Понятие информационная система

Добавление к понятию «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации с помощью вычислительной техники. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Информационная система (ИС) – это организованная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах решения поставленных задач.

Следует различать понятия информационная система и компьютерная система. Компьютерная система представляет собой совокупность технических средств (компьютеры, принтеры, модемы и т.д.) и программного обеспечения. Главное отличие информационной системы заключается в наличие персонала, взаимодействующего с техническими средствами и программным обеспечением.

Характерные особенности ИС:

1. Информационная система предназначена для сбора, хранения и обработки информации. Поэтому в основе любой информационной системы лежит среда хранения и доступа к данным. Среда должна обеспечивать высокий уровень надежности хранения и высокую эффективность доступа к данным.

2. Каждая информационная система ориентируется на конечного пользователя (например, банковского служащего, финансового менеджера, бухгалтера и т.д.). Поэтому информационная система обязана обладать простым, удобным, легко осваиваемым интерфейсом, который должен предоставить конечному пользователю все необходимые для его работы функции.

Любая информационная система должна решать следующие задачи:

1. Накопление информации.

2. Хранение информации разного типа.

3. Обработка информации.

4. Обеспечение коллективной работы персонала.

5. Обеспечение персонала удобным интерфейсом

Рассмотрим структуру информационной системы любого назначения. В состав ИС, как правило, входят следующие подсистемы:

· информационное обеспечение;

· техническое обеспечение;

· математическое обеспечение;

· программное обеспечение;

· организационное обеспечение;

· правовое обеспечение.

Информационное обеспечение – это совокупность единой системы представления информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, а также методология построения баз данных.

Техническое обеспечение – это совокупность технических средств, обеспечивающих работу информационной системы, а также соответствующая документация к ним. К техническим средствам относятся: компьютеры; устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации; устройства передачи данных через каналы связи; оргтехника; эксплуатационные материалы и т.д.

Математическое и программное обеспечение – это совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ вместе с документацией, используемых для решения поставленных задач и для обеспечения нормального функционирования технических средств.

Организационное обеспечение – это совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников организации с техническими средствами и между собой.

Правовое обеспечение – это совокупность правовых норм, обеспечи­вающих функционирование информационное системы в соответствии с принятыми законами в обществе. В состав правового обеспечения входят законы, указы постановления государственных органов власти и местного самоуправления, приказы инструкции и другие нормативные документы.

Функционирование ИС

Схематично, процесс функционирования любой информационной системы представлен на рис. 1.

Рис. 1. Схема функционирования ИС в организации

Ввод информации осуществляется из внешних или внутренних источников. Затем происходит обработка информации с использованием программного и аппаратного обеспечения этой системы. После этого производится вывод информации и использование ее персоналом для принятия решений в процессе выполнения профессиональных задач. Помимо персонала организации выходная информация может использоваться также и другой ИС. На основе анализа выходной информации персонал организации может сделать выводы о коррекции входной информации, таким образом, возникает обратная связь в ИС.

Выделяют следующие принципы построения и функционирования современных ИС:

1. Соответствие. Т.е. ИС должна обеспечивать функционирование объекта с заданной эффективностью. Причем критерий эффективности должен быть количественным.

2. Экономичность. Т.е. затраты, связанные с обработкой информации в ИС, должны быть меньше, чем экономический эффект, получаемый при использовании данной информации.

3. Регламентность. Это означает, что основной объем информации поступает в ИС и обрабатывается в ней в соответствии с расписанием.

4. Самоконтроль. Т.е. ИС постоянно ведет работу по поиску и исправлению ошибок в данных и процессах их обработки.

5. Интегральность. Это означает, что один раз введенная информация в ИС может многократно использоваться для достижения различных целей.

6. Адаптивность. Т.е. ИС обладает способностью изменять свою структуру и закон функционирования в целях достижения оптимального результата при изменяющихся внешних условиях.

При создании и функционирования ИС возникает задача оценки эффективности ее работы. Эффективность работы ИС выражается при помощи числовых характеристик, называемых критериями эффективности. При этом выбор критериев определяется теми целями, которые преследуются при работе ИС. В качестве целей могут выступать следующие:

1. Повышение эффективности управления объектом (например, фирмой, организацией, производства и т.д.). Данная цель может достигаться следующими результатами:

· обеспечение более полной информацией, необходимой для правильного принятия решений;

· увеличение скорости представления информации;

· улучшение удобства взаимодействия ИС и пользователя.

2. Увеличение эффективности использования ИС. Эта цель может достигаться следующими результатами:

· снижение стоимости эксплуатации ИС;

· увеличение объема выходной информации;

· сокращение избыточности в данных.

В зависимости от выбранной цели могут быть приняты следующие критерии эффективности:

· время обработки информации в ИС;

· время поиска и предоставления информации пользователю;

· сумма затрат, связанных с эксплуатацией ИС;

· отношение объемов входной и выходной информации;

· объем избыточности информации.