Тема 9. Офисное программное обеспечение.

Программное обеспечение для создания, редактирования, учета, хранения, обработки, поиска и представления документов на сегодняшний день играет большую роль в жизни нашей страны. Офисная работа, сопровождающая сегодня практически любой процесс, будь то промышленный или творческий, научный или спортивный, состоит не только из создания документов. Важную роль играет пра­вильная и эффективная организация труда офисных работников. Для помощи в ор­ганизации труда офисных работников, обеспечения взаимодействия, проведения собраний и планерок существует целый ряд программных продуктов: текстовые редакторы и процессоры, электронные таблицы, всевозможные органайзеры, плане­ры и прочие продукты.

Текстовый процессор

Ввод и редактирование текста

Ввод и редактирование текста — это базовые задачи, для решения которых соб­ственно и создается любой текстовый редактор (процессор). После ввода текста может возникнуть необходимость редактировать его: ввести дополнительный текст, удалить, переместить или скопировать часть уже введенного текста, исправить слова, в которых были обнаружены орфографические ошибки или пропущенное буквы. Для выполнения операций с фрагментами текста текстовый процессор должен обладать функциональностью выделения фрагментов текста.

Функциональность редактирования и выделения должна носить интеллекту­альный характер. Текстовый процессор должен уметь отличать выделенный объект от фрагмента текста и уметь выполнять над нетекстовыми элементами документов различные дополнительные операции, например, выделить фрагмент текста и вста­вить ссылку на него, выделить векторный рисунок и вставить его растровую копию, выделить несколько элементов диаграммы и отредактировать их.

Поиск и замена

В современном текстовом процессоре должен быть механизм, обеспечивающий поиск заданного слова, словосочетания, сочетания символов или текста в заданном формате. Найденный текст может быть автоматически заменен предложенным фрагментом или выделен, для того чтобы пользователь сам мог принять решение, в каких случаях необходимо внести исправления.

Создание, открытие и сохранение документов

Механизмы создания, открытия и сохранения документов у разных текстовых процессоров могут различаться. Например, для этих операций может использовать­ся стандартное диалоговое окно открытия и сохранения файлов, либо текстовый процессор может иметь собственные диалоговые окна с расширенной функцио­нальностью, позволяющие выполнять во время сохранения документов какие-то дополнительные сервисные операции (проверка, сжатие, структурирование).

Возможность сохранения документов в различных форматах — одна из важней­ших функций современного текстового процессора. Поскольку мир современногодокументооборота и распространения информации очень многообразен, один и тотже документ может быть востребован в разных своих представлениях:

· в виде текста — сохранение только текстового содержимого;

· в виде документа — сохранение в системе электронного документооборота (СЭД);

· в виде документа другого формата — для открытия в текстовом процессоре другого типа;

· в формате PDF — для последующей печати или чтения в другой операционной системе;

· в формате HTML — для публикации на веб-странице;

· в виде записи блога — для публикации в виртуальном дневнике.

Интеграция в документ дополнительных сведений, реквизитов и атрибутов

Поскольку сегодня практически весь крупный и средний бизнес, государствен­ные учреждения и структуры, научные учреждения и учебные заведения осна­щены тем или иным видом системы электронного документооборота, то наличие в документе дополнительных сведений, реквизитов и атрибутов в одном случае является необходимым, в другом облегчает процесс создания карточки документа и регистрации документа в информационной системе.

Форматирование

Для качественного отображения документа очень важно, чтобы текстовый процессор умел отображать фрагменты текста различными типами шрифта. Стан­дартным набором параметров шрифта, которые должен уметь изменять текстовый процессор, являются: семейство, начертание, в том числе обычное, полу­жирное, курсивное, и размершрифта.

Кроме того, текстовый процессор должен обеспечивать средства подчеркивания и зачеркивания шрифта, ввода надстрочных и подстрочных символов, задания цвета для шрифта и фона.

К числу дополнительных параметров, имеющихся не во всех текстовых процес­сорах, обычно относят средства для придания шрифту разнообразных эффектов, таких как рельеф, тень или анимация.

