Формирование офиса управления проектом.

Офис управления проектами предприятия

- это центр методологического, ординационного, инструментального сопровождения и развития бизнес-процесса управления проектам предприятия;

- это сервисное подразделение по управлению Портфелем проект предприятия посредством Корпоративной системы управления проектами (КСУП);

Собственником бизнес-процесса управления проектами предприятия, как правило,

является Директор ОУП.

Базовые задачи офиса управления проектами предприятия: - Управление Портфелем проектов предприятия; - Сопровождение, контроль эффективности работы и непрерывное улучшение Корпоративной системы управления проектами предприятия; - Оптимизация и координация делопроизводства при ведении проектов; - Подготовка консолидированной отчетности для руководства предприятия по портфелю проектов предприятия; - Обеспече-ние контроля соблюдения требований к процессам управления проектами, установленных регламентами и корпоративными стандартами предприятия; - Информационное обеспечение сотрудников предприятия по вопросам, связанным с действием международных и национальных регламентов, и стандартов в области систем и инструментов управления проектами; - Повышение навыков и знаний сотрудников в области проектного управления.

Стадии развития офиса управления проектами предприятия

1 стадия. Формирование работы офиса управления проектов предприятия начинается сразработки корпоративной системы управления проектами (КСУП).

2 стадия - Виртуальный офис управления проектами – все сотрудники, вовлеченные впроектную деятельность, остаются на своих местах, числятся в своих функциональныхподразделениях, там же получают зарплату, но по совместительству выполняют работы вОУП.

3 стадия - Упрощенная матрица - например, директор или любой другой сотрудник ОУПвыделяет на деятельность в ОУП 50 % своего рабочего времени, при этом четкообозначены функции и задачи всех сотрудников ОУП и четко определены временныересурсы, требуемые для их исполнения.

На 4 стадии - сбалансированная матрица: руководитель ОУП уже посвящает 100%,своего времени только проектной деятельности, другие сотрудники также как и на 3 стадии посвящают ОУП только часть своего рабочего времени.

5 стадия - усиленная матрица – ОУП организован уже как штатная единица, тудапереводятся все сотрудники, ранее занимавшиеся проектной деятельностью по совместительству.

Понятие офиса проекта, основные принципы планирования и состав офиса проекта. Уровни зрелости проектного офиса в организации.

Офис проекта - специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную реализацию проекта (или портфеля проектов) в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций.

Основное назначение офиса проекта в данной трактовке - обеспечение эффективной коммуникации членов команды проекта в совместном выполнении работ, что возможно только при наличии развитых средств связи, компьютеров и специфического программного обеспечения, средств телекоммуникации, разнообразной оргтехники, современных информационных технологий и пр. 

Офис проекта - это оптимальным образом организованная среда (в традиционном понимании место), где члены команды проекта могут осуществлять процессы управления проектом, проводить совещания, вести переговоры с партнерами, хранить проектную документацию.

Основные требования к организации офиса проекта: - наличие реального управленческого офиса - помещения; - единые внутрифирменные стандарты подготовки и сопровождения проектов (проекта); - информационная технология управления проектами; - база данных и шаблонов типовых решений по проектам; - компьютерная сеть, сообщающаяся с Internet;

- виртуальный офис на базе компьютерных сетей, обеспечивающий функционирование команды проекта в режиме реального времени, несмотря на территориальную распределенность членов команды.

5 уровней зрелости управления проектами организации

Уровень 1 - Adhoc (Не регламентированный). Отсутствие формализованных, последовательных процессов исполнения проектов. Ключевые характеристики:-Множество неполных, неофициальных подходов - каждый проект исполняется по-своему, в большой степени завися от менеджера проекта, - Непредсказуемые результаты проекта, - Слабая организационная поддержка управления проектом, - Полученные уроки не документируются и не переносятся на другие проекты

Уровень 2 - Foundation (основа). Принят единый подход к исполнению проектов. Ключевые характеристики: - Поддержка руководителя проекта со стороны высшего руководства, - Повторяемые процессы применяются к основным шагам управления проектами, - Результаты проекта более предсказуемы, - Используются общие инструменты и методы для ключевых процессов управления проектом

Уровень 3 - Managed (управляемый). Последовательный, всесторонний подход к исполнению проектов. Ключевые характеристики: - Высокий уровень поддержки руководителя проекта со стороны высшего руководства,

- Организация умеет эффективно планировать, управлять и объединять отдельные проекты, - Предыдущий опыт управления проектами поддерживается и используется, - Члены Команды и руководители проектов обучены методам управления проектами, - Последовательное использование инструментов и методов для процессов управления проектом.

Согласно стандарту OPM3, под программой понимается совокупность взаимосвязанных проектов, целостное управление которыми дает больший эффект в сравнении с независимым управлением. Тогда как портфелем можно назвать совокупность проектов, объединенных по какому-либо критерию.

Уровень 4 - Integrated (объединенный). Управление портфелем проектов внедрено в процесс планирования бизнеса организации. Ключевые характеристики:-Высшее руководство активно поддерживает интеграцию планирования бизнеса с управлением проектами, - Организация умеет эффективно планировать и управлять всей совокупностью проектов, - База данных о предыдущих проектах поддерживается и активно используется.

Уровень 5 - Optimization (оптимизация). Сосредоточенная на управлении проектами организация с подходом к непрерывному усовершенствованию методологии и технологии управления проектами. Ключевые характеристики:

- Усовершенствование инфраструктуры, - Управление проектом активно поощрено, - Гибкая, сосредоточенная на проектах структура организации,

- Программа карьеры для менеджеров проектов, Обучение управлению проектами - ключевой компонент в развитии персонала компании.