Типичные нарушения при осуществлении аудита расчета с подотчетными лицами

Ход проверки.

Аудитору необходимо получить подтверждение прав собственности предприятия на объекты ОС. Для этого ему должны быть предоставлены договоры на создание, приобретение, передачу ОС, свидетельства о регистрации сделок.

При проверке условий хранения и эксплуатации ОС необходимо провести осмотр производственных помещений, опроса сотрудников предприятия, изучение системы охраны ОС. Должны быть присвоены инвентарные номера, техническая документация, закрепление за материально-ответственными лицами.

Поступление ОС должно быть проверено с точки зрения законности, целесообразности, правильности отражения в учете.

По операциям выбытия ОС проверяют:

- причины выбытия ОС, их техническое состояние и комплектность, степень изношенности, законность списания, наличие акта на дефектность, полноту оприходования полезных материалов от списания, обоснованность списания ОС, которые можно использовать на личные цели.

Аудитор проверяет правильность начисления амортизации, для этого аудитор должен получить перечень основных средств, по которым применяются особые способы начисления:

- по которым амортизация не начисляется (по жилищному фонду, земельным участкам, объектам природопользования)

- по которым применяется ускоренная амортизация

- с истекшими сроками эксплуатации

- по которым начисление амортизации приостановлено (консервация более 3 мес)

Типичные ошибки: использование неунифицированных форм документооборота операций по учету ОС; неправильное определение первоначальной стоимости ОС; начисление амортизации по полностью амортизированным средствам; несвоевременное оприходование ОС; неправильная корреспонденция счетов и др.

Аудит формирования уставного капитала (УК)

и учредительных документов

Цель – формирование мнения о достоверности информации, содержащейся в бухгалтерской отчетности, о состоянии УК, а также соответствии учредительных документов законодательству.

Источники информации – Устав предприятия,

-зарегистрированные изменения в учредительных документах,

- свид-во орегистрации юр.лица,

- протоколы собраний акционеров

- реестр акционеров

- лицензии

- переписка с учредителями

- первичные документы по формированию уставного капитала (платежные поручения, ПКО, выписки банка, акты на оприходование имущества, внесенного всчет вклада в уставный капитал, накладные и др.)

- регистры синтетического и аналитического учета по счетам 80 и 75;

- главная книга

- бух. отчетность.

Направления проверки:

- Подтверждение юридических оснований на право функционирования экономического субъекта;

-проверка наличия и формы учредительных документов;

- проверка соответствия содержания учредительных документов требованиям законодательства;

- проверка законности видов деятельности;

- проверка денежной оценки стоимости имущества, вносимого в счет вклада в УК;

- проверка соответствия размера УК данным в учредительных документах и законодательству РФ;

- проверка полноты и правильности формирования УК;

- проверка обоснованности изменений УК;

- подтверждение достоверности бухотчетности по величине УК, задолженности учредителей, задолженности учредителям по выплате ливидендов.

Типичные ошибки:

- Кредитовый остаток счета 80 в Главной книге и Балансе не соответствует заявленной сумме уставного капитала в учредительных документах;

- деятельность без наличия лицензии;

- невнесение или неполное внесение учредителями долей в УК;

- несвоевременное оформление приема или выбытия учредителей;

- др.

Аудит кассовых операций

    Цель – выражение мнения о достоверности информации о кассовых операциях, содержащейся в бухотчетности.

       Источники информации:

- Кассовая книга

- ПКО

- РКО

- журнал регистрации депонированных сумм

- отчет кассира с приложенными оправдательными документами (счетами, проездными билетами, квитанциями и др.)

- платежные ведомости;

- чековые денежные книжки;

- акты инвентаризации денежных средств;

- Главная книга

- Бухгалтерский баланс

 - Отчет о движении денежныхсредств

       Кассовые операции целесообразно проверять сплошным способом в следующей последовательности:

- наличие договора с кассиром о полной материальной ответственности;

- инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств (техническая оснащенность, сигнализация, транспортировка денег, хранение ключей от сейфа);

- проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств путем сопоставления сумм в выписках банка с ПКО и кассовой книгой;

- проверка правильности списания денег в расход и целевого использования (сличение сумм в корешках чеков, в РКО, в платежных ведомостях и др.);

- проверка соблюдения лимита остатка наличных денег в кассе

- проверка соблюдения предельного размера расчетов наличными деньгами с юр.лицами (100 тыс. руб. по одной сделке);

- проверка правильности отражения операций на счетах бухучета.

- аудитор проверяет, применяются ли для оформления кассовых операций унифицированные формы и содержат ли они все обязательные реквизиты;

- проверяется наличие и подлинность на кассовых документах подписей должностных лиц; 

- обеспечивается ли сохранность денег при доставке из банка;

- не назначаются ли на должность кассира лица, ранее привлекаемые к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость которых не погашена, психическими заболеваниями, страдающие хроническими заболеваниями, злоупотребляющие спиртными напитками; 

Типичные ошибки:

-Ничем не замаскированное прямое хищение денежных средств;

- хищение денежных средств, маскируемое различными расписками должностных лиц предприятия,

- неоприходование или присвоение поступивших сумм из банка;

 - повторное исполнение одних и тех же документов для списания денег по кассе;

 - излишнее списание денег по подложным документам;

- присвоение депонированной заработной платы;

- превышение лимита хранения денег в кассе.

Аудит расчетов с подотчетными лицами

Целью аудита с подотчетными лицами является соблюдения законодательства в области расчетов с подотчетными лицами.

Задачами аудита расчетов с подотчетными лицами является:

• Изучение соответствующей документации по расчетам с подотчетными лицами;
• Подтверждение правильности оформления и отражение в учете всех операций с подотчетными лицами;
• Выражение достоверного мнения по операциям с подотчетными лицами.

Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап проверки является достаточно трудоемким, несмотря на то что сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры их проверки просты.

К основным документам, регулирующим расчеты с подотчетными лицами, относятся следующие:

1. План-счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению (Приказ МФ РФ № 94н от 31 октября 2000 г.).

2. Налоговый кодекс Российской Федерации (гл. 21, 23, 24, 25).

3. Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (Приказ ЦБ РФ № 62 от 25 июня 1997 г., ред. от 20 августа 2002 г.).

4. Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации

5. Размеры предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран

 Источники информации:

-Авансовые отчеты;

- Журнал регистрации авансовых отчетов;

Направления проверки:

- проверка соответствия подотчетных лиц, получающих наличные деньги их кассы на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.

 -- проверка получения подотчетных сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

-- проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям, на которые они выданы.

-- наличие подотчетных лиц в штате предприятия.

-- проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия. В случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан подоходный налог, а также начислены все соц. фонды.

-- проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

 -- проверка наличия приказов о направлении работников в командировку.

-- проверка правильности возмещения командировочных расходов. Нормы возмещения командировочных расходов определяются в соответствие с нормативными документами, действующими на период действия командировки (вспомнить, сколько сейчас):

 -- проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

 -- проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенными подотчетным лицами материальным ценностям. НДС выделяется и относится на счет 19 лишь при покупке ТМЦ у организаций оптовой торговли при наличии приходного кассового ордера, накладной и счета-фактуры с выделенной отдельной строкой НДС При покупки ТМЦ в розничной торговой сети суммы НДС не выделяются и относятся на себестоимость вместе с их стоимостью.

 -- проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

 -- проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7.

Типичные нарушения при осуществлении аудита расчета с подотчетными лицами

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм: .1) Отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетным средств; 2). В приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения; 3) Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы; 4) Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия; 5) Выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам; 6) Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия; 7) Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы; 8) Допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому;

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов: 1) Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку; 2) Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке; 3) Несоблюдение установленных норм командировочных расходов; 4) Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм; 5) Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;

3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов: 1). Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм; 2) Некорректное выделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов;

4. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами: 1) Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами; 2) Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода; 3) Журнал-ордер № 7 ведется не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме одновременно; 4) Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 или других регистрах;

5. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов

Нарушения, связанные с несоблюдением порядка выдачи денег под отчет возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. В соответствие с которым, выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому.

Нарушения, связанные с неправильным оформлением авансовых отчетов, которые выражаются в том, что к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетны средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся: наименование документа; дата составления документа; наименование организации, составившей документ; содержание хозяйственной операции; денежные и натуральные измерители хозяйственной операции; наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы;

Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные.

При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средства, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

Ошибка: бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

На основании этого Положения даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовыми ордерам и т.п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм.

Противоречие в указанных датах свидетельствует о следующих фактах: в первом случае - об отсутствии (недостоверности) первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм; во втором - о возмещении организацией затрат своих работников.