Индивидуальный отчет за январь месяц 2018 г.

Индивидуальный отчет за январь месяц 2018 г.

Скляровой М.Е., секретаря (0,5 ставки, совмещение)

1. За месяц велась обработка входящей корреспонденции.

Обработано около 79единиц входящей корреспонденции (контроль получения, вывод на печать, регистрация в журнале, получение резолюции, снятие копии или скана для исполнителя, вручение исполнителю).

2. За месяц велась обработка исходящей корреспонденции.

Обработано около 76 единиц исходящей корреспонденции (регистрация в журнале, снятие копии или скана для исполнителя, в отдельных случаях – отправка адресату).

3. Обработано 12 служебных записок (регистрация, получение резолюции, снятие копии для исполнителя, вручение исполнителю).

4. Проведена организационная работа по подготовке и конспектированию рабочего совещания 09.01.

5. Осуществлен контроль по подготовке документов бухгалтерией для архивирования и составления описей документов постоянного хранения 2012 года (взаимодействие с госархивом, контроль подбора документов).

6. Осуществлялась редактура документов других сотрудников. Отсканировано около 50 документов.

7. Проведена работа по утверждению и представлению в департамент плана антикоррупция на 2018-2019 годы. Подготовлен отчет по выполнению плана-антикоррупция за январь. Направлен в департамент. Подготовлен приказ о потенциально коррупционных должностях.

8. Организована работа по предоставлению еженедельного плана работы учреждения в департамент.

9. Обработано 9 заявок на заправку картриджей.

10. Осуществлена работа в рамках годовых отчетов: выдача, регистрация, контроль и сбор обходных листов районам. Проведена актуализации и согласование формы обходного листа. Составление ведомости, сбор подписей о районов, перечень лиц, приехавших сдавать отчеты.

11. Актуализирована таблица с телефонами отделов, эл. почтами, сотрудниками. Разослана по отделам. Актуализирована таблица с сот.телефонами сотрудников.

12. Разработана и согласована форма учета бланков поздравительных адресов и благодарностей по просьбе бухгалтерии.

13. Сархивированы дела в скоросшиватели за 2017 год. Оформлены заголовки дел. Размещены в местах хранения в архиве.

В течение месяца велась также другая организационно-техническая работа, выполнялись поручения директора. Принимались звонки, отправлялись факсовые и электронные сообщения. Велась работа по доведению решений администрации до сотрудников, сотрудники знакомились с приказами (около 32единиц), велась рассылка приказов по электронной почте. Осуществлялся поиск и выдача сотрудникам документов, копий писем. Осуществлялось копирование служебных документов. Велся прием посетителей. Велось напоминание о мероприятиях дня директору и сотрудникам.

Осуществлялся прием и регистрация почтовой корреспонденции, журналов, корреспонденция была разнесена по адресатам.

Выполнялся контроль исполнения документов. Велся журнал контроля исполнения. Велось формирование дел номенклатуры. Осуществлялось упорядочивание дел на местах хранения в приемной. Проводилось ежедневное планирование деятельности секретаря. Подготовлен отчет за месяц. Осуществлялось повышение квалификации путем чтения профессиональной литературы, участие в вебинарах. 

Осуществлялась работа по поддержанию санитарного состояния приемной и кабинета директора: уборка пыли на рабочем месте, оргтехнике, полив цветов.

Секретарь                                                   М.Е. Склярова              31.01.2018 г.

Индивидуальный отчет за январь месяц 2018 г.

Скляровой М.Е., специалист по кадрам  

1. Проведена работа по увольнению 2 сотрудников (расчет количества дней неиспользованного отпуска, подготовка записки-расчета, заполнение личного дела, Т2, подготовка трудовой книжки, заполнение книги движения трудовых книжек).

2. Осуществлено оформление перевода 2 сотрудников на полное время: составлены дополнительные соглашения к трудовому договору, ознакомлены сотрудники. Осуществлено оформление перевода 1 сотрудника на другую должность: составлено дополнительное соглашение к трудовому договору, согласована должностная инструкция, ознакомлен сотрудники.

3. Подготовлены и обработаны (согласование с бухгалтерией, подготовка проекта, подписание у директора, снятие копии для бухгалтерии, ознакомление сотрудника, подшивка в дело, заполнение Т2) следующие приказы: по личному составу – 15 ед.; по приему/увольнению – 4 ед.; по командировкам – 2 ед.; по основной деятельности – 2 ед. Всего около 23 ед.

4. Проведена организационно-техническая работа по сбору заявлений о разделении отпуска на части при составлении графика отпусков.

5. Обработано и внесено около 50 документов в личные дела сотрудников. Велась работа по систематизации документов в личных делах. Велся контроль недостающих документов в личных делах. Осуществлялось формирование личных дел сотрудников, заполнение карточек Т2.

6. Получено 7входящих на исполнение (запрос департамента по дежурным в праздники, по награждениям 2018, о штатной численности, о вакансиях в мин-во, Единые рекомендации по оплате труда трехсторонней комиссии, запросы ПФР по Битюцких, Пухову).

7. Подготовлены следующие письма:

- об отсутствии кандидатов на награждение госнаградами;

- о вакансии в мин-во;

- о штатной численности (адреса);

- об актуализации информации на сайте «Работа».

8. Подготовлена благодарность для сотрудника в связи с выходом на пенсию.

9. Подготовлено и обработано 4 командировочные удостоверение.

10. Осуществлялась проверка и актуализация картотеки личных карточек воинского учета.

11. Подготовлены следующие отчеты в департамент: о регистрации в ЕСИА, о судебных актах, о вакансиях, о работе с сайтом «Работа». Подготовлены отчеты в СЗН о потребности в кадрах, инвалидах, вновь принятых сотрудниках.

12. Организовано дежурство в выходные дни. Подготовлены списки для департамента и направлены в департамент.

13. Проверен табель за январь (итоговый, за 1 половину месяца).

14. Осуществлен контроль за подачей сотрудниками индивидуальных отчетов за месяц. Проведена работа по сбору подписей в протоколе. Подготовлена и согласована новая форма инд.отчетов (30 шт.). Разосланы сотрудникам. Проведена разъяснительная работа.

15. Подготовлено ответы на запросы ПФР:

- подготовлены документы на пенсию для Грушевского ( справка с места работы о стаже, список лиц, выходящих на пенсию, реестр документов, отсканированы документы);

- подготовлен Порядок взаимодействия;

- подобраны приказы из архива для корректировки стажа Брагина;

- справка для Жилкиной Л.И.;

- справка об отсутствии документов Шеремета;

- обработан запрос по Пухову;

16. Обработано 4 больничных листа. Велась работа по контролю отсутствия работников.

17. Велась работа по подготовке новой системы оплаты труда с главным бухгалтером, согласовывались показатели эффективности, форма дополнительного соглашения, уточнялось Положение по оплате труда.

18. Проведена работа по согласованию системы оплаты труда 2018. Подготовлен приказ на стажевые выплаты 2018, подсчитан стаж сотрудников.

19. Велась работа по разработке и согласованию новых должностных инструкций. Осуществлен контроль наличия должностных инструкций.

20. Подготовлены и согласованы 2 объявления на сайты о вакансиях. Осуществлено размещение. Велся прием звонков, консультация с соискателями на вакансию. Подготовлены тестовые задания на вакансию секретарь.

22. Подготовлено 5 дополнительных соглашений о расширении зоны обслуживания, совмещения.

23. Проведена работа по согласованию кадровых перестановок в январе-феврале 2018 г.

24. Проведена работа по согласованию кандидатур на награждение 2018 года. Предварительно подготовлены документы.

25. Подготовлена расшифровка к штатному расписанию. Подготовлен приказ на утверждение штатного расписания, приказы на утверждение Положения по оплате труда и системы показателей эффективности, приказ на внесение изменений в локальные нормативные акты. Проведена сверка локальных нормативных актов.

26. Подготовлена характеристика Галиной Е.Ю.

27. Подготовлена информация для дорожной карты для Лепневой О.В. по повышению квалификации сотрудников в 2017 г.

28. Контроль предоставления корочек по повышению квалификации Сокол, Ревнева.

29. Подготовлена справка Соколу В.Э. о месте работы. Подготовлен протокол избрания его членом избирательной комиссии.

30. Согласование порядка оформление юбилейных дат сотрудников учреждение на 2018 год.

31. Проведена работа по актуализации информации об учреждении в личном кабинете на сайте «Работа в России».

32. Проведена работа по изучению Единых рекомендаций по оплате труда трехсторонней комиссии.

33. Проведена актуализация остатков отпусков на 31.12.17 для бухгалтерии.

34. Консультации по юридическим вопросам:

- по нормативу площади нежилого помещения, положенной на 1 сотрудника;

- по порядку расторжения договора безвозмездного пользования с Котиным, подготовка письма-уведомления для Котина, подготовка письма на охрану, подготовка соглашения о расторжении договора, акта передачи имущества;

- проведена работа по подбору разъяснений по оформлению командировочных удостоверений и сбору флюорограммы с сотрудников.

Осуществлялась другая организационно-техническая работа, выполнялись поручения директора. Осуществлялось консультирование сотрудников по написанию заявлений, контроля отгульных дней и т.д. Актуализировались списки на прохождение аттестации, личных юбилеев, выхода на пенсию. Велась работа с архивом личных дел. Заполнялся журнал учета ненормированного времени.

Проводилось ежедневное планирование деятельности специалиста по кадрам. Осуществлялось повышение квалификации путем чтения профессиональной литературы, участие в вебинарах. Подготовлен отчет за месяц.

Осуществлялось выполнение функций председателя профкома (проведение собраний, подготовка протоколов, сбор подписей, взаимодействие с областным профсоюзом, подготовлена справка о численности для бухгалтерии, заполнены личные карточки вновь принятых, уточнены данные в личных карточках других работников).

Специалист по кадрам                                                     М.Е. Склярова  31.01.2018 г.