Основи організації обліку і контролю в системі управління підприємством

ПРЕДМЕТ, МЕТОД І ЗАДАЧІ КУРСУ

"ОРГАНІЗАЦІЯ ОБЛІКУ І КОНТРОЛЮ"

Після вивчення матеріалу теми Ви повинні:

Ключові поняття та терміни

План (логіка) викладення матеріалу:

2.1. Основи організації обліку в системі управління підприємством

2.2. Предмет, об’єкт та задачі курсу організації обліку і контролю

2.3. Принципи організації обліку і контролю

2.4. Організація обліку і контролю в системі економічних наук

Основи організації обліку і контролю в системі управління підприємством

Спеціалізація будь-якої області науки безпосередньо пов'язана з чітким визначенням цілей, задач, предмета і методів його дослідження. Облік і контроль слід розглядати як специфічні види управлінської роботи, яка відіграє визначальну роль в управлінні економікою шляхом забезпечення менеджерів всіх ієрархічних рівнів релевантною інформацією для спостереження за досягненням цільових установ й додержання обраних стратегічних альтернатив розвитку. Проблема модифікації функції обліку, як і інших функцій менеджменту не має альтернатив: неадекватність обліку потребам підприємства в інформаційному забезпеченні зменшує дієвість системи менеджменту призводячи її до повного знищення. Отже не існує варіанту розвитку облікової функції, що не передбачав би необхідності його приведення у відповідність до вимог сучасного етапу розвитку національної економіки.

Слід зазначити, що традиційно облік і контроль визначали як окремі функцій управління зі своїми характерними цілями, принципами й завданнями (рис. 2.1). Разом з тим, жодна з функцій управління не може бути виконана, якщо не буде забезпечено відповідний доступ інформації до осіб, що їх реалізують. Інформація, яка необхідна для управління підприємством, надто обширна за своїм обсягом й надходить з багатьох джерел, що й вимагає першочергової орієнтації організації обліку на потреби системи управління.

Рис. 2.1. Місце функції обліку в процесі управління

Звідси й витікає загальне призначення функції обліку – формування якісної й всебічної інформації про господарську й фінансову діяльність підприємства й своєчасне її надання зацікавленим користувачам. Місце функції обліку визначається логічним зв’язком між функціями управління (див. рис. 2.1) й роллю обліку в процесі управління. В цілому, облік, як функція управління – це процес, що складається з операцій спостереження, сприйняття, вимірювання й реєстрації фактів, процесів, явищ природи або громадського життя. Облік можливий лише у разі наявності якогось факту. Концептуальна схема функції обліку представлена на рис. 2.2.

Рис. 2.2. Концептуальна модель функції обліку (на основі [30])

Облікова інформація, що використовується в процесі регулювання діяльності підприємства, призначена для того, щоб приймати оперативні рішення. Така інформація може видаватися незалежно (у формі вихідних повідомлень) або у зв’язку з іншою інформацією, коли регулювання відбувається через функцію контролю. Облікова інформація у даному випадку спрямована на прийняття корегуючи заходів при отриманні сигналу про наявність відхилення. Функція обліку у даному випадку забезпечує зворотній зв’язок для безпосереднього оперативного впливу на керований об’єкт.

Все це вимагає паралельно з розглядом функції обліку слід визначитися з функцією контролю. Існують різні визначення цього поняття. Його розглядають як оду з загальних функцій управлінської роботи, як діяльність або процес виконання управлінської роботи, як спосіб додержання людьми або організаціями встановлених стандартів. Отже функція контролю – сукупність задач управління, рішення яких спрямовано на отримання інформації, яка характеризує стан контрольованих параметрів об’єкту. Задачі контролю мають своє місце в загальній схемі вирішення задач управління. Вони є складовою частиною модулю регулювання (рис. 2.3).

Значним недоліком сучасної системи управління є розмежування різноманітних служб – планового відділу, бухгалтерії, відділу праці і заробітної плати, маркетингу, виробничого відділу, які працюють незалежно один від одного, мають вузьку спеціалізацію й різні цілі функціонування. Зазначені недоліки виникають, зокрема, в наслідок як роз’єднаності обліку й інших функцій управління, так і в наслідок невідповідності різних видів обліку один одному. Вирішення цього протиріччя можливе на основі створення концепції інтегрованого обліку та впровадження інструментів контролінгу в систему управління підприємством.

