Применение офисных пакетов в профессиональной деятельности

Офисные системы – одна из основных областей применения ИТ. Упрощение офисной деятельности.

Современные средства автоматизации офисной деятельности:

ПК объединённые в сети, текстообрабатывающие системы, копировальные машины, коммуникационные сети(телефон), автоматизация ввода архивных документов и поиска информации, обмен информацией(эл. почта), локальные компьютерные сети.

История развития офисных систем:

70-е – разработка первых текстовых редакторов.

1978 – создание первых эл. Таблиц

1979 – создание первого текстового процессора Wordstar

1983 – создание текстового редактора Multi-ToolWord

1984 – создание PowerPoint(создании презентаций со слайдами)

1985 – создание Excel(эл. таблицы)

1988 – создание пакета офисных приложений Office

90-е-наши дни – повсеместное распространение интернета и получение интернет поддержки для офисных систем(работа с HTML и XML)

Как работает электронная таблица:

Данные организуются в виде таблицы, каждая ячейка таблицы хранит данные, ячейки могут хранить математические формулы и сами использоваться как переменные для математических формул(используются данные в ячейке).

№10.

Форматирование ячеек Excel предназначено для представления информации в удобном наглядном виде, что повышает уровень понимания информации. Какие-то простые одноразовые вычисления можно производить в файлах, совсем не используя форматы ячеек – результат от этого не изменится. Если же предполагается показывать или передавать отчет другим пользователям, то без форматирования не обойтись.

Стандартное простое форматирование ячеек электронной таблицы Excel с использованием цвета фона, шрифта и рамок осваивается пользователями очень быстро. На этом уровне прогресс в оформлении отчетов в большинстве случаев останавливается. Зачастую даже опытные пользователи Excel, способные написать сложную формулу, вообще не используют интерфейсное средство «Условное форматирование». Между тем, оно, с нашей точки зрения, является одним из самых полезных в процессах финансового моделирования. Под финансовыми моделями здесь понимаются файлы Excel, регулярно использующиеся в работе экономистами для получения результатов через изменение входящих параметров. Это могут быть различные плановые и бюджетные модели, файлы управленческого учета, калькуляции себестоимости и пр.

Условное форматирование, также как и стандартное, не влияет на расчеты, а отвечает только за внешний вид электронных таблиц. Но в отличие от простого формата ячеек, условное форматирование позволяет установить правила отображения информации в зависимости от произведенных вычислений. Что, в свою очередь, в разы сокращает время, необходимое для оформления отчетов.

Excel последних версий предоставляет удобный интерфейс для управления условным форматированием как через простой выбор стандартного условия, так и через традиционный ввод формул. В версиях Excel до 2007 (формат рабочей книги xls) свойства условного форматирования были привязаны к каждой ячейке по отдельности. Имелось ограничение – не более 3х форматов на ячейку. В последующих версиях (формат xlsx) это ограничения было снято, к тому же теперь условные форматы хранятся с привязкой к листу независимо от свойств каждой ячейки.

№11.Команда меню Сервис►Подборпараметра обеспечивает вычисление аргумента (параметра) для заданного значения функции методом последовательных итераций. Предельное число итераций и относительная погрешность результата подбора устанавливается на вкладкеВычисления, вызываемой с помощью команды Сервис ►Параметры.

Подбор параметра является основным методом исследования области допустимых значений для параметров модели. Если функция зависит от нескольких параметров, подобный анализ выполняется для каждого параметра в отдельности.

№12.Методы линейного программированияэффективно используются для решения задач оптимизации, планирования, финансовой сферы. Математической моделью задачи оптимизации в экономике является совокупность соотношений, содержащих целевую функцию, к которой стремится объект управления в своей хозяйственной деятельности, и системы ограничений, накладываемых аргументы функции. Для составления математической модели необходимо обозначить переменные; составить целевую функцию в соответствии с задачей; записать систему ограничений с учетом имеющихся в условии задачи показателей. Задачи линейного и нелинейного программирования ограниченной размерности эффективно решаются в среде MS Excel с использованием специальной надстройки Поиск решения (Сервис/Надстройка). Основным ограничением модели в Excel является максимальное число переменных (200). Для решения оптимизационной задачи на рабочем листе редактора подготавливают данные разработанной математической модели. В диалоговом окне Поиск решения (меню Сервис/ Поиск решения) устанавливается ячейка, содержащая целевую функцию, и добавляются ограничения на переменные в соответствии с разработанной моделью. Указанные изменяемые ячейки будут использованы в процессе поиска решения. В этих ячейках будет записан результат вычисления переменных. В окне Параметры поиска решения (кнопка Параметры) выполняются дополнительные настройки процедуры оптимизации: время выполнения поиска решения, число итераций, допустимое отклонение значений переменных от оптимального значения и др. Для задач с нелинейной целевой функции задается параметр сходимости, влияющий на прекращения поиска решения: если относительные изменения целевой функции за последние пять итераций меньше указанного числа, поиск прекращается. При решении задачи можно выбрать метод экстраполяции оценок переменных для каждого шага поиска (линейная или квадратичная), метод численного дифференцирования для целевой функции (прямые или центральные разности), метод поиска (метод Ньютона, требующего много памяти, или метод сопряженных градиентов с большим числом итераций). MS Excel позволяет сохранять и загружать при необходимости созданные оптимизационные модели. Результаты поиска решения можно сохранить или же восстановить исходные данные. Полученное решение также можно сохранить в качестве сценария. MS Excel позволяет оформлять решение оптимизационной задачи в виде отчетов: отчета по результатам (включает сведения о целевой функции и ограничений с указанием списка ячеек и формул), отчета по устойчивости (включает сведения о чувствительности модели), отчета по пределам (включает сведения о нижних и верхних границах переменных).
13. Формулы и встроенные функции MicrosoftExcel

Электронные таблицы Excel – это самая распространённая и мощная технология для работы с данными. В ячейках таблицы могут содержаться текст, даты, формулы, функции. Главное достоинство электронной таблицы – возможность мгновенного автоматического пересчёта всех данных, связанных формульнымы зависимостями при изменении значения любого компонента таблицы.  Задачи, решаемые Excel: позволяет решать математические задачи, а именно выполнять табличные вычисления, строить графики функций, решать уравнения; осуществлять математическое моделирование; проводить статический анализ; реализовывать функции баз данных, а именно ввод, поиск, сортировку и анализ данных; вводить пародии или устанавливать защиту ячеек, скрывать таблицы; осуществлять импорт, экспорт или обмен данными с другими программами; подготавливать выступления, доклады и презентации, благодаря встроенному режиму презентации.

Краткая историческая справка: первая версия excel была выпущена в 1985 году, а первая версия для Windows в 1987 г. Microsoft выпускала новую версию примерно каждые 2 года. Текущая версия для Windows – Excel 14, так же известная как MS OfficeExcel 2010.

Функции – это программы с уникальными именами, для которых пользователь должен задать аргументы. Все функции имеют одинаковый формат записи и включают ИМЯ ФУНКЦИИ (ПЕРЕЧЕНЬ АРГУМЕНТОВ). Имеется 12 категорий встроенных функций: математические, статические, ссылки и массивы, инженерные, даты и времени, финансовые, логические, текстовые, работа с БД, проверка свойств и значений, определенные пользователем, аналитические.

Режимы работы Excel: готовность ввода данных; редактирование; командный.