Систематизация документов и контроль за их исполнением

Порядок прохождения дипломатических и служебных документов (иначе, документооборот) в системе Министерства иностранных дел предусматривает целый ряд этапов: а) прием, первичная обработка и разметка; б) регистрация и рассмотрение документов на уровне руководителя соответствующего структурного подразделения; в) направление документа исполнителю; г) исполнение документа и контроль за его исполнением; д) списание в дело исполненных документов для хранения с последующей передачей в архив. При регистрации документов на них ставится особый регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступающего документа, дату поступления, количество листов документа.

Нумерация писем, телеграмм, факсов, других входящих и исходящих документов ведется, как правило, в пределах календарного года арабскими цифрами.

Предварительное рассмотрение входящих документов включает также распределение всех документов на два основных потока: для доклада руководству министерства и на рассмотрение непосредственно в заинтересованные структурные подразделения министерства без резолюции руководства.

Все документы, составляющие документационное обеспечение дипломатической службы, подлежат особой систематизации, обеспечивающей их сохранность и оперативный поиск. Документы как правило группируются в отдельные дела по следующим принципиальным признакам:

—номинативный (по разновидности документов): вербальные и личные ноты, справки и т.п.;

—авторский (по авторам документов дела): документы Коллегии министерства, министра, заместителей министра, начальников департаментов и т.д.;

—корреспондентский (по названию корреспондента): примером может служить переписка с посольствами стран, входящими в ведение того или иного территориального департамента;

—предметно-вопросный(группируются документы по одному конкретному вопросу): к примеру, переписка с Министерством культуры Российской Федерации о создании Российского культурного центра в столице одного из иностранных государств;

—хронологический: годовые отчеты, квартальные политические письма, поступающие из посольств.

Важным элементом систематизации и учета документов является номенклатура дел. Она служит основой для составления отдельных описей дел постоянного и временного хранения. Форма номенклатуры включает тематический индекс каждого отдельного дела, который присваивается всем однородным делам, формируемым в различных структурных подразделениях министерства и в его загранучреждениях.

Система контроля исполнения, принятая в МИД России, направлена на обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений и заданий, в том числе со стороны высшего политического руководства страны, а также на проверку исполнения служебных документов. В основу всей контрольной деятельности в министерстве положен принцип

непрерывного текущего или оперативного контроля, который по общепринятому мнению является наиболее эффективным видом контроля1. Такой контроль, в частности, предусматривает постоянное контролирование исполнения поручений в установленные сроки и хода подготовки служебных документов; информирование руководства о всех случаях задержек с исполнением поручений; обобщение работы по исполнению документов, а также разработку конкретных мероприятий и предложений по усилению эффективности контроля за исполнением поручений.

Главным структурным подразделением министерства, в функции которого входит организация и проведение контрольной деятельности на постоянной основе, является Генеральный секретариат. В его состав входит целый ряд специализированных отделов: отдел документационного обеспечения; отдел коллегии и контроля; отдел координации; отдел информационного обеспечения загранпредставительств; отдел по работе с письмами и личными обращениями; личная канцелярия министра; несекретная канцелярия; секретная канцелярия; центральное машбюро.

Каждый из указанных отделов укомплектован соответствующим составом специалистов. Многие прошли специальную подготовку по вопросам машинописи и стенографии, компьютерной обработки документов, информационным технологиям, архивному делу и особенностям ведения секретного делопроизводства.

Генеральный Секретариат министерства выполняет следующие функции в части дипломатического документирования и служебного делопроизводства:

—разрабатывает общую номенклатуру дел министерства, обеспечивает хранение дел и оперативное использование документов;

—разрабатывает и внедряет унифицированные формы документов Министерства;

1 См.: Делопроизводство в системе государственной службы. М., 2001. С. 252.

306

— осуществляет экспедиционную обработку и регистрацию документов;

—обеспечивает своевременное поступление к руководству министерства документов, их разметку в подразделениях, контроль за правильностью их оформления;

—осуществляет контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки;

—осуществляет контроль за работой с документами в структурных подразделениях министерства и в его загранучреждениях, обеспечивает правильность формирования и оформления дел, подлежащих сдаче в архив;

—ведет работу по письмам и заявлениям граждан.

Все документы, которые связаны с исполнением конкретных поручений, учитываются в особом журнале и в карточке контроля. В них фиксируются дата, регистрационный номер, вид и краткое содержание документа или поручения, срок исполнения, фамилия исполнителя, отметка об исполнении.

Служебные документы снимаются с контроля после полного решения поставленных в них вопросов. Отметка об исполнении делается как на самом документе, так и в журнале и карточке контроля.