Группировка работ или создание структуры графика работ

Для сложных проектов, состоящих из большого количества видов работ Microsoft Project позволяет создать иерархическую структуру, объединив связанные между собой работы в группы. Это сделает проект более наглядным и позволит разделить его на отдельные этапы, благодаря чему управлять им будет гораздо легче.

В этом опыте мы разделим наш проект на этапы, объединив отдельные виды работ в группы.

В создаваемом нами проекте можно выделить три этапа: планирование, подготовка материалов и подготовка к печати. Введем названия этих этапов в полеTask Name (Название работы) таблицы.

Первый этап- Планирование - объединяет два вида работ:Разработку содержания иРазработку эскизов иллюстраций. Поэтому поместить название этапа нужно перед первой из них.

1. Щелкните мышью на ячейке с названием работыРазработка содержания, чтобы выделить ее.

2. Выберите команду менюInsert • New Task(Вставка • Новая работа). Перед строкой с названием работыРазработка содержания будет вставлена пустая вторая строка.

Заметьте, пустая строка всегда вставляется перед текущей.

3. В ячейке поляTask Name (Название работы) вставленной строки введите с клавиатуры название этапа- Планирование - и нажмите клавишу [Enter]. Microsoft Project отобразит введенное название как критическую работу, красным цветом, с длительностью 1 день (Id).

Второй этап - Подготовка материалов - включает три вида работ: Написание текста, Создание иллюстраций и Литературное редактирование. Название этапа вставим перед работой Написание текста.

1. Щелчком мыши выделите ячейку с названием работыНаписание текста.

2. Нажмите клавишу [Insert]. Будет вставлена пустая пятая строка.

3. Введите название следующего этапа: Подготовка материалов и нажмите клавишу [Enter].

Последний этап - Подготовка к печати - объединяет пять видов работ: Верстка, Разработка макета обложки, Корректура, Цветоделение, Сдача в типографию. Название этого этапа нужно вставить перед названием работы Верстка.

1. Щелчком мыши выделите ячейку с названием работыВерстка.

2. Нажмите клавишу[Insert], чтобы вставить пустую строку.

3. Введите название последнего этапа -Подготовка к печати и нажмите клавишу [Enter].

Теперь нужно указать Microsoft Project, какие работы к какому этапу следует отнести. Для этого сначала выделим работы первого этапа.

- Щелкните мышью на ячейке с названием работыРазработка содержания, чтобы выделить ее.

- Нажмите и удерживайте клавишу [Ctrl].

- Не отпуская клавишу [Ctrl], щелкните мышью на ячейке с названием работыРазработка иллюстраций.

- Отпустите клавишу [Ctrl]. Обе ячейки будут выделены.

- Нажмите кнопку  на панели инструментовFormatting (Форматирование).

Выделенные в таблице названия работ будут сгруппированы. При этом их названия сместятся вправо, а название этапа- Планирование отобразится полужирным начертанием и черным цветом. Слева от названия этапа появится значок  с символом • (минус), который означает, что в данный момент все виды работ этого этапа отображаются на экране. В полеDuration (Длительность) появится информация о продолжительности данного этапа- 5 days (5 дней), которую Microsoft Project определяет на основании длительности отдельных видов работ, включенных в этот этап.

На диаграмме появится новый элемент в виде черной полосы с треугольными зубьями на концах, который обозначает этап проекта (рисунок 42).

Теперь выделим работы второго этапа - Подготовка материалов.

- Щелчком мыши выделите ячейку с названием работы Написание текста.

- Нажмите и удерживайте нажатой клавишу [Shift].

Рисунок 42 – Созданная структура работ

- Не отпуская клавишу [Shift]. щелкните мышью на ячейке с названием работыЛитературное редактирование.

- Отпустите клавишу [Shift]. Три вида работ будут выделены.

Объединение выбранных видов работ в группу выполним другим способом.

· Не отменяя выделения ячеек, установите указатель мыши на первом символе названия работыНаписание текста так, чтобы указатель принял форму тонкой горизонтальной линии со стрелками на концах. Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши.

· Не отпуская левую кнопку мыши, переместите мышь вправо. При этом появившаяся вертикальная линия укажет положение отступа.

