Порядок подготовки документов к передаче в ведомственный архив.

В ведомственный архив организации передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.Их передача производится только по описям. Описи дел составляются лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, при методической помощи сотрудника ведомственного архива.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем передаются в ведомственный архив. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в ведомственный архив только в исключительных случаях по решению руководителя.

Дела в архив передаются по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации. Архивариусом предварительно проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений. Дела передаются по описи архивариусу в присутствии сотрудника структурного подразделения. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера соответствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лиц, участвующих в приеме-передаче.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров корешками на обе стороны и доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений.

После проведения экспертизы ценности документов, на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению. Акт может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения, утверждается руководителем организации. Дела рассматриваются экспертной комиссией одновременно с описями дел, затем согласовываются обязательно с государственной архивной службой. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. Дата сдачи и номер накладной указывается в акте, который подшивается в соответствующее дело только после внесения изменений в учетные документы архива.

Назначение и виды должностных инструкций. Содержание основных разделов должностной инструкции, методика составления. Оформление записи об ознакомлении сотрудников с их должностными инструкциями.

Виды должностных инструкций: Должностные инструкции подразделяются на: типовые и индивидуальные.

Типовые инструкции создаются предприятий отдельных отраслей и их подразделений и служат исходным примером для разработки индивидуальных должностных инструкций конкретных сотрудников. Поскольку четкая форма инструкции не оговорена нормативными актами, разработчик сам решает, какой формат будет иметь этот документ.

Должностная инструкция может представлять собой одиночный документ, а также может являться приложением к другому документу, например, трудовому договору.

Должностная инструкция – это организационно-распорядительный документ компании, в котором:

· указывается трудовая функция работника;

· определяются его основные трудовые права и обязанности в организации:

· система подчинения;

· взаимодействие с работниками других структурных подразделений;

· ответственность при осуществлении трудовой деятельности.

Разработать ее можно самостоятельно или руководствоваться при этом тарифно-квалификационными справочниками.

Общие правила

В шапке должностной инструкции пишут название организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.

Заголовок к тексту должен быть согласован в родительном падеже с наименованием документа. Например, «Должностная инструкция (кого?) главного бухгалтера». Впрочем, это относится ко всем управленческим документам.

Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции. Утверждает эти документы руководитель организации. Если есть необходимость, то их можно согласовать с юридической службой или другими структурными подразделениями.

Каждого работника нужно ознакомить с его должностной инструкцией под роспись, пометка о которой находится на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает:

· слова «С инструкцией ознакомлен»;

· личную подпись работника;

· инициалы и фамилию;

· дату ознакомления.

Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: «выполняет», «организует», «составляет» и т. д. При споре сотрудник не сможет заявить, что действия из инструкции он делать «мог», но не был обязан. Требования к тексту должностной инструкции – полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей.