Контролю та облікового і контрольного процесів

Пріоритет групи цілей в наведеній на рис. 2.11 класифікації принципів обумовлений тим, що будь яка організація сприймається перш за все через ті нові властивості та якості, які вона обумовлює та реалізує. Таке ствердження дозволяє перейти безпосередньо до встановлення змісту означених принципів.

1. Принцип примата цілі. Визначає сутність організації як досягнення запланованого результату організаційної діяльності. Цей принцип вимагає починати будь-який процес організації через постановку цілей як бажаного, необхідного стану процесу або системи.

2. Принцип дерева цілей. Обумовлює необхідність представлення всій сукупності цілей організації у вигляді конфігурації досягнення послідовних й взаємозалежних станів її розвитку. За допомогою побудови дерева цілей створюється розгорнута програма організації, що потім буде покладена в основу побудови конкретних процесів та систем.

3. Принцип цільової адаптації. У відповідності до цього принципу цілеспрямована організація формується, ідентифікується й створюється перш за все в силу пріоритетної орієнтації всіх її складових елементів, зв’язків й конфігурацій на поетапне досягнення встановлених цілей.

4. Принцип перманентності ціле полягання. Динамічний характер будь-якої системи й обліку зокрема, висуває особливі вимоги до встановлення цілей її існування, що обумовлює необхідність безперервного забезпечення можливості коригування змісту обраних цілей.

На підставі застосування означених принципів, формуються групи принципів, що задають правила формування організації, відкривають рівень представлення її зовнішньої форми й внутрішнього змісту. Визначальну основу організації відіграє принцип системності.

Він встановлює загальні вимоги формування, представлення й розгляду організації у вигляді сукупності взаємопов’язаних елементів, так як це було подано в параграфі 1.1. Разом з тим, основою для ефективної організації облікового і контрольного процесів можуть служити тільки результати системного аналізу всіх процесів, що відбуваються як усередині підприємства, так і його зв'язків із зовнішнім середовищем. При цьому максимальний ефект можна одержати, якщо оптимізувати або всі елементи системи, або окремі й найбільш значні з них.

Принципи цілісності, всебічності, субординації, системоутворюючих взаємовідносин, динамічності, безперервності та комплексності являють собою різні аспекти принципу системності. Однак, оскільки вони мають дуже важливе значення, їх можна розглядати як окремі принципи. Так, цілісність обліку й контролю виявляється в комплексному використанні всіх джерел економічної інформації. Орієнтація на окремі джерела (планові, нормативні, облікові тощо) призводить до порушення системного підходу.

Безперервність відображення господарської діяльності в бухгалтерському обліку передбачена законодавчими актами й обумовлює потребу організації безупинного обліково-аналітичного процесу в просторі та часі. Безперервність дає можливість комплексно відображати об'єкт обліку за весь період діяльності, всебічно відобразити підприємницьку діяльність відповідно до поставлених задач.

Поряд з цим, всі характеристики системи варто розглядати не як постійні, а як ті, що змінюються. Це обумовлює також важливість принципу випереджального розгляду. Він означає постійну наявність проблем, що потребують прогнозування найбільш імовірного стану системи в майбутньому. Стосовно бухгалтерського обліку це може означати, наприклад, упровадження нормативного методу обліку витрат на виробництво.

Принцип системоутворюючих взаємовідносин вимагає визначення саме тих взаємозв'язків, які забезпечують цілісність і розвиток системи. При цьому аспекті цілісність бухгалтерського обліку забезпечується прийомами подвійного запису, бухгалтерською кореспонденцією рахунків, поділом рахунків на синтетичні й аналітичні.

Всебічність припускає необхідність обліку всіх внутрішніх зв'язків і відносин системи, усіх факторів, що впливають на її функціонування. Субординація вимагає будувати ієрархію елементів і відносин відповідно до заздалегідь чітко визначених критеріїв (мобільність, адекватність тощо). Необхідність у пристосуванні організації обліку і контролю відповідно до потреб управління підприємством та галузевої структури обумовлює важливість забезпечення адаптивності підприємства.

 Пропорційність організації обліку полягає в підтримці правильного співвідношення в інформаційному обслуговуванні підрозділів бухгалтерії з метою забезпечення безперервного і ритмічного одержання ними економічної інформації для ведення відповідних видів обліку. Пропорційність окремих обліково-аналітичних процедур забезпечує всебічне і якісне вивчення об'єктів обліку в терміни, встановлені графіком і програмою робіт.

