Информационный брифинг и презентация учебной организации.

Главная задача брифинга – передать информацию. Многие организации практикуют брифинги – частые постоянные собрания персонала.

Брифинг – это информационная презентация, которая при её проведении должна отвечать нескольким правилам:

1. сделать презентацию как можно короче, то есть не вдаваться в мелкие детали, а дать лишь существенную информацию.

2. при проведении брифинга его нужно разбить на сегменты, чтобы у аудитории была возможность для вопросов после каждой части (особенно аккуратно – информационный брифинг со слайдами 3-5 штук)

3. начать с короткого введения в тему, затем основная информация

4. опираться на факты, опустить мнения и рекомендации

5. брифинг будет интереснее, если подкрепить его пункты примерами (хорошо использовать соц-опросы и исследования)

6. четкое и уверенное изложение информации (избегайте слов: возможно, похоже, вроде того и прочее). Если аудитория почувствует некую осторожность то смысла брифинга нет.

7. будьте готовы к вопросам. Они обязательны. Нужно спрашивать у аудитории. Нужно удостовериться что аудитория поняла всё, что мы ей сообщили.

Обучающая презентация.

1. Визуалы: «я вижу о чём вы говорите», «не представляю себе эту картину».Для них увидеть значит поверить.

2. Аудиалы: им нравятся лекции, внимательно следят за параязыком, за жестами, темпом, тембром речи, интонацией.

3. Кинестетики: воспроизводят информацию через практическое осуществление того, что вы им презентуете, т.к. они воспринимают делая и практикуясь; им нравятся экспериментальные стили презентации. Фразы: «сделаем это своими руками» и т.д. Важно личное внимание к себе, когда вы будете с ними контактировать, возможен личный контакт.

Ввиду наличия трёх стилей обучения, вам необходимо включать в свою презентацию методы, отвечающие каждому их них. Вовлекайте с помощью комбинаций: визуальный, звуковой и кинестический информационный поток.

Используя разнообразных подходов вы обеспечите охват всех участников аудитории. Если людям не нравится лекция, то организуйте практическое занятие в группах. Если занятия не подходят, организуйте обсуждение.

Взрослые учатся не так, как дети:

* основные принципы психологии обучения, применённые к взрослым:

1.   сообщите о цели презентации

2.   уважайте достоинства аудитории

Помните о достоинствах каждого, особенно если приглашаете его к активному участию. Сделайте всё возможное, чтобы создать обстановку при которой человек может рискнуть но не потерпеть поражения. Заранее точно изложите аудитории, что ей предстоит во время вашей обучающей презентации. Если аудитория будет знать, что её ждёт, то это частично снимет напряжение.

3.дайте возможность обмениваться опытом. Взрослая аудитория уже обладает огромными знаниями и опытом, который она может применить к вашей концепции. Они могут узнать друг от друга гораздо больше и это хорошо!

4. будьте помощником! Если вы будете помогать, то это принесёт больше благодарности со стороны аудитории, что будет способствовать её обучению. Способ: задавать вопросы, если они не знают, не спешите отвечать за них, чтобы аудитория смогла прийти к ответу самостоятельно.

Материал:

1. мощное вступление и заключение. По вступлению участники решают, будет ли им интересно, а информация в заключительной части завершить и закрепить сказанное.

2. что нужно сообщить аудитории:

- задачи обучения, эти задачи составляют единую цель вашей презентации. Всё что вы будете говорить и делать будет направлено на достижение этой цели.

- сообщите, какие преимущества получит аудитория от информации, которую вы намерены ей изложить о том, как она связана с ними.

- сделать обзор всего мероприятия, его сегментов и того, как они организованы. Если разбить информацию на упорядоченные сегменты, аудитория будет легче её запоминать, а вам позволит сделать логический перерыв.

- сообщите что будут ожидать от слушателей другие люди, после того как они прослушали вашу презентацию.

- включить в презентацию всё, что может привлечь внимание аудитории.

3. в заключении:

- сделать обзор главных пунктов

- словами подчеркнуть важность изложенной информации.

Презентация бизнес-плана.

-разновидность торговой презентации, т.к. в основе БП лежит наше желание продать его. Как в любой презентации, ключ к успеху – подготовка, но время всегда ограничено – инвесторы и руководство не имеют особого желания присутствовать на любительском представлении БП, в то короткое время которое будет вам ими уделено, нужно произвести максимум впечатлений. В этом помогут 3 вещи:

- зайти на сайт организации инвестора (список инвестируемых компаний, биографии всех, с кем придётся встречаться)

- наличие визитной карточки для обратной связи с вами

- внешний вид (спросить у контактного лица)

Презентация будет воспринята лучше, если вы установите контакт с инвестором – общие интересы, хобби и прочее.

Подобные точки соприкосновения обозначить в начале презентации; найти через общих друзей, партнёров и прочее.

