Заполнение основных разделов должностной инструкции

Теперь рассмотрим, что именно следует писать в каждом из разделов должностной инструкции.

Раздел I «Общие положения» содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней:

· название структурного подразделения;

· подчиненность работника;

· порядок назначения и освобождения от должности, замещения должности в период временного отсутствия работника;

· требования к профессиональной подготовке и квалификации.

В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности.

Помимо упоминания актов общего действия (например, «соблюдение Трудового кодекса» или «соблюдение законодательства РФ») сюда надо включить перечень внутренних организационных и распорядительных документов. Это устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.

В разделе II «Функции» или «Должностные обязанности» формулируется основная задача работника, которую он должен выполнить на своей должности, предмет его непосредственной ответственности, участок работы. Далее следует описать конкретные виды работ, из которых складывается выполнение трудовой функции.

Необходимо отметить, что состав работ в конкретной должностной инструкции всегда должен быть индивидуален.

Раздел III «Права» закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него задач, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся:

· доступ работника к определенной информации;

· принятие решений;

· получение данных, необходимых в работе;

· право визирования определенных видов документов;

· право контроля за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.

Содержание раздела «Права» напрямую взаимосвязано с набором функций. Оно устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

Раздел IV «Ответственность» раскрывает содержание и формы ответственности за результаты и последствия деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к обязанностям сотрудника. В инструкции может быть описана уголовная, административная, дисциплинарная и материальная ответственность.

Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разделы «Функции» и «Должностные обязанности», в соответствии с которыми и детализируется ответственность работника.

Какие дополнительные разделы можно включить

Также в должностную инструкцию можно включить раздел «Взаимоотношения (связи по должности)», которым регулируются производственные контакты между сотрудниками одного и разных отделов. Раздел поможет определить круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями. Например, то, каким образом сотрудник обязан взаимодействовать с контрагентами и как информировать об этом своего руководителя.

Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в этом разделе порядок и периодичность представления (а также получения) работником отчетов, планов и других документов.

В должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы. Например, раздел «Оценка работы», где на основе разделов «Функции» и «Должностные обязанности» устанавливаются критерии оценки труда.

Светуем включать в должностную инструкцию раздел «Порядок пересмотра должностной инструкции». В нем можно установить срок действия или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых:

· изменение организационной структуры;

· пересмотр штатного расписания;

· появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей;

· внедрение новых технологий, меняющих характер работы.

Данный раздел располагают в конце текста должностной инструкции.

Одним из обязательных реквизитов должностной инструкции является отметка об ознакомлении работника с должностной инструкцией.

Здесь существует два подхода:

1. Должностная инструкция составляется в 2-х и более экземплярах, один из которых передается работнику.

2. Должностная инструкция составляется в одном экземпляре, а для текущей работы с подлинника снимают копии и передают одну из них работнику. В этом случае ознакомление оформляется отдельным листом, который является неотъемлемой частью должностной инструкции.

Составляется лист по следующей форме: сведения которых будет доводиться должностная инструкция в течение времени ее действия.

Утвержденную инструкцию и лист ознакомления нумеруют, шнуруют и заверяют печатью. На обороте последнего листа делается запись: «В данной должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью ____________ листов»(количество листов прописью). Руководитель или уполномоченное им лицо подписывает запись и указывает дату.