Понятие и функции служебных писем

 Служебное письмо – это краткий (как правило не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами). Функции служебных писем:· информационная , · организационная, коммуникативная, · юридическая,· воспитательная Виды служебных писем Письмо-просьба — излагает какую-либо просьбу, предельно кратко, четко и уважительно подчеркивает заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за проделанную работу Письмо-сообщение — предназначено для целенаправленной передачи адресату какой-либо конкретной информации, как правило предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя). На практике письмо- сообщение чаще является инициативными, хотя в определенных случаях информация может сообщаться и в ответ на поступивший в адрес организации письменный запрос Письмо-запрос – предназначено для запрашивания необходимой информации. Особенностью данного вида писем является то, что они практически всегда предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и, как правило, в срок, установленный или отправителем запроса, или нормативно-правовым документом Сопроводительное письмо — письмо, предназначенное для сопровождения прилагаемых к нему документов (материалов). Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам (материалам) – названия, количества страниц и т. п. Сопроводительное письмо способствует контролю за движением документов (материалов). Письмо-подтверждение служит для подтверждения какого-либо факта — например, получения организацией письма или материальных носителей, высланных ранее адресату. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и перечень материальных носителей. Часто данный вид писем используется в качестве ответного Письмо-предложение (оферта) — пример коммерческой переписки. Такое письмо направляется одним лицом (оферентом) в адрес другого лица (акцептанта), выражающее желание заключить с ним договор или сделать ему официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Письмо-рекламация — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, выполненных услуг и других условий заключенного договора. Как правило, высылается в адрес с приложением документов, свидетельствующих о недобросовестности получателя в отношении отправителя письма (например, акта о непригодности продукции). Рекламация предполагает письмо-ответ на рекламацию. Письмо-извещение — письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно данный вид писем является ответом на запрос и начинается со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас». Информационное письмо — это разновидность письма-извещения, своевременно информирующее заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте, с целью информирования адресата и предоставления в его распоряжение конкретной информации по каким-либо вопросам Гарантийное письмо — письмо, направляемое с целью предоставления письменных гарантий в отношении намерений или действий отправителя, каким-либо образом затрагивающих деловые интересы адресата. Гарантироваться могут сроки выполнения заказа, качество работ, оплата товара, услуг и т.д. Обязательными для гарантийного письма являются сведения об отправителе — юридический и фактический адрес, банковские реквизиты и т. п. — а также присутствие в тексте слова "Гарантирую" Письмо-напоминание — письмо, направляемое в тех случаях, когда не удается с помощью личного контакта или телефонных переговоров достичь необходимого результата. В письме говорится не только напоминание о выполнении взятых ранее обязательств, но и о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении. Циркулярное письмо высылается вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям конкретные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов и задач, которые носят распорядительный характер. Письмо-приглашение — функциональное назначение письменного приглашения — во-первых, известить адресата о каком-либо торжественном или деловом мероприятии, во-вторых, пригласить его к участию в нем. Текст письма-приглашения может начинаться с информации о мероприятии, либо со слова "Приглашаем (приглашаю)...". Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать трафареты, в которых свободные места заполняются от руки. Письмо-поздравление — содержит поздравления, связанные с какими- либо важными событиями. Благодарственное письмо выражает благодарность адресату за проявленное по отношению к отправителю внимание (допустим, в ответ на поздравление) либо за предпринятые адресатом усилия, направленные на обеспечение личного или делового благополучия отправителя письма. В письме степень выражения благодарности должна быть адекватной поводу. Рекомендательное письмо — вид делового письма, которое пишется в интересах третьего лица, не участвующего в переписке. Функциональное назначение письма — рекомендовать должным образом то или иное лицо адресату. Рекомендательное письмо может быть оформлено в краткой или развернутой форме. Краткая форма применяется, если речь в письме идет о человеке, хорошо знакомом адресату. Развернутая форма применяется, если требуется рекомендовать человека, которого адресат знает недостаточно или же вовсе с ним не знаком. Общие требования к оформлению, структуре и стилю изложения служебных писем. Служебные письма оформляются на бланке письма в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов . Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используются реже, в основном федеральными органами исполнительной власти Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используется в том случае, когда письмо не превышает 7-8 строк. Кроме бланка письма организации используются бланки писем структурных подразделений и должностных лиц. Бланки писем структурного подразделения и должностного лица используются в том случае, если руководитель структурного подразделения и должностное лицо наделены правом подписания писем Бланк письма содержит следующий состав реквизитов, который является обязательным: · наименование организации; · справочные данные об организации (почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты); · отметки для проставления даты и регистрационного номера; · отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресата. Так же при написании письма используются следующие реквизиты: заголовок к тексту, текст, подпись, расшифровка подписи, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах, письмах финансового содержания и некоторых других, требующих особого удостоверения, - печать. Письмо оформляют, как минимум, в двух экземплярах. Первый экземпляр отправляют адресату, второй экземпляр (копия) подшивается в дело как свидетельство выполненной работы. Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных, структурных подразделений, если им предоставлено это право. Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней часта листа, под подписью руководителя или на оборотной стороне листа. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания. Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события необходимо излагать объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. В письмах используются следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»); - от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»); - от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания возражает»). Если письмо оформляется на должностном бланке, то текст излагается от 1- го лица единственного числа: прошу…, направляю…, считаю необходимым… Форма обращения от первого лица множественного числа предпочтительней формы первого лица единственного числа, так как письмо, обычно, выражает мнение коллективного субъекта – учреждения, предприятия, организации, несмотря на то, что подписывается одним лицом – руководителем. Хотя существуют разновидности писем и ситуаций, в которых может быть использована форма обращения от первого лица единственного числа, например, в письмах-приглашениях, рекомендательных письмах. В деловой переписке исключаются местоимения «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы». Письма по вопросам, требующим его особого внимания руководителя, могут содержать вступительное обращение – формулу уважительного обращения к адресату: Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин Иванов! Уважаемый Алексей Дмитриевич! В таком случае в конце письма, под текстом, используется заключительная формула вежливости. «С уважением», после чего на отдельной строке оформляется подпись должностного лица. Письмо так же может быть адресовано нескольким адресатам, но не более чем четырем. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При рассылке писем типового содержания большему количеству адресатов оформляется Список рассылки с указанием наименований организаций и их адресов, на самом письме. В этом случае адресат указывается обобщенно. В письме не следует употреблять слова, вышедшие из употребления. Необходимо писать: не сего года, а этого года (текущего года); не означенный, а названный и т.д. Обычно в текстах служебных писем употребляются устойчивые (шаблонные, стандартные) языковые обороты (модели, формулы, клише). Примеры устойчивых языковых оборотов: · объясняющих мотивировку написания письма: - В порядке оказания технической помощи… - В соответствии с протоколом… - В связи со сложной экономической ситуацией… · предваряющих извещение: - Доводим до Вашего сведения… - Извещаем Вас… - В ответ на Ваш запрос… · выражающих просьбу, требование, пожелание: - Убедительно просим Вас… - Обращаемся к Вам с просьбой… - В ответ на Ваше письмо просим Вас… - Настоятельно требуем выполнения принятых Вами обязательств… - Категорически настаиваем на выполнении… - Выражаем уверенность в том, что… · используемых в претензиях: - К нашему сожалению, мы вынуждены сообщить, что качество…не удовлетворяет требованиям… - …в противном случае мы вынуждены будем предъявить Вам штрафные санкции. В качестве заключительных могут выступать следующие фразы: - Просим Вас не задерживать ответ… - Просим извинить за задержку с ответом… - Рассчитываем, что наши замечания будут учтены… - Будем признательны за… - Заверяем Вас, что… - Ожидаем Вашего согласия (одобрения, подтверждения)…