Основные возможности системы Microsoft Office Access

База данных – основа любой информационной системы, начиная от систем малых предприятий и кончая ERP-системами управления корпорациями. Понимание принципов организации и функционирования баз данных необходимо всем специалистам, работающим на современных предприятиях. Система Microsoft Office Access имеет достаточно большие возможности по работе с базами данных, развитые средства создания баз данных и визуального программирования приложений для работы с ними, которые может освоить любой пользователь. База данных (БД,database)поименованная совокупность структурированные данных, относящихся к определенной предметной области.

Предметная область– некоторая часть реально существующей системы, функционирующая как самостоятельная единица. Система управления базами данных (СУБД) – комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания и модификации базы данных, добавления, модификации, удаления, поиска и отбора информации, представления информации на экране и в печатном виде, разграничения прав доступа к информации, выполнения других операций с базой. Реляционная БД – основной тип современных баз данных. Состоит из таблиц, между которыми могут существовать связи по ключевым значениям. Таблица базы данных(table) – регулярная структура, состоящая из однотипных строк (записей, records), разбитых на столбцы (поля, fields). В теории реляционных баз данных синоним таблицы – отношение (relation),строка называется кортежем, столбец отношения называется атрибутом. В концептуальноймодели аналогом таблицы является сущность (entity), с определенным набором свойств – атрибутов,способных принимать определенные значения (набор допустимых значений – домен). Объект (object) – элемент информационной системы, обладающий определенными свойствами (properties) и определенным образом реагирующий на внешние события (events). Репликация базы данных –создание копий базы данных (реплик), которые могут обмениваться обновляемыми данными или реплицированными формами, отчетами или другими объектами в результате выполнения процесса синхронизации. Транзакция –изменение информации в базе в результате выполнения одной операция или их последовательности, которое должно быть выполнено полностью или не выполнено вообще. В СУБДсуществуют специальные механизмы обеспечения транзакций. Язык SQL(Structured Query Language)–универсальный язык работы с базами данных, включающий возможности ее создания, модификации структуры, отбора данных по запросам, модификации информации в базе и прочие операции манипулирования базой данных.  Система Microsoft Access является одним из компонентов Microsoft Office и предназначена для работы с базами данных. Особенность данной СУБД – вся информация базы данных хранится в одном файле (*.mdb или *.accdb для версии Access 2007). Кроме информации таблиц, в этом же файле сохраняются компоненты приложения для работы с базой данных – экранные формы, отчеты, запросы, программные модули.  Для написания программных модулей обработки информации базы данных используется система Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), являющаяся компонентом Microsoft Office. Для работы с базой данных система использует MicrosoftJet database engine – систему управления базами данных, извлекающую и сохраняющую данные в пользовательских и системных задачах.

Самые главные параметры системы, о которых не следует забывать: размер файла базы данных – не более 2 Гбайт; размер таблицы – не более 2 Гбайт; число одновременно работающих пользователей – не более 255;

число знаков в текстовом поле – не более 255; число индексов в таблице – не более 32; число полей в индексе – не более 10; ширина формы или отчета – не более 55,87 см; высота всех разделов отчета в режиме конструктора – не более 508 см.

Система Microsoft Access имеет собственные средства для разграничения прав доступа пользователей к базе данных.

Простейшим способом ограничения доступа к базе данных является установка пароля для открытия базы данных.

Принципы создания реляционных баз данных. Структура таблиц, типы данных.

Процесс создания базы данных рассмотрим на примере разработки информационной системы«Контингент студентов университета», концептуальная модель, которой была описана ранее[1].

Для создании базы данных в меню кнопки Office выберем команду Создать, после чего откроется окно Приступая к работе… с разделом Новая база данных, а также списками локальных шаблонов баз данных и шаблон из Интернета.

Для новой базы данных зададим Имя файла – Контингенти папку, где он будет размещен, например, С:\AGTU\Kontingent, нажмем на кнопку Создать. после чего откроется окно базы данных в режиме работы с таблицами.

На ленте для группы вкладок Работа с таблицами выберем режим Конструктор(группа Представления ► Вид), зададим в появившемся окне Сохранение имя таблицы Список и опишем ее структуру в соответствии с данными таблицы 3.14, т.е. зададим имя, тип, размер или формат каждого поля таблицы, а также пер­вичный ключ (если необходимо), индекс­ные выражения и подписи.

Имена полей лучше писать латинскими буквами, в одно ко­роткое слово (можно использовать символ подчеркивания) – для удобства работы с ними в запросах и программах, работающих с базой данных; задание подписей для полей облегчает разработку экранных форм и отчетов.

Долее можно занести некоторые данные в базу в стандартном режиме работы с таблицами, который в системе Access имеет достаточно большие возможности. Настройка внешнего вида таблиц выполняется в окне Параметры Access ► Таблица, которое вызывается с панели кнопки Office.

При работе с таблицей можно задать сортировку записей по одному из полей и фильтр для показа данных, соответствующих заданному условию (см. вкладка ленты Главная, группа Сортировка и фильтр).