Набор и форматирование документного текста

Тема 1. Техническая и аналитико-синтетическая обработка документных текстов

1.1. Технические операции по подготовке и обработке текстов служебных документов.

1.2. Набор и форматирование документного текста.

1.3. Аналитико-синтетические операции с документными текстами: редактирование, перевод, калькирование, аннотирование и реферирование, составление аналитического обзора.

__________________________________________________________

Технические операции по подготовке

И обработке текстов служебных документов

Технические операциипо подготовке и обработке документных текстов связаны, прежде всего, с оформлением текста, с приданием тексту требуемых внешних черт и характеристик. Техническая обработка включает также операции по репродуцированию, переносу текстов с одного носителя на другой. При технической обработке текста его содержание остается неизменным, меняется толькоформа представления того содержания, которое заключено в тексте.

Наиболее частыми видами технической обработки документных текстов являются:

1) Набор и форматирование документного текста.Лингвистические составляющие этих технических действий – выбор шрифтов, определение их размеров, установка межстрочных и абзацных отступов, размеров полей, определение положения текста на носителе. Для документных текстов действуют и внешние, унифицирующие правила, определяющие вид документа в соответствии с его формуляром.

2) Копирование текста.При простом копировании текстов имеется в виду создание необходимого количества копий; носитель может менять существенные и несущественные параметры (например, цвет и плотность бумаги, ее формат в небольших пределах, реже – материал носителя: копирование на пластик или ткань). Текст сохраняет лингвистические параметры, однако знаки могут менять цвет, насыщенность. В ряде случаев (при пропорциональном копировании) может меняться размер знаков, формирующих текст (хорошо известное копирование с уменьшением или увеличением формата).

3) Проверка формальных характеристик текста.Этот вид работы с текстом входит, как правило, в комплекс редакторских процедур. В процессе проверки и обработки тексту придается тот вид, который соответствует установившимся правилам оформления текстов. Речь идет о положении текстовых компонентов на носителе, подборе размера и цвета самого носителя, исключении диспропорций и «текстовых некрасивостей», например, переноса одного слога или слова в абзацах, состоящих из одного предложения:

Необходимые документы будут переданы в предусмотренные законом сроки.

Разнообразие документов определяет широту диапазона формальных характеристик текстов, входящих в различные типовые группы. Этот вид технической обработки текстов требует не только лингвистического вкуса, но и наличия реального опыта по подготовке и обработке текстов определенных документных классов.

4) Микрофильмирование и перенос на другие носители. Микрофильмирование текстов, перенос текстов на магнитные, оптические и другие носители – довольно сложные в технологическом отношении операции, требующие умения работать со специализированной аппаратурой.

Принято считать, что микрофильмирование как способ технической обработки уже ушло в прошлое. Однако технологическое совершенствование микрофильмирования и высокая динамика развитие электронных и электронно-оптических средств хранения данных привели к тому, что некоторые организации вернулись к этой надежной форме технической обработке текстов.

Перенос на новые носители не изменяет содержания документных текстов, однако расширяет технологические возможности в работе с ними.

5) Брошюрование и переплет.Эта техническая обработка предполагает 1) скрепление листов, на котором находится документный текст, в определенном порядке, 2) обрезку торцов получившегося блока для его выравнивания и 3) помещение блока листов в обложку.

Брошюрование и переплет – заключительные процессы в технологическом оформлении документа, содержащего текст. Эти процессы имеют место при больших объемах текстов, а также в тех случаях, когда документу в целом необходимо предать определенный внешний вид в связи с его функциональным статусом.

Набор и форматирование документного текста

Набор текста.При современном уровне развития компьютерных информационных технологий клавиатура ПК остается основным инструментом ввода текста будущих документов. Набор текста на клавиатуре может производиться с любой скоростью, потерь информации при этом не происходит.

Последовательность операций при наборе текста:

1) Перед началом набора текста необходимо включить на панели инструментов кнопку Непечатаемые символы. На экране будет отображаться не только вводимый текст, но и специальные символы:

° маркер неразрывного пробела;

¶ маркер абзаца;

• маркер пробела;

↵маркер конца строки.

2) Установить масштаб По ширине страницы.

3) Выбрать Файл→Параметры страницы и установить размеры полей и ориентацию листа.

4) Сохранить будущий документ.

5) Набрать текст.

Вводимый текст располагается в специально отведенной области экрана дисплея — текстовом окне или рабочей области. Остальная часть экрана отводится под служебную область. Размеры этих логических частей (служебной и рабочей) зависят от конкретной программы подготовки текста. Обычно в служебной области присутствует строка статуса, которая содержит полезную для пользователя информацию о режиме работы программы подготовки текста и используется для краткой подсказки о действии программы при выборе того или иного пункта меню.