Паралельність в обліково-аналітичному процесі забезпечує одночасне виконання облікових процедур для різних за змістом господарських операцій, що здійснюються суб'єктом підприємницької діяльності.

Прямоточність дозволяє раціонально організувати інформаційні потоки між учасниками обліково-аналітичного процесу. Вона не допускає дублювання облікових процедур різними виконавцями. Наприклад, організація обліку касових операцій потребує створення прямих потоків інформації ще й для одночасного обліку та контролю банківських операцій, підзвітних сум, цінних паперів тощо.

Ритмічність обліково-аналітичного процесу забезпечується рівномірним виконанням облікових процедур. Це можливе лише за умови правильної організації роботи виконавців усіх рівнів. Для цього складаються графіки документообігу та проведення інвентаризацій, формуються посадові інструкції та організаційні регламенти.

Зазначені групи загальних принципів визначатимуть як логіку побудови облікового процесу, так і особливості його структурної організації. На нашу думку, до принципів організації облікових і контрольних структур можна віднести:

1. Принцип підпорядкованості загальній логіці організації управління підприємством. Організація обліку взагалі і бухгалтерського апарату зокрема, не може будуватися поза зв'язком з організацією системи управління в цілому. Саме тому й логіка, на якій вона ґрунтується, повинна визначати вибір конкретних форм організації обліку.

2. Принцип доцільного наближення функції обліку до центрів прийняття рішень. Організація обліку не повинна будуватися однаково в різних за складністю виробництвах. У кожному конкретному випадку введення бухгалтерів у лінійні та функціональні центри відповідальності чи прийняття рішень або виведення їх з цих центрів повинне диктуватися загальними інтересами підприємства, ґрунтуватися на об'єктивній необхідності таких рішень.

3. Принцип делегування повноважень і відповідальності бухгалтерів. Протягом багатьох десятиліть формувалася і розвивалася концепція одноособової відповідальності головного бухгалтера за всі недогляди і недоліки на всіх відособлених ділянках облікової роботи, що очолюються старшими бухгалтерами, начальниками секторів, груп, бюро. Однак він не в змозі самостійно вирішувати всі питання й одноосібно відповідати практично за все, що відбувається на підприємстві. Тому доцільна передача конкретних повноважень і відповідальності на рівень керівників секторів і бюро, збереження за ними відповідальності за загальну, принципову постановку справи.

4. Принцип взаємодії функцій. Організація обліку повинна створювати можливості зміцнення загального циклу управління підприємством і її відносно відособленими об'єктами (засобами праці, предметами праці, трудовими ресурсами, виробництвом, збутом, грошовими ресурсами) не тільки за рахунок кращої взаємодії бухгалтерів з іншими фахівцями цехів, відділів та служб, але й і на основі взаємного збагачення методів планування, обліку, контролю, економічного аналізу.     

5. Принцип взаємодії різних видів обліку. Організація бухгалтерського обліку повинна будуватися з таким розрахунком, щоб можна було досягати чіткої його взаємодії з іншими видами обліку, насамперед з оперативним. Тільки на цій основі можна вирішувати задачі послідовності інформації, коли мова йде про об'єкти, які у різний час відображаються в оперативному і бухгалтерському обліку, або проблеми доповнення інформації, коли об'єкти цих двох видів обліку не збігаються.

6. Принцип адекватності організаційної і технологічної структур, коли, наприклад, облік запасів будується адекватно організації складського господарства (за кожною матеріально-відповідальною особою), а облік витрат – відповідно видам продукції.

7. Принцип ефективного поєднання централізації та децентралізації. Для будь-якої системи підвищення якості її функціонування можливе лише за рахунок раціонального сполучення і взаємодії окремих її частин. Чим складніша система та досконаліша її внутрішня структура, тим більш успішно вона впорається з поставленою метою. Тому ефективна організація облікових структур може бути досягнута тільки у випадку правильного визначення границь розмежування та з'єднання централізованого і децентралізованого підходів.

8. Принцип спеціалізації і кооперації. Припускає поділ праці секторів, груп бухгалтерії й окремих виконавців і співвиконавців обліково-аналітичних робіт. Створення ділянок і робочих місць проводиться відповідно до технологічного процесу та однорідності операцій, що виконуються. Кооперація здійснюється шляхом поєднання зусиль спеціалізованих підрозділів бухгалтерії та орієнтацією їх на всебічне відображення об'єктів підприємницької діяльності. Спеціалізація може підсилюватися відповідно до користувачів інформації та об'єктів обліку (основний і оборотний капітал, операції менеджменту і маркетингу, фінансовий стан).

