Делегування повноважень, розподіл відповідальності

Історія розвитку організаційної функції.

Організаційна функція еволюційно розвивалася в межах основних управлінських шкіл. В межах раціоналістичної школи або школи наукового управління яка являла собою інженерний підхід до управління було сформовано основні засади організації в-ва. За допомогою нормування хронометражу було визначено основні напрями підвищення ефективності організації. В межах адміністративної школи (класична школа менеджменту) було сформульовано не тільки універсальні принципи управління, але й основні організаційні функції. Зокрема Анрі Файоль сформулював 14 організаційних принципів серед яких «скалярний ланцюг», «єдиновладдя або єдність керівництва», «централізація», «розподіл праці».

Дослідником Урвіном було сформульовано принципи побудови формальної організації:

- відповідність людей структурі.

- Необхідність створення спеціального штабу

- Співставимість та відповідність прав та відповідальності

- Необхідність формування певного діапазону контролю

- Принцип визначеності.

М.Вебером було запропоновано термін бюрократії на прикладі бюрократичних організаційних структур які й досі є основними в економіці будь-якої країни.

Отже основним внеском даної школи вважають розробку основних термінів, основного методологічного інструментарію функції організації, основна увага приділена лише формальним ОС.

Школа людських стосунків та поведінкова розвивали теорію організації шляхом дослідження неформальних ОС, групової динаміки, аналізу управління неформальними групами тощо.

В межах емпіричної школи багато уваги приділялося балансу формальних та неформальних аспектів організації та управління, зокрема:

- централізація,

- децентралізація

-делегування повноважень

Нова школа або кількісний підхід сприяла використанню математичних розробок в управлінні при вирішенні різноманітних організацій життя.

Досягнення даної школи сприяли розвитку економічної кібернетики як науки про управління складними організаційними системами. Дані дослідження сприяли виникненню сучасної парадигми управління яка представлена системним, ситуаційним, процес ним і маркетинговими підходами.

Зміст організаційної функції в менеджменті.

Організація як функція менеджменту — це процес створення структу­ри підприємства, яка дає можливість людям ефективно працювати разом для досягнення спільної мети. Отже, попередньою умовою для створення струк­тури підприємства є формування стратегії, а основна мета організаційної функції в менеджменті — забезпечити перехід від стратегії до структури.

Організаційну функцію часто розглядають як процес розподілу обов'язків і координацію зусиль персоналу для забезпечення максимальної продуктив­ності у досягненні наперед визначеної мети діяльності.

Є кілька аспектів організаційної функції:

1 ) взаємостосунки повноважень, які об'єднують вище керівництво з нижчи­ми ріпними працюючих і забезпечують можливість розподілу та коорди­нації завдань;

2) створення системи управління, тобто створення об'єктів управління (ке­рованих систем), суб'єктів управління (керуючих систем) і встановлення зв'язків між ними;

3) вдосконалення системи управління.

Практичним результатом виконання організаційної функції є:

- затвердження структури виробництва, структури органів управління, схеми взаємозв' язків між підрозділами;

•/ регламентація функцій, підфункцій, робіт і операцій, встановлення прав й обов'язків органік управління та службових осіб;

•^ затвердження положено, інструкцій;

•/ підбір, розстановка кадрів і формування штатів працівників у керуючій та керованій системах.

Організація як процес та його складові

Термін "організації в теорії менеджменту єодним з найуживаніших. Він використовується у таких значеннях:

•/ як система, і зокрема, як система управління, що розглядається як єдиний організм;

•/ як стадія процесу управління, призначена для створення нової", або реорганізації чи ліквідації діючої системи:

•/ як господарюючий суб'єкт тощо

У широкому розумінні, термін "організація" означає певний порядок, а підвищення рівня організованості — впорядкування.

Сучасні крупні фірми — це національні та багатонаціональні компанії, які вкладають капітали в різні галузі і мають підприємства у багатьох країнах світу. У складі крупних фірм є десятки наукових лабораторій, складна система матеріально-технічного постачання та збуту, яка охоплює багато агентів, під­приємства технічного обслуговування тощо. Для ефективного функціонуван­ня таких фірм необхідні, перш за все. досконалі внутрішні зв'язки. Об'єднання різних частин фірми в єдине ціле забезпечується організаційною функцією менеджменту.

Системний підхід у менеджменті розглядає організацію як множину взаємо­зв'язаних і певним чином упорядкованих компонентів, що забезпечує цілісність організації та її стосунки із зовнішнім середовищем.

Поняття "організація" охоплює такі взаємопов'язані елементи:

•/ мету, завдання;

•/ групування завдань для визначення нидів робіт;

•/ групування видів робіт у відповідних підрозділах згідно з метою організації,

•Ґ делегування повноважень, розподіл відповідальності й визначення кількості рівнів н ієрархії управління

•/ створення організаційного клімату, який спонукає працівників активна

працювати для досягнення мети організації', проектування системи комунікацій, здатної забезпечити прийняття

ефективних рішень, їх контролю та координації;

•? побудова єдиної організаційної системи, що забезпечує внутрішнє узгоджен­ня всіх елементів організації, адаптацію до змін зовнішнього середовища.

Основні фази організаційного процесу

1 -Фази почину (ініціювання) бере початок від першого задумі/ організації до стадії реального формування апарату організації

2 -Фаза облаштування (координації) три­ває від початку формування до поточної діяльності

3 - Фази розпорядча (адміністрування) здій­снюється у сформованому апараті за ви­значеними напрямами як поточне керів­ництво діяльністю організації

Делегування повноважень, розподіл відповідальності

Організаційний процес неможливо зрозуміти без попереднього розгляду делегування та пов'язаних з ним повноважень і відпо­відальності.

Делегування — це передавання завдань і повноважень особі, яка бере на себе відповідальність за їх виконання. Делегування є засобом, за допомогою якого керівництво розподіляє серед співробітників численні завдання, які повин­ні виконуватись для досягнення мети організації. Якщо завдання не делегується іншим працівникам, керівник змушений виконувати його сам, Тому делегуван­ня — це акт, який перетворює людину в керівника.

Відповідальність — це зобов'язання виконувати поставлені завдання та відповідати за їх позитивне вирішення. Фактично, індивід укладає контракт з організацією на виконання певних завдань в обмін на отримання визначеної винагороди. Відповідальність означає, що працівник відповідає за результати виконання завдання перед тим, хто передає йому повноваження.

Делегування реалізується лише у випадку прийняття повноважень, і власне відповідальність не може бути делегована. Керівник не може розмежовувати відповідальність, передаючи її підлеглим. Хоча особа, на яку покладена відпо­відальність за вирішення певного завдання, не повинна виконувати його особис­то, вона залишається відповідальною за якісне завершення роботи.

Повноваження — це обмежене право використовувати ресурси організації та спрямовувати зусилля деяких її працівників на виконання певних завдань. Повноваження делегуються посаді, а не індивіду, який займає її в даний мо­мент. В організації межі повноважень визначаються політикою, процедурами, правилами та посадовими інструкціями, які викладаються письмово або пе­редаються підлеглому усно. Межі повноважень розширюються у напряму більш високих рівнів управління організацією. Більша частина повноважень керівника визначається традиціями, культурними стереотипами та звичаями суспільства, в якому організація функціонує. Люди підкоряються наказам керів­ника частково тому, що це визначається як соціальне прийнятна поведінка. Ці фактори, з одного боку, обмежують повноваження, а з іншого, — підтриму­ють їх. Керівники не можуть делегувати повноваження, які суперечать зако­нам або культурним цінностям, в крайньому разі, на тривалий термін.