Если используется текстовый процессор, то существенным является понятие «мягкого» и «жесткого» разделителя.

Жесткие пробелы устанавливаются нажатием клавиши <Пробел> (клавиша пробела - это длинная нижняя клавиша без названия.

Кроме этого символа, в тексте могут существовать так называемые «мягкие» пробелы, вносимые в текст программой текстового процессора для выравнивания длины строк. Термин «мягкий» указывает на то, что при необходимости текстовый процессор удаляет лишние либо вставляет дополнительные «мягкие» пробелы, в отличие от «жестких», которые автоматически в текст не включаются и не изымаются из него.

Аналогично можно трактовать понятие «мягкий» и «жесткий» конец строки. «Жесткий» признак конца строки создается при нажатии пользователем клавиши для указания конца вводимого абзаца текста, он не может удаляться программой текстового процессора или автоматически менять свое расположение. Перевод курсора на новую строку программой текстового процессора осуществляется автоматически по достижении конца текущей строки, т.е. ввод текста происходит под контролем функции автоматического форматирования.

Форматирование текстового документа– это изменение его внешнего вида. WORD обеспечивает форматирование документов на пяти различных уровнях:

1) на уровне символов (изменение гарнитуры, начертания, размера и цвета шрифта, межбуквенного интервала в слове, анимации и т.д.);

2) на уровне абзацев (выравнивание по левому краю, по правому краю, по центру и по ширине; отступы справа и слева; отступ первой строки; отступы до и после абзаца; межстрочный интервал, управление разбивкой на страницы и т.д.);

3) на уровне страниц (параметры страниц, ориентация страниц, рамка, колонтитулы первой страницы, четных и нечетных страниц и т.д.);

4) на уровне разделов (формирование разделов со следующей страницы или на текущей странице, разбиение текста на колонки и т.д.);

5) на уровне документа (номера страниц, оглавление и т.д.).

Абзац– это фрагмент текста, который заканчивается непечатаемым символом или фрагмент текста, процесс ввода которого заканчивается нажатием на клавишу ввода Enter.

Форматирование документов системы ОРД имеет свою специфику. Для организационно-распорядительных документов в ГОСТ Р 6.30-2003 установлены два формата бумаги А4 (210 Х 297) и А5 (148 Х 210). Введение ограниченного числа форматов обеспечивает возможность формирования дел и удобства хранения документов.

Для формата А4 установлены следующие размеры полей:

· левое - не менее 20 мм;

· правое– не менее 10 мм;

· нижнее– не менее 20 мм;

· верхнее– не менее 20 мм.

Поля документов служат для подшивки документов, нанесения отметок, а также предохраняют текст от преждевременного износа.

С целью экономии бумаги тексты документов, используемых внутри организации, разрешается оформлять на двух сторонах листа (для документов сроком хранения до 3 лет). При печати документа на оборотной стороне листа размер левого поля должен быть не менее 10 мм, правого – не менее 20 мм, верхнего и нижнего – не менее 20 мм. 

На практике левое поле в документах, предназначенных для подшивки в дела, устанавливают до 35 мм.

При оформлении многостраничного документа первая его страница печатается на бланке, а все последующие на чистых листах бумаги одинакового с бланком формата и качества. Второй и последующие экземпляры документа допускается печатать на бумаге, не совпадающей по цвету и качеству с первым, но одинакового с ним формата.

Документы, оформляемые на двух и более страницах, должны быть пронумерованы, начиная со второй страницы.

Нумерация выполняется арабскими цифрами без каких-либо знаков, посередине верхнего поля, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза листа. При оформлении документа на двух сторонах листа, вторая страница нумеруется при наличии третьей.

Тексты документов, изготавливаемых с помощью печатающих устройств, на бумаге формата А4 оформляют через 1,5 межстрочного интервала, на А5 – через 1 интервал. Тексты документов, изготавливаемые на компьютере, оформляют через 1 интервал. 

За единицу измерения машинописных работ принята одна нормально заполненная страница формата А4, напечатанная с одной стороны. Нормально заполненной считается страница, на которой в зависимости от интервала печатания располагается соответствующее количество печатных знаков

Таблица 1. Количество печатных знаков на странице формата А4

Строки многострочных реквизитов печатаются через 1 межстрочный интервал и выравниваются по левой вертикальной линии. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5 – 2 интервалами, а сами реквизиты – 2 -3 межстрочными интервалами. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков.

Набор текста с использованием компьютера осуществляется в текстовом редакторе Microsoft Word, применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт. Выравнивание по ширине листа.

Примечание: На общем бланке заголовочные реквизиты располагают, как правило, по центру, за исключением случаев, когда внутренний документ содержит реквизит Адресат, например, заявление, объяснительная или докладная записки и пр.

Например: