Ответная реакция аудитории.

Анализ аудитории.

Аудитория- базовый элемент презентации, т.к. именно для неё делается презентация. Определение размера аудитории ( малая группа до 12 человек)

При анализе аудитории:

? будет ли аудитория благоприятно, безразлично, негативно настроена

? заботят ли их темы, через которые вы их будете убеждать

? какой в аудитории уровень понимания, образованности

? сколько аудитория знает о том, что вы собираетесь им презентовать

? знают ли или уважают ли люди вас

Нужно выяснить: есть ли в аудитории политические, религиозные, профессиональные предубеждения. Проанализировать соотношение мужчин и женщин, возраст, отношение к опред. социальным и этническим группам, профессиональные аспекты деятельности. Так же нужно выяснить зачем люди пришли на презентацию. Определить отношение публики к предмету презентации, т.е. заинтересована она или равнодушна, как она реагировала на презентацию подобного рода в прошлом. Какие стороны предмета и в каком свете нужно показать данной аудитории.

Необходимо определить настроение публики на момент презентации. Нужно определить какой способ преподнесение информации будет наиболее эффективным, выгодным, и произведёт наибольшее впечатление на публику.

- предоставление технической информации, статистики, исторические справки, и пр.

Желательно предугадать реакцию публики на презентацию, смоделировать изученную ситуацию и попытаться действовать в таких условиях. Необходимо предугадать вопросы и уточнения со стороны аудитории.

Разработка плана презентации.

Для достижения максимального эффекта и наличие целей после анализа аудитории, нужно приступить к разработке плана презентации. Это не просто написание текста.

Шаг 1: определение главной идеи, вокруг которой будет строиться вся презентация.

- связь с объектом ; стержень в презентации, на который присутствующие будут «нанизывать» получаемую информацию.

! задача: разработать такую идею, чтобы сделать информацию интересной для аудитории и сделать объект презентацию таким же интересным, как он интересен вам.

Необходимо сформулировать главную цель в одно предложение; с хорошей главной идеей можно приступить к планированию времени и структуры вашего выступления.

Шаг 2: Структура должна быть связана с целью, аудиторией, предметом презентации и с отведенным для выступления временем.

Если 10 минут и менее, то нужно уместить основные пункты и выдержки в это время.

План

Основная часть- главные аспекты предмета

Заключение – основные тезисы, главная мысль

Более длинные презентации должны быть организованы как отчёты. Если цель- развлечь, мотивировать, информировать, можно использовать порядок изложения информации в зависимости от ситуации, жёсткой структуры здесь нет, но есть логика.

При составлении презентации важно лимитировать количество основных пунктов и мыслей, их должно быть достаточно, но не более 3-4, независимо от времени выступления ( чтобы удержать внимание публики)

Время презентации часто ограничено, важно научиться презентовать так, чтобы оставить в презентации лишь главное, сэкономив время своё и других.

Как только есть структура, можно работать со временем. Средний человек говорит 100-120 слов в минуту.

Необходимо рассказать о трёх основных пунктах ( 10 мин).

2 минуты- поверхностное объяснение каждого пункта и делаем вступление и заключение по 2 минуты.

Презентации (1 час)

Вступление – 5 минут, 30-40 минут- подробная информация по каждому из трёх пунктов.

Заключение- 5 минут

Остальное время – работа с аудиторией, обратная связь, вопросы.

Выбор стиля презентации.

Другой важный элемент подготовки и планирования презентации – выбор подходящего стиля ( зависит от многих условий).

Если формальное содержание, то и само выступление тоже должно быть формальным, но если при этом все присутствующие знакомы и их количество ограничено, то разрешается несколько отступить от формального характера речи для нужного восприятия презентации.

Если большая аудитория с незнакомыми людьми, а сама презентация очень важна, то необходимо установить формальную атмосферу. Лучше посадить людей рядами, показывать слайды и различные фильмы для поддержания смысла вашей речи.

Формальность устанавливается дистанцией между аудиторией и выступающим- как психологической так и физической.

Вступление.

Многое нужно сделать и понять:

1. определить настроение аудитории, интерес к теме. Подготовить людей к презентации ( привлечь интерес публики). 5 возможных путей для привлечения и сохранения внимания к презентации:

а) использование юмора

б) рассказать историю из жизни

в) построить выступление вокруг яркого примера

г) задать вопрос в аудиторию

д) можно привести интересную статистику, так как люди любят различные подробности.