Контролінг, як нова система управління в рамках сучасного менеджменту нерозривно пов’язаний з інформаційним забезпеченням керівництва підприємства в процесі прийняття управлінських рішень. Рішення поточних й перспективних задач можливе лише на базі регулярного надходження повної й достовірної інформації про фінансову ситуацію й результати діяльності в розрізі всіх процесів господарської діяльності.

Застосування концепції контролінгу змінює зміст задач обліку та визначає особливості його організації. З такої точки зору, в системі обліку формується інформація, потрібна для виконання наступних основних цілей: складання періодичної (рутинної) внутрішньої звітності для управлінських рішень (забезпечення інформацією рішень, що приймаються з певним ступенем регулярності); складання нерегулярних (спеціальних) звітів для управлінських рішень (формування інформації для забезпечення прийняття рішень в ситуаціях, які виникають без певної періодичності або являють собою прецедент); складання зовнішньої звітності, призначеної для інвесторів, органів державної влади тощо.

По іншому розглядається й функція обліку. В умовах контролінгу до неї відносять також: підготовку інформації для прийняття проблемних рішень (аналіз варіантів рішень й вибір кращого з них); ведення рахунків (збирання даних й підготовка звітності); орієнтація менеджерів на відхилення (орієнтація осіб, що приймають рішення, на наявні можливості й проблеми).

Розглядаючи контролінг як комплексну систему управління розвитком підприємства, доцільно представити взаємозв’язки між ним та обліком, як окремим елементом цієї системи (рис. 2.4).

Рис. 2.4. Облік, як інформаційна основа контролінгу

Головною проблемою, що може виникнути в процесі практичної реалізації поданої на рис. 2.4 схеми, буде оптимальне поєднання двох систем: обліку і системи управління в поєднанні з внутрішньою структуризацією функції обліку. У господарській діяльності підприємства застосовується бухгалтерський, статистичний, фінансовий, управлінський, оперативний та стратегічний обліки. Необхідність постійного удосконалення методів управління обумовлює особливу актуальність найбільш ефективної організації кожного з них.

Бухгалтерський облік, як найбільш поширений, сполучає в собі усі види господарського обліку та застосовується в мікроекономіці суб'єктами підприємницької діяльності незалежно від форм власності та методів господарювання. Він являє собою упорядковану інформаційну систему, що відбиває стан і рух майна, розрахунків і зобов'язань, власних і позикових засобів і фінансових результатів методом суцільної, безупинної документальної і взаємозалежної реєстрації господарських операцій.

У той же час бухгалтерський облік є тільки однією з частин системи управління підприємством. Він повинен організовуватися відповідно до потреб у прийнятті ефективних управлінських рішень. Стандартизація облікових процедур поступається місцем найбільш гнучким системам обліку, зорієнтованим на аналіз можливостей підприємства.

Система обліку будь-якого підприємства складає одну з частин його загальної інформаційної системи. Значимість цієї системи, з погляду управління, залежить від цілого ряду факторів, таких, як місце, що приділяється обліковій інформації – складовій частині загальної інформації, застосованій для прийняття управлінських рішень; ступінь довіри керівників різних рівнів до одержуваної ними облікової інформації; якою мірою стимулювання керівництва впливає на результативність господарської діяльності. Раціонально організована система обліку повинна забезпечувати ефективну діяльність підприємства. Основою для її підвищення буде вдосконалення основних облікових підсистем таких, як фінансовий та управлінський обліки (рис. 2.5).

Рис. 2.5. Основні завдання сучасної системи обліку [32, с.53]

Традиційно фінансовий облік був зв'язаний із забезпеченням інформацією зовнішніх користувачів, особливо акціонерів, кредиторів, замовників, працівників підприємства і їхніх контрагентів, таких, як профспілкові організації, податкові органи і т.ін. Управлінський облік повинен був підготовляти інформацію для прийняття управлінських рішень. Однак на великих підприємствах служби управлінського і фінансового обліків частково перекриваються своїми функціями. На малих підприємствах система фінансової звітності часто виконує функції системи управлінського обліку і використовується керівництвом для управління підприємством.