Если стандартный набор параметров в основном используется в официаль­ных документах и деловой переписке, то дополнительный может быть широко задействован при создании разного рода публикаций (буклетов, брошюр, афиш, веб-страниц).

Возможности некоторых текстовых процессоров, касающиеся изменения меж- буквенного интервала и ширины букв, свойственны скорее настольным системам верстки.

Форматирование абзацев

Форматирование абзацев непосредственно связано с аккуратной версткой текста и заключается в задании величины выравнивания, отступов (слева, справа и первой строки) и междустрочного расстояния. При форматировании абзацев применяется четыре типа выравнивания: по правому краю, по левому краю, по центру и по ширине.

Создание списков

Создание списков, как нумерованных, так и маркированных, — одна из важней­ших функций современного текстового процессора. При этом обычно поддержи­вается возможность создания вложенных списков

К числу инструментов текстового процессора, автоматизирующих подготовку документа, являются средства для автоматического создания оглавлений и указа­телей, списков иллюстраций и использованной литературы, а также для автомати­ческого форматирования вводимого текста. Однако чтобы воспользоваться этими средствами, вводимый текст нужно оформлять предназначенным для этого стилем, например, заголовки — стилями заголовков с соблюдением уровней вложенности, текст — стилем обычного текста, и т. п.

Разбиение документа на разделы, страницы, нумерация страниц и оформление колонтитулов

При создании многостраничного документа весьма важно автоматизировать процедуры нумерации страниц, создания колонтитулов, разбиения документа на разделы, когда внутри каждого из разделов может существовать собственная нумерация страниц. Эти вопросы выходят на первый план, когда приходится оформлять в текстовом процессоре курсовую или дипломную работу, методиче­ские рекомендации или многостраничный документ, предназначенный для печати в малой типографии.

Использование текстовых фреймов для верстки документа

Текстовые фреймы обычно используются при создании шаблонов бланков офи­циальных документов, а также разного рода брошюр, журналов, афиш и проспектов. С помощью фреймов любой объект, включая текст, иллюстрации или таблицы, можно разместить произвольным образом внутри печатного листа.

Таблицы

Возможность табличного представления информации также является одним из важнейших свойств современного текстового процессора. В зависимости от возможностей текстового процессора таблица может допускать более или менее разнообразное стилевое оформление. Текстовый процессор может поддерживать преобразование текста в таблицу и таблицы в текст, заполнение таблицы из внеш­него источника данных, некоторую автоматизацию подсчетов в таблице, например, суммирование по строкам и столбцам.

Вставка в документ нетекстовых объектов

Именно средства вставки в текстовый документ графических и мультимедий­ных объектов, гиперссылок и других сложных объектов отличают сложный тексто­вый процессор от обычного текстового редактора. Эта функциональность позволяет оформлять текстовые документы, которые затем могут быть легко преобразованы как в мультимедийную презентацию, так и в полноценную веб-страницу.

Рецензирование и отображение изменений

Эта функция обогащает текстовый процессор возможностью взаимодействия и коллективной работы нескольких человек над одним документом. Автор доку­мента всегда может увидеть, что именно исправил рецензент, прочесть написанные примечания, принять или отвергнуть предложенные изменения.

Программирование и автоматизация рутинных операций

Часто некоторую последовательность операций приходится повторять. В офис­ных приложениях для того, чтобы рутинные операции такого сорта не выполнять многократно, есть возможность записи или программирования макрокоманд и связывания этих макрокоманд с определенным сочетанием клавиш или элемен­том управления. Многие офисные приложения имеют развитый макроязык (язык написания макрокоманд) и даже встроенные системы программирования.

Подсчет статистики документа

Хотя средства подсчета статистики документа обычно не относят к самым важным, они могут быть чрезвычайно полезны для систем электронного докумен­тооборота, позволяя выяснить, сколько документов, абзацев, предложений, слов и букв было обработано.

Печать конвертов для рассылки со слиянием данных

Автоматизированную печать конвертов (или автоматизированную рассылку документа по электронным адресам) в режиме, когда данные адресатов выбира­ются из источника данных, можно считать важной функцией, которая экономит время.