Приёмы работы с текстовыми документами в Microsoft Office Word. Использование стилей. Параметры абзацев.

Стиль– именованный набор параметров оформления аб­заца, знака или таблицы.                                                               Стиль определяет вид шрифта, параметры абзаца, та­буляции, границ; язык, текст без рамки или в рамке, абзац без нумерации или нумерованный и горя­чие клавиши задания данного стиля.

Следует знать и правильно применять основные параметры аб­зацев в стилях: выравнивание (по левому краю, по центру, по правому краю, по двум сторонам), отступы (слева, справа, первой строки), ин­тервалы (перед абзацем, после него, межстрочный), а также положе­ние на странице – запрет отрывать первую или последнюю строки, разрывать абзац между страницами, переносить слова по слогам, ну­меровать строки; начинать абзац с новой страницы

После инсталляции Microsoft Office Word 2003 имеет доста­точно много шаблонов документов, которые сгруппированы по разде­лам:

– публикации (брошюра, диссертация, руководство, справоч­ник);

– отчеты (изысканный, современный, стандартный);

– записки;

– письма и факсы;

– документы слияния;

– прочие.

Все шаблоны имеют собственные определенные стили оформ­ления, которые при необходимости можно отредактировать. Можно изменить также вид самого шаблона и использовать его далее в своей работе над документами.

При оформлении документов может использоваться также ком­понент оформлением документов – Тема документа. В системе Officeдо 2007 эта настройка присутствует в меню Формат ► Тема, в 2007 – на ленте Разметка страницы

Работа с таблицами в Microsoft Office Word. Свойства таблицы и её ячеек.

Таблицы в тексте могут занимать всю ширину страницы или часть ее с обтеканием текстом или без обтекания. Ширина таблицы может быть задана в процентах от ширины страницы (без полей) или в сантиметрах (или других единицах, определенных в параметрах Office). Следует помнить, что в свойствах таблицы можно задать поля для ее ячеек (верхнее, нижнее, левое и правое), вертикальное вырав­нивание в ячейке, направление текста (слева-направо, снизу-вверх или сверху-вниз) и параметры абзацев в ячейках таблицы. Для многих операций при работе с таблицей удобно использовать контекстное меню, однако полный набор операций присутствует в двух контекст­ных лентах – Конструктор и Макет или в версиях до 2007 – в пункте меню Таблица.

В ячейки таблицы можно вставлять поля с формулами для про­стейших математических вычислений по данным таб­лицы (лента Вставка ► группа Текст ► кнопка Экспресс-блоки ► ко­манда Поле, в окне Поле кнопка Формула - см. рисунок 3.42). В версиях Word до 2007 команда Поле… присутствует в пункте меню Вставка.

Работа с графической информацией в Microsoft Office Word. Свойства графических объектов.

В Word 2007 команда ленты Вставка ► Диаграмма откры­вает окно выбора типа диаграммы, после чего происходит временный переход в новое окно системы Excel с названием Диаграмма в Microsoft Office Word, предназначенное для задания (или расчета) исход­ных данных для диаграммы. После того, как мы закроем окноExcel, мы увидим диаграмму в исходном документе. Все дальнейшие на­стройки диаграммы выполняются с использованием трех лент группы Работа с диаграммами ► Конструктор, Макет и Формат. На первой из них есть кнопка Изменить данные, которая снова откроет при необходимости таблицу Excel. В контекстном меню для диа­граммы, как и в предыдущих версиях Word, имеется команда Доба­вить линию тренда для различных типов аппроксимации и сглажива­ния экспериментальных данных. Те же возможности – на ленте Ма­кет, кнопка Анализ.

Рисунки могут быть добавлены в текст из файлов графических форматов или созданы с помощью команды ленты Вставка ► Фи­гуры или панели Рисование Word 2003 (рисунки векторного типа, состоящий из отдельных объектов). При создании рисунков может использоваться полотно, которое позволяет выполнять операции со всеми объектами, размещенными в нем (перемещение всего рисунка, изменение масштаба, задание положения полотна). Положение рисун­ков может быть в тексте, перед ним или за ним, с обтеканием текстом вокруг рамки, контура или сверху и снизу.

В системе Word 2003 рисунок в формате *.bmp, скопированный из редактора Paint в буфер обмена, можно вставить в документ через пункт меню Правка ► Специальная вставка… с заданием Вста­вить как Bitmap Image (объект), в этом случае рисунок можно будет редактировать прямо в документе, куда он вставлен (в редакторе Word запускается Paint).

Несколько небольших рисунков могут быть размещены в ячей­ках нелинованной таблицы, при этом название рисунка или группы рисунков также можно разместить в отдельных ячейках таблицы (или в одной ячейке, объединенной из нескольких по горизонтали).

Формулы – математические, химические и другие могут быть вставлены в текст с использованием ленты Вставка ► группа Сим­волы ► команда Формулы, или как объект Microsoft Equation (ре­дактор формул) в Word 2003 и более ранних.

Для формирования списка таблиц и рисунков можно использо­вать оформление их особыми стилями, например Название таблицы и Название рисунка.

Принудительно задать проверку можно в Word 2007 – на ленте Рецензированиекнопкой Правописание, в Word 2003 – в меню Сервис ► Правописание

Основные возможности системы Microsoft Office Excel. Свойства ячеек

В системах для операционной системы Windowsизменились, в основном, возможности оформления доку­ментов, которые достаточны для размещения расчетных таблиц и диа­грамм в деловых документах, научных отчетах, статьях. Основным элементом электронной таблицы является ячейка (или клетка) таблицы. В каждую ячейку может быть помещена ин­формация различного типа:

текстовая длиной до 32767 символов; числовая; дата; время и пр.

Для форматирования ячейки можно также восполь­зоваться мини-панелью инструментов, которая появляется вместе с контекстным меню при щелчке правой кнопкой мыши на ячейке таблицы. Ячейка электронной таблицы по умолчанию имеет стиль Обычный (лента Главная, группа Стили или в Excel до 2007 меню Формат ► Стиль…). В версии Excel 2007 для работы со стилями ячеек используется Галерея, выбор в которой одного из вариантов приводит к динамическому изменению вида текущей ячейки.

Каждая ячейка электронной таблицы имеет свой адрес, который ис­пользуется при написании формул (ссылки на ячейки).

– написание длинного текста в ячейке (A1 или R1C1), этот текст бу­дет виден справа наложенным на другие ячейки, пока не встретит непустую ячейку;

– использование редактора формул Microsoft Equation для оформле­ния документа (Вставка ► Объект…);

– отображение текста в ячейке в несколько строк (параметр ячейки «переносить по словам» в окне Формат ячеек или кнопка Перенос текста группы Выравнивание вкладки Главная в Excel 2007;

– объединение ячеек для написания в них текста с выравниванием по центру (кнопка Объединить и поместить в центр);

– использование относительных (A5 или RC[-1]) и абсолютных ($D$3или R3C4) ссылок при написании формулы, которую пред­полагается копировать в другие ячейки таблицы y=f(x) (для копи­рования ячеек лучше всего использовать маркер в правом нижнем углу ячейки).