· Отпустите левую кнопку мыши. Названия выделенных видов работ сместятся вправо - будет образована группа работ второго этапа. Общая длительность этапа-18 days (18 дней) - отобразится в поле Duration (Длительность).

· Самостоятельно включите остальные виды работ в третий этап-Подготовка к печати.

Созданная структура будет иметь примерно такой вид, как на рисунке 43.

В структуре вы можете скрыть или показать виды работ, входящих в тот или иной этап.

· Щелкните мышью на значке  слева от названия этапаПланирование. Названия работ, включенных в этот этап, будут скрыты. Исчезнут также их полоски на диаграмме. Слева от названия этапа появится значок  с символом +, который означает, что работы этого этапа скрыты (рисунок 44).

Рисунок 43 – Созданная структура работ

Рисунок 44 – Структура со скрытыми работами этапа Планирование

Работы этапаПодготовка материалов можно скрыть другим способом.

· Щелчком мыши выделите ячейку с названием этапаПодготовка материалов.

· Нажмите кнопку  на панели инструментовFormatting(Форматирование). Работы этого этапа будут скрыты.

· Самостоятельно скройте работы третьего этапа- Подготовка к печати. График работ примет вид, как на рисунке 45.

· Чтобы показать все скрытые работы, нажмите кнопку  на панели инструментов Formatting (Форматирование).

Рисунок 45 – Диаграмма со скрытыми работами всех этапов

· Чтобы скрыть работы всех этапов, выделите всю таблицу, щелкнув мышью в левом верхнем ее углу, на пересечении заголовков столбцов и строк, и нажмите кнопку  на панели инструментовFormatting(Форматирование).

· Сохраните изменения в проекте без базового плана.

Таким образом сгруппировав работы, мы разделили проект на несколько этапов, благодаря чему он стал более наглядным и легким в управлении.

Ввод таблицы ресурсов

Любой проект, в том числе и наш, для своей реализации требует ресурсов. Управление проектом будет более эффективным, если каждому виду работ назначить необходимые ему ресурсы, использование которых позволит планировать стоимость работ более точно.

Но прежде чем назначить ресурсы отдельным видам работ, следует создать таблицу ресурсов, в которой будет содержаться вся необходимая информация об их количествах и стоимости. Это значительно облегчит следующую задачу назначения ресурсов.

· Нажмите два раза кнопку прокрутки  в нижней части панели режимов (View Bar), чтобы отобразить невидимые на экране кнопки режимов.

· Нажмите кнопку Resource Sheet (Таблица ресурсов) на панели режимов (View Bar). На экране появится таблица ресурсов (Resource Sheet) (рисунок 46).

Мы заполним эту таблицу информацией только о людских ресурсах без учета оборудования, предполагая, что необходимое для данного проекта оборудование имеется.

Рисунок 46 – Таблица ресурсов (Resource Sheet)

· Щелкните мышью на ячейке первой строки таблицы поля Resource Name (Название ресурса), чтобы выделить ее.

· В выделенной ячейке введите название первого ресурса - Писатель.

· Нажмите клавишу [Enter]. чтобы зафиксировать ввод. В остальных полях таблицы появится информация о данном ресурсе, предлагаемая Microsoft Project по умолчанию.

В полеInitials (Инициалы) отображаются инициалы ресурса. Это - его сокращенное название. В полеGroup (Группа) можно указать, к какой группе относится ресурс по специальности, например, каменщики, или по производственному статусу, например, временные рабочие.

· Щелчком мыши выделите ячейку в полеGroup (Группа), введите Люди и нажмите клавишу [Enter]. Это же название группы вы введете для всех остальных ресурсов.

В поле Мах Units (Максимальное количество единиц) указывается максимальное количество единиц данного ресурса в процентах. Например, если на сварочных работах занято 3 сварщика, то максимальное количество единиц данного ресурса составит 300%. В нашем проекте работу по написанию текста должен выполнять один писатель. Поэтому максимальное количество единиц должно составлять 100%.

В следующих двух поляхStd. Rate (Тарифная ставка) и Ovt. Rate(Сверхурочная ставка) следует указать соответственно повременную и сверхурочную повременную тарифные ставки. Но так как в нашем проекте работа писателя оплачивается после ее выполнения, то данные в этих полях, предлагаемые по умолчанию, изменять не надо, а в поле Cost/Use (Стоимость) следует ввести общую сумму, которая причитается писателю за выполненную работу - 3000 рублей.

