Направления оценки и критерии выбора программного обеспечения

Множество фирм-разработчиков делового программного обеспечения, несколько классификаций программ (малые, средние и крупные; DOS и Windows-ориентированные; учетные и управленческие системы) а также различные подходы к формированию баз данных, заложенные в прикладные программные продукты, создают «пространство выбора» и обусловливают определенные трудности в выборе программного обеспечения. Ведь в случае неудачного внедрения или недостаточной функциональности программы расплачивается, как правило, заказчик. Большое количество (несколько сотен) разнообразных программ делает невозможной их профессиональную оценку покупателем, который, как правило, располагает сведениями не более чем об 1 -2% потенциально возможных решений^[13]. К тому же до настоящего времени не существует признанных методик выбора и сравнения финансово-эко­номических систем, крайне трудно найти независимых квалифицированных специалистов в этой области.

Выбор программного обеспечения следует производить на основе трех основных оценок^[14]:

1) оценки возможностей предприятия;

2) оценки возможностей системы;

3) оценки фирмы-разработчика.

Оценка возможностей предприятия. Начинать систем­ный анализ целесообразно не с выбора программного обес­печения, а с оценки своих потребностей и возможностей. Методологически такую оценку следует проводить по сле­дующим направлениям:

Комплексность. Комплексная постановка задачи и оценка конечных результатов от внедрения системы пред­полагает учет всех возможных последствий. Например, при внедрении новой информационной технологии может возникнуть сопротивление со стороны исполнителей, обус­ловленное психологическими (нежелание перемен) или социально-экономическими (страх увольнения из-за не­компетентности в новой технологии работы) причинам. В принятии решения о замене информационной технологии должно участвовать как можно большее число его будущих пользователей. Таким образом будет создан «эффект участия». Результативность работы человека, участвовавшего в принятии решения, повышается. Кроме того, внедрение делового программного обеспечения наиболее эффективно на тех предприятиях, где руководители понимают важность и перспективность перехода на компьютерные технологии.

Учет ограниченности ресурсов. Ресурсы, которыми располагает предприятие в конкретный момент, практически всегда ограничены. Это особенно характерно для малых предприятий. Недостаток оборотных средств сдерживает отвлечение их на приобретение внеоборотных активов. Отсутствие «лишних» людей не позволяет отвлекать персонал на освоение новых информационных технологий. Осваивать их приходится без отрыва от выполнения основных обязанностей.

Сопоставимость вариантов решений. Альтернативы информационных решений и способы их оценки должны быть сопоставимы по ряду признаков — реализуемости, полноте учета всех затрат и результатов и отсутствию повторного счета; степени достоверности применяемых показателей и критериев оценки.

Учет временного фактора. Наиболее целесообразно «привязать» внедрение программного обеспечения к началу календарного года, однако при этом необходимо учесть сезонные колебания спроса для предприятий с ярко выра­женной сезонностью. Кроме того, если у предприятия нет ни собственного парка вычислительной техники, ни работающей информационной системы, ни подготовленных кадров, то вряд ли целесообразно внедрять сложный информационный комплекс, рассчитанный на архитектуру «клиент-сервер».

Непрерывность. При внедрении программного обеспечения сегодня необходимо предусмотреть перспективу «информационного роста» впоследствии. Мало создать информационную модель бизнеса, пусть даже удачную, — надо ее все время адаптировать, приводить в соответствие с постоянно меняющимся рынком.

Неопределенность и риск. При оценке возможностей предприятия и эффективности от внедрения программного обеспечения следует учитывать неполноту исходной и производной информации, возможность ее случайного или сознательного искажения и другие подобные факторы.

Этапностъ. Частичная автоматизация — необходимый этап перехода на информационные технологии, важно только, чтобы он не продолжался бесконечно долго. Внедряя частичную автоматизацию, необходимо просчитывать последующую перспективу. При этом каждый информационный проект следует оценивать поэтапно, имея в виду, что наибольшую достоверность имеют оценки первых этапов работы и наименьшую — последние, сильно отдаленные во времени этапы.

