Понятие документа и документооборота.

Документ– материальный носитель данных, имеющий юридическую силу, содержащий оформленные в определенном порядке сообщения, предназначенные для использования человеком. Это средство закрепления данных о фактах, явлениях и деятельности, служащие для передачи экономической информации во времени и на расстояние.

Документ - носитель упорядоченных данных и основа для принятия управленческих решений.

Общие функции документа:

информационная: документ создается для сохранения информации;

коммуникативная: документ выступает как средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

культурная: документ — средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации.

управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управлен­ческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления; приказы, постановления;

правовая: документы, которые несут юридическую силу

Виды документов:

Первичные ( созданы для отражения операции)

Вторичные ( созданы на основании первичных)

Распорядительные ( разрешают проведение документов ) (распоряжения)

Оправдательные (исполнительные) (факт операции , акт, расходный ордер )

В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворить различные человеческие потребности. Среди функций выделяют общие и специальные.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания до момента их исполнения.

Перечислим основные действия с документами, которые повсеместно выполняются на предприятии:

1. Создание документа. Для каждого документа определена дата и время создания, автор, статус (черновик, рабочий (редактируемый), утвержденный (нередактируемый), и т.д.), гриф секретности (общего пользования, ограниченного использования, секретный)

2. Утверждение документа. После создания, документ требуется завизировать (что может привести к редактированию документа, и появлению нескольких версий одного и того же документа). Процесс утверждения документа зависит только от специфики документооборота предприятия, и может быть как строго формализован (тогда говорят, что для каждого документа есть свой маршрут утверждения), так и неформализован (тогда говорят, что используется открытый маршрут)

3. Использование документа. После того, как документ был отредактирован и утвержден, он поступает в архив, где доступен группе лиц (в зависимости от грифа секретности).

вопрос 9. Понятие системы классификации. Понятие классификатора экономической информации. Требования к системе классификации экономической информации.

Понятие системы классификации.

Классификация — система распределения объектов (предметов, явлений, процессов, понятий) по классам в соответствии с определенным признаком.

Под объектом понимается любой предмет, процесс, явление материального или нематериального свойства. Система классификации позволяет сгруппировать объекты и выделить определенные классы, которые будут характеризоваться рядом общих свойств. Классификация объектов - это процедура группировки на качественном уровне, направленная на выделение однородных свойств. Реквизиты представляются либо числовыми данными, например вес, стоимость, год, либо признаками, например цвет, марка машины, фамилия.

Кроме выявления общих свойств информационного объекта классификация нужна для разработки правил (алгоритмов) и процедур обработки информации, представленной совокупностью реквизитов.

При любой классификации желательно, чтобы соблюдались следующие требования:

· полнота охвата объектов рассматриваемой области;

· однозначность реквизитов;

· возможность включения новых объектов.

В любой стране разработаны и применяются государственные, отраслевые, региональные классификаторы.

Понятие классификатора экономической информации.

Классификатор - систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок. При классификации широко используются понятия классификационный признак и значение классификационного признака, которые позволяют установить сходство или различие объектов. Возможен подход к классификации с объединением этих двух понятий в одно, названное как признак классификации.

Множество или подмножество, объединяющее часть объектов классификации по одному или нескольким признакам, носит название классификационной группировки. Основанием классификации называется признак, по которому ведется разбиение множества на подмножества на определенной ступени классификации. Ступень классификации - это результат очередного распределения объектов одной классификационной группировки. Уровень классификации - это совокупность класси­фикационных группировок, расположенных на одних и тех же сту­пенях классификации. Глубина системы классификации - это коли­чество уровней классификации, допустимое в данной системе.

Каждая система классификации характеризуется следующи­ми свойствами:

1) гибкостью системы;

2) емкостью системы;

3) степенью заполненности системы (коэффициент заполненности).

Гибкость системы - это способность допускать включение новых признаков, объектов без разрушения структуры клас­сификатора.

Емкость системы - это наибольшее количество классифика­ционных группировок, допускаемое в данной системе классифи­кации.

Степень заполненности системы определяется как част­ное от деления фактического количества группировок на величину емкости системы.

В настоящее время чаще всего применяются два типа систем классификации: иерархическая и многоаспектная системы классификации.

Требования к системе классификации экономической информации.

Каждая система классификации характеризуется следующи­ми свойствами:

1) гибкостью системы;

2) емкостью системы;

3) степенью заполненности системы (коэффициент заполненности).

Гибкость системы - это способность допускать включение новых признаков, объектов без разрушения структуры клас­сификатора.

Емкость системы - это наибольшее количество классифика­ционных группировок, допускаемое в данной системе классифи­кации.

Степень заполненности системы определяется как част­ное от деления фактического количества группировок на величину емкости системы.

В настоящее время чаще всего применяются два типа систем классификации: иерархическая и многоаспектная системы классификации.