Існує точка зору, що всі ці види обліку повинні існувати окремо. Тобто бухгалтери повинні вести бухгалтерський облік, а менеджери – паралельно управлінський. Проте, хоча такий підхід й дуже поширений, він має певні недоліки. По-перше, це витратність методики, оскільки передбачається подвійне введення інформації (наприклад, бухгалтерія вводить проведення стосовно відображення виторгу, а відділ збуту формує записи у власній системі). По-друге, оскільки інформація вводиться двічі, зростає ймовірність помилки, коли дані бухгалтерського обліку не будуть сходитися з даними управлінського обліку.

Саме тому потрібно формувати єдину систему обліку, яка складатиметься з бухгалтерського й управлінського, в якій для управлінського водять лише додаткові до бухгалтерського дані. Таке представлення наближено до розгляду обліку як функції управління. Графічне уявлення означеного зміни змісту організації обліку подано на рис. 2.6.

Рис. 2.6. Зміна змісту організації функції обліку

Таким чином, раціонально організована система обліку і контролю повинна розглядати як єдине ціле усі види обліку, орієнтуючи їх на стратегічне прийняття рішень і накладаючи критерій "необхідності" на всю інформацію, що створюється на підприємстві. Сферою такого стратегічного обліку буде область перетину різний фінансових функцій. При цьому всі суб'єкти господарювання, створюючи динамічну систему обліку, здійснюють певний набір процедур, що формують обліково-контрольно-аналітичний процес. Цей процес можна визначити як сукупність процедур обробки первинної інформації про господарські процеси, що здійснюються підприємцем з метою активного впливу на їхнє постійне удосконалювання та підвищення ефективності господарювання.

Обліковий процес слід організовувати на основі інтеграції, щоб всі складові (об’єкти обліку) були взаємопов’язані між собою єдиним масивом інформації. Більш того, структура функції обліку повинна бути складовою частиною організаційної структури підприємства. До структури функції обліку у даному випадку висуваються дві вимоги: вона повинна відповідати розподілу повноважень й відповідальності на підприємстві з тим, щоб інформація для виконання інших функцій відповідала особливостям роботи підрозділів, що відповідають за ці функції; задачі обліку повинні бути розподілені таким чином, щоб результати їх рішення досить повно відповідали рівням управління. Додержання цих вимог дозволить створити таку структуру облікової діяльності, яка пов’яже в єдину систему об’єкти обліку з користувачами інформації. Таку структуру подано на рис. 2.7.

Рис. 2.7. Структура функції обліку на підприємстві [30, с.236]

З рис. 2.7 видно, що всі об’єкти обліку знаходять своє відображення у відповідних його видах. Разом з тим можна виділити певний зв’язок між розглянутими видами обліку та системою управління (рис. 2.8).

Рис. 2.8. Зв’язок видів обліку

Створення впорядкованої інформаційної системи досягається регламентацією таких загальних і єдиних для всіх суб'єктів методологічних основ, використання сукупності яких забезпечило б найбільший ефект в управлінні фінансово-господарською діяльністю. Ефективність організації обліку може бути представлена своєчасністю формування інформації про фінансово-майнове положення суб'єкта, ступенем її вірогідності, доступності та доцільності для зацікавлених користувачів.

З метою практичного використання кожна інформаційна система повинна бути виражена у вигляді конкретної моделі, за допомогою якої вирішуються задачі системи. Такі моделі повинні бути не тільки максимально цілеспрямованими, але й безупинно упорядковуватися та організовуватися в процесі функціонування системи. Слід зазначити, що певні відмінності будуть в сприйнятті організації облікового процесу з точки зору постанови обліку на новому або вже існуючому підприємстві (рис. 2.8).

Рис. 2.7. Дихотомія поняття організація обліку

З урахування викладеного вище, організацію обліку і контролю можна визначити як цілеспрямовану діяльність стосовно створення системи обліково-економічної інформації й безупинного її упорядкування й удосконалення з метою цілковитого забезпечення процесу виробництва й управління необхідними обліково-економічними даними. Подальше вивчення сутності організації обліку вимагає визначення його суб’єктів, об’єктів та предмету дослідження.