· В полеCost/Use (Стоимость) введитеЗ000р и нажмите клавишу [стрелка свправо], чтобы закончить ввод и выделить следующую ячейку.

По умолчанию Microsoft Project распределяет стоимость ресурсов каждого вида работ пропорционально (Prorated) проценту их выполнения. Для людских ресурсов это означает повременную или сдельную форму оплаты труда. Однако в списке Accrue At (Распределение) можно выбрать и другие методы распределения стоимости: Start (Начало) и End (Конец), при которых выполненная работа оплачивается соответственно перед началом или после окончания ее выполнения. Например, если для выполнения работ необходимо приобрести компьютер, то, очевидно, его стоимость должна быть распределена в начало (Start) этих работ.

· В открывающемся списке поляAccrue At (Распределение) выберите End (Конец), так как работа писателя оплачивается после выполнения, и нажмите клавишу [Enter].

· В полеBase Calendar (Базовый календарь) выберитеCalendar 1(Календарь 1), учитывающий праздничные дни 8-9 марта. Нажмите клавишу [Enter].

Во второй строке таблицы введем информацию о ресурсеРедактор.

· В полеResource Name (Название ресурса) второй строки введитеРедактор.

· Убедитесь, что в полеМах Units (Максимальное количество единиц) указано 100%.

· В полеStd. Rate (Стандартная ставка) введите тарифную ставку редактора- 70 р./day (70 р./день).

· В поле Cost/Use (Стоимость) вводятся затраты на зарплату людям или на использование оборудования. Мы будем обозначать эти затраты термином «Стоимость».

· В полеOvt. Rate (Сверхурочная ставка) укажите удвоенное значение тарифной ставки, т.е.140 pJday (140 р./день), так как сверхурочные работы, как правило, оплачиваются в двойном размере.

Ввод сверхурочной тарифной ставки позволит предусмотреть возможность использования сверхурочных работ при возникновении необходимости.

· В полеAccrue At (Распределение) дляРедактора и всех остальных ресурсов должно быть выбраноProrated (Пропорциональное), так как их работа оплачивается повременно.

· В полеBase Calendar (Базовый календарь) выберитеCalendar 1(Календарь 1). Этот же календарь следует установить для всех остальных сотрудников.

· Заполните остальные строки таблицы ресурсов информацией, взяв необходимые данные из таблицы в разделе «Подготовка к созданию нового проекта».

Заполненная таблица ресурсов будет выглядеть примерно как на рисунок 47.

Рисунок 47 – Заполненная таблица ресурсов

· Сохраните сделанные в проекте изменения без базового плана. В следующем опыте мы назначим каждой работе необходимые ей ресурсы.

Назначение ресурсов

Теперь, когда таблица ресурсов составлена, назначение ресурсов отдельным видам работ не представляет особой сложности.

1. Нажмите несколько раз кнопку прокрутки  в верхней части панели режимов (View Bar), чтобы появилась кнопка режима Gantt Chart (Диаграмма Гантта).

2. Нажмите кнопкуGantt Chart (Диаграмма Гантта) на панели режимов(View Bar). На экране появятся две панели диаграммы Гантта.

3. В полеTask Name (Название работы) таблицы щелчком мыши выберите первый вид работы- Разработка содержания.

Нажмите кнопку  на панели инструментов Standard (Стандартная). На экране появится диалогAssign Resources(Назначить ресурсы) (рисунок 48)

Рисунок 48 – Диалог Assign Resources (Намочить ресурсы)

Большую часть окна диалога занимает таблица, в полеName (Название) которой перечислены ресурсы из таблицы ресурсов(Resource Sheet).

Выделенная нами работаРазработка содержания будет выполняться менеджером и писателем. Назначим ей соответствующие ресурсы. Первый из них- Писатель - в таблице диалогаAssign Resources (Назначить ресурсы) уже выделен.

4. Нажмите и удерживайте клавишу [Ctrl].

5. Не отпуская клавишу [Ctrl]. щелкните мышью на названии ресурсаМенеджер.

6. Отпустите клавишу [Ctrl]. Оба ресурса будут выделены.

