Студопедия
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция
|
Управлінська або регулятивна
Пізнавальна (освітня) або когнітивна функція
Правова функція
Загально-культурна функція
Гедонічна функція - Здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу.
Статистична функція - Здатність документа відображати кількісну характеристику інформації, служити засобом реєстрації і групування в формалізованому цифровому вираженні інформації, пов’язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу, контролю та оптимізації
Функція історичного джерела - Здатність документа служити засобом засвідчення історичних подій, фактів, бути підставою дослідження історії розвитку природи та суспільства
Класифікація документів.
Документ (від лат.взірець, зразок) – це засіб закріплення на спеціальному матеріалі (папері) результатів діяльності установи або фірми.
Класифікація службових документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.
Документи поділяють за такими основними ознаками:
¨ за назвою - наказ, протокол, статут, акт, довідка;
¨ за походженням - службові та особисті;
¨ за місцем складання - внутрішні та зовнішні;
¨ за напрямком - вхідні та вихідні;
¨ за формою - типові, трафаретні, індивідуальні;
¨ за способом фіксації -письмові, графічні, акустичні,
фото- та кінодокументи;
¨ за стадіями створення - оригінали та копії;
¨ за терміном зберігання -тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років), постійного зберігання;
¨ за змістом - організаційно–розпорядчі, фінансово–розрахункові, постачально–збутові тощо.
В управлінській (службовій) діяльності установ і фірм особливе місце займає організаційно-розпорядча документація (ОРД), яку поділяють на 5 груп:
¨ організаційна –положення, правила, статути, інструкції;
¨ розпорядча – розпорядження, постанови, накази;
¨ довідково-інформаційна – листи, телеграми, доповідні записки, довідки, акти тощо;
¨ з кадрових питань (по особовому складу) – заяви про працевлаштування, автобіографії, резюме, характеристики, накази по особовому складу, особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки тощо;
¨ офіційно-особисті документи -пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки та доручення.
16Реквізити(вимоги до змісту і розташування)
Реквізити- основні елементи документа, що мають свою послідовність. Реквізити - це сукупність обов’язкових відомостей у документі, без яких він не може бути підставою для обліку і не має юридичної сили.
Кожний документ складається з постійних реквізитів(тих, що друкуються під час виготовлення бланка) і змінних (тих, що фіксуються на бланку в процесі заповнення).
| Реквізит
| Місце розташування реквізиту і форма запису
| | Зображення Державного герба України
| Зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки на бланках із кутовим розміщенням реквізитів ставлять на верхньому полі бланка над серединою рядків з назвою установи
| | Емблема підприємства, установи, організації або товарного знака (знака обслуговування)
| Відповідно до статуту (положення про установу) розміщують з лівого боку від назви установи.
| | Код підприємства, установи, організації
| У верхньому правому кутку
після реквізиту “довідкові відомості про організацію”
| | Код форми документа
| Вище реквізиту “назва виду документа”
| | Найменування організації вищого рівня
| У верхньому лівому кутку або посередині рядка
| | Найменування установи, організації або підприємства
| У верхньому лівому кутку, може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.
| | Найменування філії, територіального відділення, структурного підрозділу
| Нижче найменування установи. У верхньому лівому кутку, дозволяється друкувати машинописним способом
| | 10Назва виду документа має відповідати переліку форм, що використовують в організації
| Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 і назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу установи.Розміщують посередині рядка.
Наводиться в усіх документах, крім листів
| | 11Дата документа
| Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні бути оформлені цифровим способом.
Якщо документ складено не на бланку, його дату проставляють під підписом, ліворуч.
Дату затвердження документа зазначають у відповідній графі
| | 9Індексування документів
| У верхній частині сторінки ліворуч.
| | Місце складення або видання документа
| Розташовують на рівні або нижче реквізитів “дата документа” та “індекс документа” посередині рядка
У верхній частині сторінки зліва. Включає назву міста чи населеного пункту, де видається документ
| | 15Гриф обмеження доступу до документа
| Проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа.
| | Адресати документа
| У верхній частині сторінки праворуч. Кожний елемент пишеться із середини нового рядка з великої літери.
| | 17Гриф затвердження.
| У верхній правій частині документа.
Елементи грифу затвердження: слово
ЗАТВЕРДЖУЮ; назва посади; особистий підпис; ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ; дата затвердження;
слово ЗАТВЕРДЖЕНО; назва документа, яким затверджено
| | Резолюція
| У правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Резолюція складається з таких елементів: ініціалів та прізвища виконавця, якому відправлений документ; вказівки про порядок у характері виконання документа; терміну виконання документа; особистого підпису керівника; дати.
| | 24Гриф погодження
| На зовнішній формі і складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви посади службової особи, включаючи назву установи, з якою погоджується документ, особистого підпису, його розшифрування, дати. Гриф погодження розміщується нижче від реквізиту “Підпис” або на окремій сторінці
| | Віза(внутрішнє узгодження проекту документа - це візування)
| Віза складається з особистого підпису особи, що візує, і дати. Віза ставиться нижче реквізиту “підпис” від краю лівого поля.
| | Печатки бувають гербові та прості
| Відбиток печатки проставляється так, щоб він захоплював частину назви посади особи, яка підписала документ, частину підпису і був зручним для прочитання
| | Відмітка про завірення (засвідчення) копії
| у правому верхньому кутку пишеться слово “Копія”, під реквізитом “Підпис” - слово “Правильно”); дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. У разі потреби підпис завіряється печаткою
| | Прізвище виконавця і номер його телефону (обов’язкові на вихідних документах; листах, довідках, висновках)
| У нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа.
Складається з прізвища виконавця і номера його службового телефону
| | Відмітка про виконання документа і направлення його до справи
| У лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа і містить стислу довідку про виконання; слова “ДО СПРАВИ” та номер справи, до якої має бути підшитий документ; дату скерування документа до справи; підпис керівника структурного підрозділу або виконавця
| | Відмітка про перенесення даних на машинний носій
| Після тексту в нижній частині документа і містить запис “Інформація перенесена на машинний носій”; підпис особи, відповідальної за перенесення даних; дату перенесення
| | 31Відмітка про надходження
| Праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа.
Містить скорочену назву організації, що отримала документ; дату його надходження
|
17Вимоги до тексту документа.
Текст — головний елемент документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких — достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.
Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.
Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійного тлумачення слів та висловів.
Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.
Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.
Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.
|