2. вступление, кроме названия предмета презентации, должно включать личные данные презентующего ( ФИО; степень включённости в тему- должность, статус, и прочее)

3. как только установлена связь с аудиторией, можно переходить к основной части.

Основная часть.

3-4 основных пункта, иначе аудитория не воспринимает презентацию адекватно.

Чем дольше презентация, тем больше фактов и мыслей мы даём аудитории, тем сложнее публика воспринимает презентацию.

При переходе от одного главного пункта к другому, необходимо повторять кратко основную мысль.

В больших презентациях лучше избегать сложных словесных конструкций, стремиться к простоте изложения.

Заключение.

! Ошибка- скомканное заключение после хорошей основной части; заключение так же важно, как и все части. На него нужно отвести от 10 до 20 % от времени всей презентации.

Заключение зависит от состояния аудитории.

Мы должны кратко повторить основные мысли выступления. Если цель презентации кого то убедить, то мы делаем заключение в виде повтора основных аргументов ( пункты плюс аргументы). Если цель мотивирование или информирование, то хорошо закончить девизом.

! Обязательно- на позитивной ноте, запоминающиеся последние слова.

Альтернатива: заканчивание презентации вопросом; действенно покинуть аудиторию, оставив её в раздумье.

Во время заключения не должно выставляться новых тезисов и идей.

Работа с аудиторией.

Несмотря на то что мы должны постоянно работать с аудиторией, то обязательно необходимо оставить время на вопросы аудитории.

Если цель мотивирование и информирование, то можно не готовиться особо к этой части.

Если цель- убеждение, то должны тщательно подготовиться, оставив примерно 20 % времени.

Если аудитория знакомая, то можно разрешить задавать вопросы с места по ходу презентации.

При подготовке к этой части выступления необходимо попытаться предугадать возможные вопросы и подготовить ответы.

Если вопросов нет, то можно самому подготовить ответы на возможные вопросы ( Вам было бы интересно знать, что… и прочее).

Именно эта часть помогает понять дошла ли и была ли воспринята информация аудиторией.

Правила ответов на вопросы:

1. не игнорировать вопросы ( можно ответить в будущем)

2. не позволять задающему вопрос становится оратором ( лучше прервать, иначе потеря контроля над аудиторией)

3. не давать слишком развёрнутого ответа – четко, кратко, ясно.

Использование наглядных пособий и материалов.

Большинство формальных презентаций включают в себя использование наглядных пособий.

Наглядные пособия нравятся как профессиональным презентаторам, так и новичкам, так как помогают отвлечь внимание аудитории от выступающего.

Есть два основных типа наглядных пособий:

-текстовое ( призванное помогать следить за ходом презентации)

-графическое ( исследование главных пунктов выступления, создание более глубокого впечатления о презентации, помогают запоминанию)

Пособия, любые, должны быть предельно просты – зрители не могут одновременно слушать выступление и анализировать пособие.

1. нужно удостовериться, что все видят наглядное пособие.

2. нужно сделать паузу для небольшого осмотра пособия, прочтения и понятия смысла, прежде чем продолжать речь.

3. одно наглядное пособие – одна идея.

4. наглядные пособия должны исследовать только главные пункты.

5. не демонстрировать то, что может конфликтовать с тем, о чём вы говорите.

6. не стоит читать то, что есть в пособие от и до, лучше перефразировать и дополнить.

7. когда закончена одна идея, то лучше избрать и пособие, соответствующее ей.

8. наглядные пособия заполняют, а не перебивают презентацию.

Средства наглядных пособий:

1. тексты (план выступления, чтобы аудитория смогла следить; хороши для небольшой аудитории, которая активно участвуют в процессе)

2. доски ( когда выступление адресовано небольшой группе, ограничен бюджет, но мы хотим показать каждую свою идею; как пережиток прошлого, может отвлекать)

3. диаграммы ( несколько штук в зависимости от пунктов; эффективны когда просты и ярки, нельзя помещать больше 4 графиков на одну диаграмму)

4. проекторы ( помогает богато иллюстрировать речь, удобны в использовании)

5. слайды ( содержанием слайдов могут быть тексты, диаграммы, графики, схемы, картинки, фото; если нужно создать формальную и профессиональную атмосферу, то слайды лучший способ).