Безпосередня побудова облікового процесу повинна ґрунтуватися на принципах бухгалтерського обліку та принципах формування фінансової звітності підприємства. У різних країнах принципи бухгалтерського обліку історично обумовлені та мають певні розбіжності, оскільки вони формувалися в залежності від національних особливостей економічного й соціального розвитку, форм власності та способів господарювання. Однак інтеграція національних економік у світове господарство, інтернаціоналізація економіки сприяють формуванню міжнародних стандартів (норм) бухгалтерського обліку діяльності суб'єктів господарювання.

Відповідно доП(С)БО 1, принцип бухгалтерського обліку– правило, яким варто керуватися при вимірі, оцінці і реєстрації господарських операцій і при відображенні їхніх результатів у фінансовій звітності. Також це основи, за допомогою яких здійснюються облікові функції в мікроекономічному середовищі, тобто у суб'єктів господарської діяльності.

Стаття 4 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність", виділяє десять принципів побудови облікового процесу:

повноти. Він передбачає, що усі господарські операції підлягають реєстрації на рахунках бухгалтерського обліку без яких-небудь виключень. Фінансова звітність повинна містити всю інформацію про фактичні і потенційні наслідки господарських операцій і подій, здатних вплинути на рішення, прийняті на її основі;

автономності, коли активи і зобов'язання підприємства повинні бути відокремлені від активів та зобов'язань інших підприємств і власників цього підприємства. Кожне підприємство розглядається як юридична особа, відокремлена від його власників. У зв'язку з цим особисте майно і зобов'язання власників не повинні відображатися у фінансовій звітності підприємства;

стабільності (послідовності). Він вимагає постійного та щорічного застосування підприємством обраних методів обліку;

безперервності. Оцінка активів і зобов'язань підприємства здійснюється, виходячи з припущення, що його діяльність буде продовжуватися і надалі, а підприємство не має наміру ліквідуватися або істотно скоротити масштаби своєї діяльності;

нарахування і відповідності доходів і витрат. Для визначення фінансового результату необхідно порівняти доходи звітного періоду з витратами, що здійснено для одержання цих доходів. При цьому доходи і витрати відбиваються в бухгалтерському обліку і фінансовій звітності в момент їхнього виникнення незалежно від дати чи надходження коштів;

превалювання сутності над формою. Операції враховуються відповідно до їхньої сутності, а не тільки виходячи з юридичної форми;

історичної собівартості. Пріоритетною є оцінка активів підприємства, виходячи з витрат на їхнє виробництво або придбання, тобто за фактичною собівартістю;

обачності. Застосування в бухгалтерському обліку методів оцінки, що запобігають заниженню зобов'язань і витрат або завищенню оцінки активів і доходів підприємства;

єдиного грошового вимірника. Цей принцип передбачає, що вимір та узагальнення всіх господарських операцій підприємства в його фінансовій звітності здійснюється в єдиній грошовій одиниці;

періодичності – дає можливість розподілу діяльності підприємства на визначені періоди часу з метою складання фінансової звітності.

Раціональна організація облікового та контрольного процесів повинна здійснюватися таким чином, щоб відповідати інтересам зацікавлених користувачів. Саме тому важливе місце в організації загального обліково-контрольного процесу займає фінансовий облік, який повинен забезпечити інформацією зовнішніх користувачів, що не мають доступу до внутрішньої інформації підприємства. Через це організація облікового процесу повинна відповідати нормам пунктів 14 - 17 П(С)БО 1 – "Загальні вимоги до фінансової звітності". Вони визначають якісні характеристики інформації, що містяться в цьому стандарті:

дохідливість. Інформація, надана у фінансовій звітності повинна бути дохідливою та розрахованою на однозначне тлумачення її користувачами за умови, що вони мають достатні знання і зацікавлені в сприйнятті інформації;

доречність. Облікова інформація повинна бути доречною і надавати можливість вчасно оцінити минулі, дійсні та майбутні події, підтвердити і відкоригувати оцінки, зроблені в минулому;

вірогідність. Інформація фінансових звітів не повинна містити помилок які можуть вплинути на рішення користувачів;

порівнянність. Фінансова звітність повинна надавати можливість користувачам порівнювати фінансові звіти за різні періоди, а також фінансові звіти різних підприємств.

Раніше користувачами бухгалтерської звітності були переважно державні органи. Саме тому якісні характеристики інформації визначалися їх потребами, та не вимагали врахування означених принципів. Зараз П(С)БО 1 визначає користувача фінансової звітності як фізичну чи юридичну особу, яка має потребу в інформації про діяльність підприємства для ухвалення рішення.

Міжнародні стандарти обліку, на відміну від національних положень, визначають користувача бухгалтерської звітності не тільки як особу, що зацікавлена в даних про діяльність підприємства, але ще й володіє мінімальною інформацією про порядок складання звітності та навичками її використання. Останнє зауваження дуже істотне. Країни заходу не пішли шляхом нескінченного спрощення фінансової звітності підприємства, хоча там бухгалтерський облік викладають навіть у середній школі. Це положення дає можливість одержувати необхідну інформацію управлінцям з мінімальним обсягом знань.

Характер західної бухгалтерії при цьому має як би два кола. Перше коло ­– облік фінансових потоків (надходжень від реалізації товарів та послуг, запозичених фінансових коштів, розрахунків з контрагентами, прибутків). Його результатом є фінансова звітність підприємства, що регламентується МСБО та державою. Друге коло – облік, пов'язаний з перетворенням факторів бізнесу в продукти та послуги в результаті виробничої діяльності. Це облік матеріальних потоків, витрат і собівартості. Основними користувачами його інформації є не держава й не зовнішні контрагенти, а винятково менеджери компанії. Тому в організацію обліку і регламентацію кінцевих результатів облікового процесу ніхто не втручається. Це право керівника, який, утім, може і тут дотримуватися МСБО.

У результаті такого поділу досягається більш точний облік результатів діяльності підприємства, адже фінансові і матеріальні потоки не збігаються за часом виникнення (наприклад, коли надходять гроші за реалізовану продукцію, в процесі виробництва ведеться облік вже зовсім інших ресурсів). Усе це сприяло появі управлінського обліку.

З огляду на все сказане вище, необхідно відзначити, що раціонально організована система обліку повинна забезпечувати користувачів достовірною інформацією. Раніше достовірними були звіти, що цілком відповідали чинному законодавству. З введенням П(С)БО звітність вважається достовірною, якщо вона не містить помилок, які виникають при оцінці та відображенні статей у звітності з урахуванням вимог стандартів.

Окрім означених вимог, раціонально організована система обліку повинна представляти тільки істотну інформацію. Відповідно П(С)БО 1 інформація вважається істотною, коли її відсутність або неправильна оцінка може вплинути на економічні рішення користувачів. Істотність залежить від обсягу конкретної статті звітності та помилок, допущених у зв'язку з невірним відображенням інформації. Наприклад, випадкові і незначні надходження або витрати, як правило, не впливають на думку зовнішнього користувача, що дозволяє їх віднести до статей інших доходів або витрат.

2.4. Організація обліку і контролю в системі
економічних наук

Організація бухгалтерського обліку як вид діяльності та складова науки про бухгалтерський облік виникла на перетині останньої та науки про організацію і управління діяльністю економічної одиниці.

Виникнення науки як сфери людської діяльності тісно пов’язане з природним процесом розподілу суспільної праці, зростанням інтелекту людей. Це однаковою мірою відноситься до всіх наук, зокрема до організації обліку та контролю. Головна функція науки – пізнання об’єктивного світу для вивчення і вдосконалення його. У розвинутому суспільстві важливою функцією науки є розвиток системи знань, які сприяють найраціональнішій організації виробничих відносин та використанню продуктивних сил в інтересах усіх членів суспільства. Окремим випадком цього є організація облікових і контрольних процесів на первинній ділянці суспільства та економіки – підприємстві.

Кожна наука включає до себе ряд конкретних функцій: пізнавальну, культурно-виховну, практично-діючу. Останній функції цілком відповідає облік господарської діяльності підприємства, контроль за результатами їхньої діяльності та необхідність організації означених процесів.

Організація обліку й контролю, незважаючи на наявність елементів науки, не є цілком динамічною системою знань, які розкривають нові явища в діяльності суб’єктів господарювання. Однак необхідність передбачення результатів діяльності суб’єкта господарювання, її регулювання та оптимізації обумовлює високу актуальність цього предмета. Взаємозв’язок основних дисциплін, передбачених навчальними планами підготовки бакалаврів, спеціалістів та магістрів з економічних спеціальностей та основних об’єктів організації обліку і контролю, наведено у табл. 2.2.

Таблиця 2.2