Учет центров ответственности. Необходимо оценить, на какой уровень ориентирована система — на конкретного специалиста, на определенное подразделение, на предприятие в целом или на группу предприятий. При этом значимо, единична информационная база или распределена во времени и пространстве и необходима консолидация нескольких таких распределенных баз в единую информационную систему. Информационная система, дающая техническую возможность децентрализовать весь процесс принятия решений, может изменить иерархическую структуру управления.

Оценка возможностей системы. Основными критериями оценки программного обеспечения являются ее функциональная полнота, возможность понимания пользователем, «дружественность» и надежность.

В специфических российских условиях предпринимателю для обоснования управленческих решений недостаточно бухгалтерских данных, тем более что они, как правило, ориентированы на официальную отчетность и не всегда соответствуют реальному состоянию бизнеса. Для принятия управленческого решения важна система аналитического учета и управленческого анализа, оперативного и стратегического управления, планирования и бюджетирования, логистики и ситуационного моделирования, маркетинга и контроллинга. При широте охвата функций управления и комплексности системы следует руководствоваться принципом оптимальной функциональной достаточности, так как многочисленные узкие специфические функции могут остаться невостребованными. Между тем они неоправданно осложняют работу с системой, приводят к ее удорожанию.

Система должна быть интуитивно понятной. Этому способствуют: простота установки и легкость в обучении; диалоговый режим и удобный интерфейс; экранные формы, где без обучения можно догадаться о назначении пунктов, строк, граф, окон. Результаты социологического исследования, проведенного в ходе выставки «Бухгалтерский учет и аудит’99», показали, что большинство опрошенных отметили в качестве основных требований наглядность и простоту, удобство и гибкость деловой программы (см. таблицу 1).

Таблица 1

Оценки делового программного обеспечения, данные пользователями

Система должна отслеживать все виды случайных ошибок и предусматривать средства защиты от случайной или намеренной порчи информации, т.е. она должна проинформировать о возможности потери данных или отказаться выполнять некорректную операцию. Кроме того, желательны средства защиты от несанкционированного доступа, устойчивость к сбоям электропитания и поломке оборудования.

При оценке и выборе программного обеспечения следует предусмотреть возможность ее интеграции с другими программными продуктами. Ни один тиражный продукт не в состоянии обеспечить всех пользователей всем спектром решений. Индивидуальные же доработки программного обеспечения достаточно дорогостоящи и не всегда экономически оправданы. Экономически более целесообразной в каждом конкретном случае может оказаться возможность экспортировать проводки из одной программы в другую.

Оценка фирмы-разработчика. Учитывая специфику такого товара, как «программный продукт», а также специфику российской экономической ситуации, можно выделить следующие критерии для оценки фирм-разработчиков программных продуктов для бизнеса.

Открытая ценовая политика. Наличие у фирмы-разработчика доступного любому потенциальному покупателю прайс-листа на все виды программной продукции положительно характеризует компанию. Отсутствие прайс-листа или неоднозначное определение цен на программные продукты и сопутствующие информационные услуги не могут не насторожить пользователя. Не исключено, что фирма работает по принципу «каждому покупателю — свою цену». Кроме того, одинаково опасны как слишком высокие, так и слишком низкие «демпинговые» цены. В первом случае у компании могут быть серьезные трудности со сбытом, а во втором — может иметь место избавление от морально устаревшего товара.

Рекламная активность. По рекламной активности компании можно судить о ее стратегии на рынке. Отсутствие рекламы в течение достаточно длительного периода может свидетельствовать либо о финансовых затруднениях и отсутствии средств на рекламу, либо о намерении уйти с рынка.

Участие в традиционных выставках. Выставки — одна из наиболее распространенных форм пропаганды программных продуктов. Во время наиболее известных выставок («СОФТУЛ», «Бухгалтерский учет и аудит» и др.) интенсивность переговоров достигает наивысшей отметки, а сбыт по результатам этих переговоров продолжается в течение нескольких недель и даже месяцев. Уход фирмы с традиционной выставки или резкое сокращение размера стенда характеризует ее жизнеспособность весьма негативно. Напротив, увеличение площади стенда, его оригинальное оформление косвенно свидетельствуют о стабильности компании.