Вид речи в презентации.

1. запоминание ( мало сторонников, не надо учить)

2. чтение ( очень важная и формальная презентация, без взаимодействия с публикой, то приемлемо чтение)

3. речь с использованием заметок ( с использованием короткого текста –эффективна, легка в приготовлении и проведении; без потери контакта с аудиторией, становится более гибким, приспособление к ситуации, делается более интересная и запоминающаяся речь).

4. спонтанная речь.

Личность оратора.

Аудитория оценивает выступающего, лишь затем презентацию.

1 план – стиль общения с аудиторией

2 план – презентация

Слушатели оценят как вы:

1. организуете информацию

2. объясняете сложные темы

3. степень уверенности в себе

4. способность владеть вниманием аудитории

5. умение держаться при ответе на вопросы

Результат успешной презентации сводится к следующим правилам:

1. будьте самим собой ( идеальных презентаторов не существует, для того чтобы казаться таким нужно говорить чётко, уверенно, доступно)

2. не воспринимать аудиторию как врага ( если во время презентации вы испытываете стресс, то дело в вас, а не в аудитории)

20 % - либо обожают, либо ненавидят

80 % равнодушны.

3. необязательно добиваться совершенства, чтобы иметь успех, идеализирование – самоцель.

4. юмор

5. подготовка – легкость выступления

Группы факторов( по степени подготовки )

1. неоратор (испытывает страх при мысли о выступлении и находит любые отговорки, чтобы этого не делать; избегает выступления на публике любой ценой)

2. оратор поневоле ( принимают предложение выступать, но неохотно; понимают, что должны уметь представить свои идеи, чтобы добиваться успеха, и именно это заставляет их выступать; страх уже не парализует, но уже не сковывает; можно подняться выше, но нужно больше практики)

3. растущий оратор ( страх не препятствие, с досадой воспринимают напряжение, которое испытывают, но это напряжение уже не мешает им выступать; делают презентации часто, чётко формируют свои мысли, чувствуя себя уверенно перед аудиторией.

4. мастер презентации ( выступление перед публикой стимулирует, они хотят показать себя и представить свои идеи, обладают способностью вдохновлять, мотивировать, убеждать)

Что нужно сделать, чтобы стать увереннее?

1. сконцентрировать внимание не на абстрактном, а на реальной ситуации вокруг- избавление от негативного ощущения и держать свои эмоции под контролем

2. разминка – необходима перед выступлением, тип зависит от обстоятельств

! Лучший способ произвести впечатление уверенного человека, даже если сильно нервничаешь, держаться спокойно и авторитетно, показывая, что ситуация под контролем.

1. вера в себя, уверенность- осознание собственной значимости и того что вы можете презентовать другим что то новое и интересное

2. ощущение того что вы хорошо выглядите ( тщательная подготовка)

3. умение расслабиться

4. чье то одобрение

5. свободное знание темы выступления

6. осведомлённость о сценарии мероприятия и о вашем месте в нём

7. знакомство с обстановкой

8. время, которое вас не подгоняет

9. конкурент

Что делать если во время выступления вы допустили ошибку?

· Не суетиться, не надо заострять внимание, мы не можем однако вводить людей в заблуждение, просто исправляем ошибку

· Не надо заучивать текст наизусть; заранее проговорить все незнакомые и труднопроизносимые слова и фразы, чтобы выступая говорить без запинки; во время репетиции заглядывайте в свои записи, чтобы знать что и где в них находится; составляйте записи привычным для вас образом, это помогает не сбиться, либо быстро сориентироваться; в записях фактические данные, сведения, детали лучше записывать без сокращений; если забыли какое то слово, лучше подобрать синоним, а не пытаться вспомнить ( если презентация идёт в неформальном виде, то можно обратиться к аудитории за помощью)

· Если вы чем то обидели аудиторию, достаточно признать, что вышло неловко, подчеркнуть что никого не хотели обидеть, извинениями увлекаться не стоит, лучше извиниться в частном порядке после окончания презентации.

! Чтобы добиться положительного результата в презентации важно правильно начать и завершить презентацию – нужно правильно появиться и уйти.

Если объявили вас, то не надо бежать сломя голову, это - то последнее время, когда вам можно сосредоточиться.

