилище;

· построение отчетов по документам в архиве;

· автоматизация процесса регистрации входящих, исходящих и внутренних до­кументов;

· поточное сканирование и штрих-кодирование бумажных документов;

· организация электронного архива;

· контроль исполнительской дисциплины, включая выдачу поручений (резолю­ций) и контроль их исполнения;

· согласование документов;

· отслеживание версий документов;

· поддержка механизмов ЭЦП (электронная цифровая подпись) и шифрования документов.

Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот» от Cognitive Technologies — один из старейших продуктов, обслуживающих докумен­тооборот на Российском рынке. Реализует следующую функциональность:

· автоматизированная регистрация документов и заданий;

· мгновенный поиск информации;

· эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

· контроль выполнения работ, инициируемых документами и заданиями;

· мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и аналитических отчетов;

· разграничение прав доступа сотрудников к информации;

· долговременное хранение документов организации.