Организация собственных мероприятий. Данный параметр характеризует интенсивность маркетинга и умение работать с потенциальными клиентами. Для организации собственных семинаров, конференций и т.д. фирме-разработчику требуется особая изобретательность, опыт работы по организации подобных мероприятий и умение заинтересовать своими разработками. Особое внимание при оценке компаний по этому параметру следует обращать на выездные семинары, для организации которых необходима активная поддержка местных структур.

Поддержка информационных каналов. Передачу информации можно осуществлять по почте (почтовая рассылка или direct mail), факсу, телефону, электронной почте (е-mail). Каналами информации могут служить также рассылка собственных корпоративных изданий, телефонные консультации («горячая линия»), подготовка информации для передачи в Интернет (Web-сервер). Наличие информационной и консультационной поддержки пользователей систем положительно характеризует разработчика.

Активность в прессе и других СМИ. Для поставщиков программных продуктов компьютерные и деловые периодические издания являются наиболее приемлемыми средствами массовой информации. Именно здесь концентрируется реклама этих фирм. Количество статей и упоминаний о тех или иных фирмах-разработчиках косвенно свидетельствует об их активности на рынке программного обеспечения.

И, наконец, важными критериями оценки фирм-разработчиков является их стаж работы на рынке, наличие/отсутствие другой деятельности, наличие/отсутствие учебных центров, отзывы пользователей.

Сфера услуг представляет собой обширное поле деятельности в плане перевода на современный уровень внутрифирменного управления и совершенствования информационного менеджмента. Отечественный рынок делового программного обеспечения предлагает широкий перечень продуктов, позволяющих перевести информационную поддержку управления на соответствующую времени компьютерную основу, внести кардинальные изменения во все подсистемы менеджмента: информационную, кадровую, финансовую, налоговую, а также управление затратами, маркетингом, движением де­нежных и материальных потоков.

При совершенствовании информационных технологий на внутрихозяйственном уровне необходимо учитывать следующие моменты:

— учитывая изменчивость законодательства и возникающую при этом необходимость обновления программного обеспечения, информационные технологии следует ориентировать на отечественные разработки, так как только в этом случае можно рассчитывать на их постоянную адаптацию к изменениям в законодательстве и приведение в соответствие с действующими рыночными реалиями;

— при выборе программного продукта следует учитывать: его функциональные возможности, руководствуясь принципом оптимальной функциональной достаточности; интегрируемость с другими программными продуктами и возможность получения сопроводительных услуг в течение всего жизненного цикла программного продукта с учетом потенциала информационного роста пользователя;

— при выборе фирмы-разработчика необходимо учитывать такие ее характеристики, как открытая ценовая политика, рекламная активность, по которой можно судить о стратегии фирмы на рынке, поддержка информационных каналов и консультационная поддержка пользователей программных продуктов;

— при разработке конкретной информационной системы следует учитывать наиболее типичные особенности внутрифирменной организации хозяйствующего субъекта, от которых будет зависеть сложность информационного комплекса; масштаб модели «продвинутого» информационного менеджмента должен зависеть от масштаба деятельности хозяйствующего субъекта: очевидно, что информационную систему малого и крупного предприятий нельзя ориентировать на одно и то же программное обеспечение; выбор бухгалтерского или экономического варианта информационной системы финансового контроллинга в каждом конкретном случае должен зависеть от квалификационного уровня сотрудников.