Начало, выход

1. хорошо прикусить кончик языка, чтобы появилась слюна

2. проверить записи; поставить палец, ручку к началу текста

3. визуальный контакт

4. начать с доброй положительной ноты

5. первые слова выступления произносить не подглядывая в записи

Уход

Ваши заключительные слова должны звучать уверенно, чтобы оставить положительный эффект от презентации перед тем, как покинуть аудиторию, посмотрите на присутствующих и улыбнитесь. Дойдя до конца презентации и произнеся заключительные слова , не позволяйте себе торопиться- заключительные слова произносить не заглядывая в записи.

Даже если вы рады, что все закончилось, не показывайте, что чувствуете облегчение – это непрофессионально; выдержите небольшую паузу, поблагодарите аудиторию за внимание, за аплодисменты, спросите есть ли вопросы и уточнения. Затем собирайте бумаги и держа бумаги в одной руке, занимайте место, не говорите на ходу.

Внешний вид.

Во время презентации внешний вид даёт возможность усилить воздействие на аудиторию.

Если аудитории во время презентации станет скучно, то она займётся критикой вашего внешнего вида.

Перед презентацией для определения внешнего вида: заранее решить насколько неформальной может быть ваша одежда; выбирайте такую одежду, которая гармонична стилю и содержанию презентации. Официальность достигается спокойными тонами, без использования различных шарфов, платков и других ярких аксессуаров. В одежде избегайте деталей, которые будут отвлекать аудиторию от того, что вы говорите; одежда должна быть удобной, чтобы вы могли передвигаться и желательно не потеть; презентация не время для примерки нового гардероба, особенно обуви.

Если в презентации вы проповедуете радикальные идеи, лучше смягчить выступлением консервативную публику. Желательно проверить фон, на котором вы будете выступать - главное чтобы с ним не сливаться.

Слишком яркая одежда или броский стиль могут затмить ваше выступление.

Выступая перед небольшой аудиторией позаботьтесь о том, чтобы ваш внешний вид излучал спокойствие, т.к. агрессивность стиля недопустима, особенно при близком контакте с аудиторией.

Ваше тело должно быть вовлечено в презентацию:

1. естественность жестов (спонтанная и естественная жестикуляция придаёт презентации больше выразительности)

*все движения руками должны совершаться ниже уровня плеч ( исключение: выступление перед огромной аудиторией, для привлечения внимания)

2. визуальный контакт ( 2-3 человека, во время презентации встретиться глазами со всеми)

3. выражения лица ( открытое и дружелюбное, не говорить сквозь зубы и с нахмуренным лбом)

4. движение по направлению к аудитории и не от неё ( если пятиться назад то неуверённость)

5.своё базовое место

Можно использовать движения или жесты, чтобы придать последовательность (например, с одной стороны…с другой стороны…)

Двигаясь и меняя положение, мы имеем дополнительное время для обдумывания.

Репетиция выступления.

Практика – залог успеха любой презентации, необходимо репетировать, упражняться перед выступлением. Начать подготовку к презентации нужно минимум за 2 дня до презентации.

Репетиция – это проведение презентации, желательно в одиночестве, от начала и до конца, с использованием тех же карточек, заметок, документов, которыми вы будете пользоваться на презентации.

В последний день – 3 раза как минимум, непосредственно утром – ещё раз.

Против

Теряется собственный, естественный стиль презентации из-за постоянного повторения (метод «без репетиций» для очень! профессиональных людей).

За

+ повторение содержания с учётом времени, использованием реквизита придаёт уверенности

+ проговаривание слов, отработка движений, привыкание к новому помещению –появление чувства контроля

+ возможность проверить проблемные места, подготовиться к различным неожиданностям

+ добиться лёгкости в изложении материала

Можно провести генеральную репетицию – прогон с использованием всех реквизитов; желательно в помещении где будет презентация, познакомиться с техническими специалистами.

Ответная реакция аудитории.

Существует много способов выяснения ОРА; что является особо важным.

При выяснении ОРА вопросы должны быть сформулированы максимально корректно, понятно.

Можно попросить коллег предоставить вам оценку за презентацию, например, за техническое достоинство, за эффективность и прочее.

В идеале ОРА должна быть и дана и воспринята в конструктивном русле.

- спокойно без агрессии

- высказана прямо в глаза, а не передана через посредников

- аргументирована на основе наблюдения за аспектами проведения презентации