Эффективная организационная структура полномочий: взаимоотношения, координация, единоначалие.

Для построения эффективной организационной структуры организации необходимо помнить о принципе единоначалия и ограничении нормы управляемости.

Согласно принципу единоначалия, сотрудник должен получать полномочия только от одного начальника и отвечать только перед ним. Все формальные коммуникации должны направляться по цепи команд. Лицо, у которого возникли проблемы, не может обратиться через голову своего непосредственного начальника к руководителю выше рангом. Руководитель высшего ранга не может отдать приказ сотруднику низшего ранга, минуя руководителей промежуточных уровней.

Норма управляемости определяет количество сотрудников, которые непосредственно подчиняются руководителю. Высшее руководство отвечает за общий успех организации. Если компетенция высшего руководства недостаточна, то руководство будет стремиться установить непосредственный контроль за всем, вне зависимости от количества нижестоящих руководителей, и это будет увеличивать норму управляемости с одновременным ухудшением эффективности деятельности организации.

Эффективная норма управляемости зависит от уровня управления и характера задач, уровня подчинённых и руководителя. Но в большинстве случаем это норма не превышает 9, а на высших уровнях управления – часто не превышает 3. Если не удерживать норму управляемости на достаточно низком уровне, руководство компаний будет не в состоянии не только выполнять обязанности по координации, но и контролировать деятельность подчинённых.

Координация взаимоотношений осуществляется посредством координации и реализации организационных связей – горизонтальных, вертикальных, диагональных.

Существование столь большого разнообразия типов построения организации, безусловно, ведет к установлению разных видов взаимоотношений между членами организации, занимающими различные посты и должности. Виды отношений внутри организации аналогичны типу построения структуры ее управления. Они включают следующие варианты: линейные отношения; функциональные отношения; отношения управленческого аппарата; латеральные отношения.

Линейные отношения — это отношения между руководителем и его подчиненными. Например, начальник цеха — мастер, главный бухгалтер — бухгалтер-калькулятор.

Функциональные отношения — это отношения специалиста, который уполномочен выполнять ту или иную функцию в рамках всей организации, с другими членами организации. Обычно такая производственная миссия имеет рекомендательный характер. Например, начальник отдела кадров поддерживает функциональные отношения с начальником цеха в вопросах приема на работу, обучения и социального обеспечения работников. Бухгалтер может иметь функциональные отношения с заведующим отделом сбыта по вопросам финансирования продаж, рекламы и т.п. Причем и сам функциональный руководитель находится в рамках своей линейной организации, например начальник отдела кадров по отношению к сотрудникам своего отдела.

Отношения управленческого аппарата. Данный тип отношений имеет место в случае представления чьих-либо прав и полномочий. Должностные обязанности при этом состоят в предоставлении рекомендаций, советов. Например, помощник начальника управления вступает в отношения с линейными руководителями как бы от имени и по поручению начальника управления, выражая волю и желание последнего. В этом случае помощник осуществляет полномочия, которыми обладает начальник управления. Не располагая лично полномочиями, помощник не принимает решения, но его обязанность состоит в предоставлении рекомендаций своему непосредственному руководителю по тем или иным производственным, коммерческим и другим вопросам, связанным с предпринимательством.

Преимущество - это хороший метод обучения и подготовки будущих руководителей, экономия рабочего времени для высшего звена руководителей, освобождение от ежедневной чисто административной работы.

Недостатки обычно проявляются в том, что помощники руководителей часто превышают свои полномочия, неофициально приобретая дополнительные власть и влияние; руководители, ответственные за решение кадровых вопросов, могут пытаться оказывать влияние на линейных руководителей.

Латеральные отношения могут быть двух категорий. Во-первых, коллегиальные — это отношения между служащими (работниками) одного отдела, подчиненными одному начальнику. Во-вторых, параллельные — это отношения, которые вызваны необходимостью обмена информацией, идеями и мнениями между служащими (работниками) , занимающими одинаковое положение в организации, но работающими в разных отделах и подразделениях.

Эффективная организационная структура полномочий: ограничение нормы управляемости.

Норма управляемости, определенная как количество работников, которые непосредственно подчиняются данному руководителю, устанавливается посредством делегирования линейных полномочий. Слишком большая норма управляемости может вызвать возникновение сложных проблем.

Теоретики управления значительное внимание уделили определению того, какой должна быть идеальная норма управляемости. Особенно была заинтересована этим вопросом «административная» школа управления. Предлагался широкий диапазон чисел, причем ряд авторов считал наилучшую норму от 7 до 10 подчиненных. Современные исследования показывают, что величина нормы широко варьирует. Уровень управления, характер выполняемых задач, характеристики подчиненных и относительные способности руководителя – все это играет роль в определении количества людей, непосредственно и эффективно контролируемых руководителем.

Ясно только, что если не удерживать нормы управляемости на достаточно низком уровне, руководство будет не в состоянии не только выполнять обязанности по координированию, но и контролировать деятельность, повышать квалификацию и мотивацию подчиненных.