Разделение труда, координация, формализация

Разделение труда является важным фактором повышения результативности менеджмента и предполагает специализацию работ­ника на выполнении определенных видов деятельности (функций), разграничение их полномочий, прав и сфер ответственности. Разделение труда менеджеров может осуществляться по тем основным направлениям – функциональное, структурное и ролевое (технологическое).

Координацияв общем смысле – это соотношение, согласованность.

В рамках организации механизм координации представляет собой объединение усилий отдельных структурных составляющих в целостную систему.

Координация чаще всего достигается путем описания задач и работ, составления планов, формирования групп или команд, назначения координаторов, создания проектных групп.

Механизмы координации обеспечивают или содействуют кооперации труда. Поэтому по мере усиления потребностей в кооперации происходит изменение механизмов координации, встроенных в структуру управления. Это означает более частое использование специально сформированных бригад или проектных групп, решающих конкретные проблемы.

Для того, чтобы эффективно распределить полномочия в организации устанавливают конкретные требования к координации работ. В этой связи основные принципы распределения полномо­чий сводятся к следующему:

- ключевая роль в процессе координации работ отводится це­пи команд, определяемой линейными полномочиями;

- обеспечение единоначалия в достижении целей и координа­ции работ подразделений, участвующих в этой деятельности;

- для обеспечения эффективной координации работ следует определить благоприятную норму управляемости линейного руко­водителя;

- должен быть установлен четкий обмен информацией между подчиненными и руководителем;

- должно обеспечиваться соответствие прав (полномочий) и ответственности всех ис­полнителей;

- должны быть созданы положительные стимулы при делегировании пол­номочий и принятии ответственности.

Формализация отражает масштабы использования правил и регулирующих механизмов для управления поведением людей. Она характеризует уровень стандартизации работ внутри организации.

Формализация предопределяет отношения между людьми и составляет базу для управления их поведением. Примером высокой формализации явля­ются бюрократические структуры управления, в которых четко определены мес­то и роль каждого структурного подразделения и звена. В таких организациях, как правило, изменения протекают трудно, так как координационные механиз­мы представлены в виде постоянно действующих правил и норм, к которым привыкли и которые до поры до времени обеспечивали неплохие результаты. По мере перехода к более гибким структурам органического типа характер формализации меняется в сторону ее уменьшения и роста неформальных свя­зей и отношений, помогающих организациям быстрее приспосабливаться к из­меняющимся условиям.

Дифференциация и интеграция. Связи в организации

Дифференциация — это различие между подразделениями. Интеграция — это процесс сотрудничества подразделений и достижения единства усилий всех подсистем (подразделений) организации для реализации ее задач и целей.Потребность в интеграции изначально создается различием, разделением и взаимозависимостью работ в организации.

В организации, которая состоит из многих частей должна осуществляться координация их деятельности. Эта координация является основой структуры организации. В каждой организации есть вертикальные и горизонтальные связи; линейные и функциональные; формальные и неформальные.

Вертикальные связи сочетают иерархические уровни в организации и ее частях. Эти связи являются каналами передачи предписывающей и отчетной информации, создавая тем же стабильность в организации. В пределах вертикальных связей разрешаются проблемы власти и влияния. Как правило, рост организации сопровождается ростом вертикальных связей, и по их количества можно делать выводы относительно размера организации.

Вертикальные связи разделяют на прямые и обратные. Прямые - те, которые идут непосредственно от руководителя к подчиненному в виде приказов и распоряжений. Обратные связи имеют направленность снизу на верх и несут в себе информацию о выполнении приказов руководства, носят форму отчетов, объяснений, предложений .

Горизонтальные связи- это связи между двумя и больше равными за статусом частями или членами организации. их главное назначение - способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации. Они помогают укреплять вертикальные связи и делают организацию более стойкой к изменениям окружающей среды.

Линейные связи- это взаимоотношения, при которых руководитель реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными, то есть эти связи осуществляются в организационной иерархии сверху к низу и имеют вид приказа, распоряжения, команды, указания и тому подобное.

Функциональные связи имеют по цель обеспечение эффективной работы линейных подразделений, которые непосредственно участвуют в создании и предоставлении услуги. В организационной иерархии эти связи, как правило, имеют направленность снизу на верх в форме совета, рекомендации, альтернативного решения и тому подобное.

Формальные связи- это связи координации, которые регулируются установленными и принятыми в организации целями, политикой и процедурами. Эти связи являются основой для утвержденных в организации должностных инструкций.

Неформальные связи появляются тогда, когда формальные не исполняют свою роль. Это взаимоотношения не между отдельными должностями, а между отдельными индивидами. Они являются основой формирования неформальных групп, появления неформальных лидеров и создание параллельной неформальной организации.