7. Нажмите кнопку Assign (Назначить). В поле Units (Единицы) таблицы диалога Assign Resources (Назначить ресурсы) появится количество единиц ресурса - 100%, назначенных данной работе, а слева от названия ресурса появится отметка в виде галочки\/, которая указывает на то, что данный ресурс назначен указанному виду работ.

На диаграмме Гантта(Gantt Chart) справа от горизонтальной полоски-работыРазработка содержания появятся названия ресурсов, назначенных этому виду работ.

Если назначаемый ресурс будет использоваться частично - неполный рабочий день, то в полеUnits (Единицы) следует указать число, меньшее 100%. Если же какой-либо вид работ будет выполняться несколькими работниками, например, тремя писателями, то количество единиц одноименных ресурсов для него будет больше 100%. Для данного примера - 300%.

Следующий вид работ - Разработка эскизов иллюстраций - будут выполнять менеджер и художник. Назначим соответствующие ресурсы.

1. Не закрывая диалог Assign Resources (Назначить ресурсы), щелкните мышью на названии работы Разработка эскизов иллюстраций в таблице диаграммы Гантта (Gantt Chart), чтобы выделить ее.

2. В таблице диалогаAssign Resources (Назначить ресурсы) щелчками мыши при нажатой клавише [Ctrl] выделите ресурсыХудожник и Менеджер.

3. Нажмите кнопкуAssign (Назначить). Указанные ресурсы будут назначены выделенному виду работ.

Остальные ресурсы назначьте самостоятельно с учетом того, что:

• Написание текста выполняет Писатель;
• Создание иллюстраций - Художник;
• Литературное редактирование - Редактор;
• Верстку - Верстальщик;
• Разработку макета обложки - Художник;
• Корректуру-Корректор;
• Цветоделение - Верстальщик;
• Сдачу в типографию - Менеджер.

4. Когда всем видам работ ресурсы будут назначены, нажатием кнопки Close (Закрыть) закройте диалог Assign Resources (Назначить ресурсы). Диаграмма примет вид, как на рисунке 39.

Microsoft Project определяет дату окончания проекта, используя даты окончания каждого вида работ, которые зависят от их длительности. Длительность каждой работы определяется по формуле:

Длительность = Объем работы / Количество единиц ресурсов.

Когда вы для некоторой работы добавляете или удаляете людские ресурсы, Microsoft Project увеличивает или сокращает длительность этого вида работ в соответствии с увеличением или уменьшением количества единиц ресурсов. Общий же объем работ при этом не изменяется. Такое планирование называется принудительным (Effort-driven) и используется Microsoft Project по умолчанию при назначении ресурсов (рисунок 49).

Рисунок 49 – Диаграмма после назначения ресурсов

5. Щелчком мыши выделите в таблице работу Написание текста.

6. Нажмите кнопку  на панели инструментовStandard(Стандартная). На экране появится диалогTask Information(Информация о работе).

Щелкните мышью на ярлычкеAdvansed (Прочие). На экране появятся элементы управления этой вкладки (рисунок 50).

Рисунок 50 – Вкладка Advansed (Прочие) диалога Task Information (Информация о работе)

7. Убедитесь, что установлен флажокEffort-driven (Принудительное планирование).

В некоторых случаях бывает необходимо использовать другой метод планирования, при котором добавление или удаление ресурсов будет изменять общий объем данной работы. Например, при добавлении людских ресурсов какой-либо работе ее объем будет увеличиваться. В таких случаях принудительное планирование (Effort-driven) следует отключить, сбросив флажокEffort-driven (Принудительное планирование).

Необходимо обратить внимание на то, что при выключенном принудительном планировании(Effort-driven) объем работы будет изменяться только при удалении или добавлении новых ресурсов, но не при изменении количества единиц уже назначенных ресурсов. В версиях Microsoft Project болев ранних, чем Microsoft Project 98 принудительное планирование (Effort-driven) не применялось.

Для всех работ принудительное планирование(Effort-driven) можно выключить, выбрав команду менюTools • Options (Инструменты • Параметры). В появившемся диалогеOptions (Параметры) следует перейти на вкладкуSchedule (План) и сбросить флажок New tasks are effort driven(Принудительное планирование для новых работ).

В поле открывающегося спискаTask Type (Тип работы) вкладки Advansed (Прочие) диалогаTask Information (Информация о работе) указан тип работыFixed Units (Фиксированные единицы), установленный по умолчанию. В этом случае при назначении работе дополнительных единиц ресурсов длительность данного вида работ пропорционально сократится.