Узнать: что больше всего интересует инвесторов?

Цель: не только заставить поверить но и показать как вы намерены осуждать свой БП.

Люди, которые помогут добиться успеха в БП – ваша помощь – подчеркнуть их знание и опыт.

Если у вас нет коллектива, вы на ранней стадии становления, то достаточно упомянуть кого вы собираетесь привлечь для реализации своего проекта.

Иногда отсутствие исполнителей может оказаться на вашей стороне. Если инвестор заинтересуется вашим БП сам может предложить кандидатуры для потенциального сотрудничества, т.к. ему самому нужны «свои люди» для получения информации.

В рамках презентации БП нужно показать инвестору то что вы соответствуете его плану. Многие инвесторы вкладывают средства только в определённые отрасли/ географические районы. Будьте готовы показать как ваше предприятие этому соответствует.

Обозначьте связь между вашим проектом и уже готовыми инвестициями вкладчика что лучше сделать в самом начале презентации.

Перед тем, как войти в аудиторию, имейте в виду, какая сумма и на какой срок вам необходима. Для инвестора важно знать:

- сроки выхода проекта на рынок

- какой % компаний (физ-юридич лицах) станут постоянными клиентами

- сколько людей будет в штате

- какова будет прибыль

- возможные потери

наглядные пособия – лучше слайды

1. резюме – краткий обзор проекта (существенная информация: чем вы занимаетесь, с кем связаны, какова доля на рынке, к какому сроку и как вы разрастетесь, чем вы отличаетесь от конкурентов). Основной слайд презентации – все, что необходимо знать инвестору на тот случай, если вам не удастся показать остальные слайды.

2. Команда исполнителей (ключевые сотрудники, их опыт включить в проект комиссию экспертов, успешных людей в отрасли в качестве консультантов, что помогает убедить инвестора)

3. решения (какие проблемы клиента решает ваш продукт, услуга)

4. финансовый аспект (прибыль, затраты и другие функции денежных средств)

5. таблица капитализации (нынешняя финансовая составляющая вашей организации, кто когда и по какому % инвестировал ваше предприятие; какими активами вы обладаете)

6. информация и рынке (ваш потенциальный клиент)

7. информация о конкурентах (нынешние потенциальные конкуренты, кто их финансирует их капитал и прочее)

8. ценность предложения (коммерческая привлекательность для потенциальных покупателей)

9. технология (рассказать о преимуществах продукта, желательно ограничиться 1 слайдом, можно до 3)

10. как будет распределяться продукт на рынке

11. потенциальные партнёры – пути отхода (кто может быть заинтересован в покупке нашей компании или проекта)

12. финансирование (реальные цифры – не больше, но и не меньше)

*Особенности презентации БП для руководства нашей компании: если мы хотим увеличить шансы на принятие нашего плана руководством, то целесообразно заранее представить его ключевым сотрудникам и руководителям, желательно один на один, за несколько дней до официальной презентации.

Если вы сумеете заранее убедить несколько человек (ключевых фигур), то последующая презентация будет носить чисто формальный характер.

Для составления БП нужно учитывать внутреннюю культуру организации, её философию, ценности – показать: как БП будет способствовать выполнению миссии компании.

БП будет успешнее, если вы используете фразы, популярные среди высшего руководства – корпоративный язык.

В отличие от инвесторов, где о финансах мы говорили в конце, при презентации руководству этот пункт – один из основных, уклон в сторону финансовых аспектов. Заранее просчитайте затраты, прибыли.

*основные ошибки при презентации БП:

1. игнорирование клиента – поговорите с потребителем

2. опоздание

3. слишком много второстепенной информации (разговор с инвестором не равен разговору с клиентом)

клиент – полный рассказ о свойствах и преимуществах

инвестор – каким образом предприятие добьется успеха, какой доход будет получен, как быстро вернуться деньги (техническая сторона им не интересна, поэтому не нужно её описывать)

4. исподготовленность и вопросы – уметь досконально объяснить всё; то как вы держитесь отвечая на вопросы, так же важно как создание самих ответов

5. не пытайтесь включать демонстрацию своей продукции в презентации (если демонстрация не удастся, то презентация БП обречена) если всё же хотите показать вашу продукцию, используйте имитацию, видео, фото.

6. неточная информация о количестве отведённого для вас времени – нужно не менее 30 минут

7. неправильное распределение времени (неверная структура презентации) Важно оставить время на вопросы

8. неподкреплённые предположения (каждый БП содержит предположения о финансовых вопросах, размере рынка, сроках разработки продукта, дата полного вывода на рынок и прочее) Вы должны быть готовы защищать свои предположения.

9. игнорирование обратной связи с аудиторией (если ваша аудитория выглядит скучающей) непонимающей, надо ли продолжать выступление по намеченному плану? Не нужно ли скорректировать презентацию на основе обратной связи.

Важно! Спросить есть ли вопросы!!!