Вопросы для повторения

1. Чем характеризуется период построения информационной цивилизации человечества.
2. Какие существуют подходы к рассмотрению информации. Охарактеризуйте эти концепции.
3. Раскройте понятие «информация».
4. На какие виды подразделяется информация.
5. Дайте понятие информационной революции.
6. Перечислите основные информационные революции.
7. Перечислите этапы развития информационных технологий с различными признаками деления.
8. Дайте понятие современных информационных технологий управления.
9. Какие требования предъявляются к современным компьютерным технологиям.
10. Какова важнейшая функциональная характеристика совре­менных информационных технологий.
11. Приведите два практических под­хода в отношении экономической эффективности инфор­мационных технологий.
12. Приведите причины сложности в использовании методов оценки эффективности информационных технологий в отечественной практике.
13. В чем состоит метод «потребительской корзины» для оптимизации расходов на информационное обеспечение предприятия.
14. Перечислите отличительные черты информационного общества.
15. Каковы опасные тенденции формирования информационного общества.
16. Что такое «информационный взрыв»?
17. Перечислите критерии перехода той или иной страны в стадию формирования информационного общества.
18. Что такое «удельная информационная вооруженность общества».
19. Перечислите основные теории информационного общества.
20. Дайте понятие информатизации.
21. Каковы цели, реализуемые в ходе информатизации.
22. Перечислите этапы развития информатизации.
23. Каковы благоприятные социальные условия информатизации общества.
24. Каковы социальные факторы информатизации.
25. Перечислите классы управленческих систем.

Резюме по теме

1. В современных условиях информация становится реальным социальным ресурсом: величина суммарных затрат на информацию уже имеет макроэкономическую значимость; значение информации в жизни общества стремительно растёт; меняются методы работы с информацией; расширяются сферы применения новых информационных технологий.

2. В отечественной философской науке более трёх десятилетий существуют два различных подхода к рассмотрению информации, две противоборствующих друг другу концепции – атрибутивная и функциональная.

3. В зависимости от сферы обслуживаемой человеческой деятельности информация подразделяется на следующие виды: научную; техническую; производственную; управленческую; экономическую; социальную; правовую.

4. Существует несколько точек зрения на развитие информационных технологий с использованием компьютеров, которые определяются различными признаками деления: вид задач и процессов обработки информации; проблемы, стоящие на пути информатизации общества; преимущество, которое приносит компьютерная технология; виды инструментария технологии.

5. Важнейшей функциональной характеристикой совре­менных информационных технологий является состав программного обеспечения. Программное обеспечение — это совокупность программ регулярного применения, необхо­димых для решения задач пользователя, и программ, позволяющих наиболее эффективно использовать вычислительную технику, обеспечивая пользователю большие удоб­ства в работе и минимум затрат времени на обработку информации.

6. К отличительным чертам информационного общества относятся следующие: каждый член этого общества в любое время суток и в любой точке страны имеет доступ к нужной ему информации; общество способно обеспечить каждого члена информационными технологиями (как компьютерами, так и средствами связи); общество само способно производить всю необходимую для его жизнедеятельности информацию; только одновременное выполнение этих условий дает возможность говорить о том, что то или иное общество можно считать информационным.

7. Процесс перехода от постидустриального к информационному обществу имеет революционные последствия для развития человечества, однако осуществляется он не скачкообразно, а эволюционным путем.

8. Теории информационного общества делятся на две группы: теории, примыкающие к концепциям постиндустриализма; концептуальные схемы Тоффлера и Дарендорфа.

9. Система образования призвана стать катализатором процесса информатизации общества, формирования новой информационной культуры человека. Исторически именно система образования стала одним из первых объектов информатизации. Выделяют три этапа в развитии этого процесса.

10. Социальный аспект информатизации общества заключается, с одной стороны, в социальной детерминации процесса информатизации общества а, с другой, — в воздействии все большего распространения информационной технологи на все сферы общества и способы жизнедеятельности людей.

11. В развитии отечественного рынка делового программного обеспечения просматриваются следующие основные тенденции: кризис 1998 года создал условия для активизации отечественного производителя; доля зарубежных разработчиков на рынке хотя и увеличилась за последние годы, все же не превысит в ближайшее время 10%; в последнее время руководители предприятий-заказчиков активно занимаются проблемами, связанными с внедрением современных ИТ; наблюдается повышение спроса на комплексные управленческие системы, обеспечивающие всестороннюю информационную поддержку менеджмента; концентрация собственности и власти приводит к тому, что малые предприятия перерастают в средние и крупные; сетизация хозяйственных структур.

12. Выбор программного обеспечения следует произво­дить на основе трех основных оценок: возможностей предприятия; возможностей системы; фирмы-разработчика.