Проверим это.

· Щелкните мышью на ярлычкеResources (Ресурсы), чтобы перейти на эту вкладку (рисунок 51).

В полеResources Name (Название ресурса) таблицы в нижней части диалога указано название ресурса- Писатель, назначенного выделенной работеНаписание текста, а в полеUnits (Единицы) - количество единиц этого ресурса -100%.

· Щелкните мышью на ячейке первой строки поляUnits (Единицы), чтобы выделить ее.

· С помощью счетчика увеличьте количество единиц ресурса до200% и нажмите клавишу [Enter].

· Нажмите кнопкуОК, чтобы закрыть диалогTask Information(Информация о работе). Длительность работыНаписание текста в полеDuration (Длительность) и на диаграмме сократится до 7 дней (7 days).

Рисунок 51 – Вкладка Resources (Ресурсы) диалога Task Information (Информация о работе)

Если же работе назначить другой возможный тип- Fixed Durution(Фиксированная длительность), то при добавлении ресурсов общая продолжительность работы не изменится, а уменьшится объем работ, выполняемый каждой единицей (каждым работником).

Убедимся в этом.

· Нажмите кнопку Task Information (Информация о работе) на панели инструментов Standard (Стандартная). На экране появится диалог Task Information (Информация о работе) с открытой вкладкой Resources (Ресурсы).

· Увеличьте количество единиц ресурса Писатель до 300%.

· Щелкните мышью на ярлычке вкладки Advanced (Прочие). В диалоге отобразятся элементы управления этой вкладки.

· В открывающемся спискеTask Type (Тип работы) выберитеFixed Durution (Фиксированная длительность).

· Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Task Information (Информация о работе).

Как видите, продолжительность работы Написание текста при назначении ей типа Fixed Durution (Фиксированная длительность) не изменилась и осталась равной 7 дням (7 days).

При назначении работе третьего возможного типа - Fixed Work (Фиксированный объем работ) и увеличении количества единиц ресурсов, продолжительность работы будет сокращена. Проверим это.

· Нажмите кнопку Task Informatlon (Информация о работе) на панели инструментов Standard (Стандартная). На экране появится диалог Task Information (Информация о работе) с открытой вкладкой Advanced (Прочие).

· В открывающемся спискеTask Type (Тип работы) выберитеFixed Work (Фиксированный объем работ).

Обратите внимание, что при назначении работе этого типа флажок Effort-driven (Управляемое возрастание) становится недоступным.

· Щелкните мышью на ярлычке вкладкиResources (Ресурсы), чтобы перейти на нужную вкладку.

· Увеличьте количество единиц ресурсаПисатель до 400%.

· Закройте диалогTask Information (Информация о работе), нажав кнопку ОК.

Длительность выделенного вида работ в поле Duration (Длительность) отобразится в виде #########. Это значит, что информация не помещается в ячейке. В таких случаях ширину колонки следует увеличить.

· Установите указатель мыши на правой вертикальной границе поля Duration (Длительность), рядом с заголовком столбца. Указатель примет форму .

· Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши.

· Не отпуская левую кнопку мыши, переместите мышь на несколько символов вправо. На экране появится вертикальная линия в виде точечного пунктира, указывающая новое положение правой границы колонки Duration (Длительность).

· Отпустите левую кнопку мыши. Правая граница колонки зафиксируется.

Для увеличения ширины колонки можно также дважды щелкнуть мышью на границе ячейки в заголовке столбца. Теперь продолжительность работы Написание текста видна: она уменьшилась до 5,25 дней (5,25 days).

· Восстановите сделанные в графике работ изменения, назначив работе Написание текста в диалоге Task Information (Информация о работе) тип Fixed Durution (Фиксированная длительность) и количество единиц ресурсов 100%. После этого в поле таблицы Duration (Длительность) диаграммы Гантта (Gantt Chart) введите 14 days (14 дней).

· Сохраните изменения, сделанные в проекте, без создания базового плана.

Мы завершили еще один важный этап создания проекта, назначив ресурсы каждому виду работ и проверив на практике, как изменяется длительность работ при назначении дополнительных-ресурсов в зависимости от типа работ.