Требования по составлению отчета

По результатам прохождения учебной архивной практики заполняется дневник (см. приложение А) и составляется отчет (см. приложение В), которые являются индивидуальными документами, средствами учета и контроля деятельности студентов в период практики. Записи в дневнике должны вестись ежедневно и содержать краткий перечень работ, выполненных за день. По окончании практики дневник заверяется подписью должностного лица и печатью организации.

Все документы, собранные во время практики, следует включать в отчет о выполненной работе в раздел «приложения». В тексте отчета должны быть ссылки на соответствующее приложение с указанием его порядкового номера. На последней странице отчета ставится дата и личная подпись студента. Оформление отчета производится в соответствии с требованиями, предъявляемыми к составлению учебной документации. Объем отчета не должен превышать 20 страниц (шрифт – TimesNewRoman, обычный, 14 пт, междустрочный интервал – полуторный, поля страницы: левое – 30 мм, правое – 10 мм, верхнее и нижнее – 20 мм). Образец титульного листа приведен в приложении.

Отчет проверяется руководителем практики, дается заключение о качестве отчета и допуске его к защите.

Отчет включает следующие разделы: содержание, краткая информация об истории и структуре организации; структура и функции архива; документы, регламентирующие работу с документами в архиве; заключение, приложения.

В зависимости от состава и размеров фондов архива места прохождения практики возможны следующие разделы:

Содержание.

В разделе 1 «Ознакомление с деятельностью государственного архива»необходимо отразить историю появления и развития архивных учреждений в ЛНР. Законодательное обеспечение архивного дела, постановка архивного дела в республике. Сеть государственных архивов. Знакомство с историей, организацией, структурой и функциями государственного архива, составом и содержанием его документов, характеристикой научно-информационной деятельностии научно-справочного аппарата. Ознакомление студентов с правилами внутреннего распорядка и пожарной безопасностив архивах. Экскурсия по архиву и архивохранилищу (ознакомление с режимом хранения документов, порядком хранения и размещения документов в архивохранилищах). Ознакомление с особенностями делопроизводства архивного учреждения.

Данный раздел практики является первым в ходе ее проведения. Происходит знакомство с руководством государственного архива, составляют план прохождения практики и начинают вести дневник практики. Работникам архива, принимающего практикантов, рекомендуется проведение лекционных занятий по истории архивных учреждений России, специфике и направлениям деятельности конкретного государственного архива (современное название архива, прежнее название, профиль архива, хронологические рамки документов архива, количество фондов в архиве, количество единиц хранения в нем, на каких носителях зафиксирована информация, фонды каких учреждений и предприятий хранятся в нем, какие сферы жизни государства и общества нашли отражение в документах архива, историю какого региона отражают документы архива). Практикантам предоставляется также возможность ознакомиться с документами по организации делопроизводства в архиве: номенклатурой дел, положением о государственном архиве и с положениями об отделах архива, с должностными инструкциямиего работников.

В разделе 2 «Изучение комплектования архива» должны быть рассмотрены источники комплектования архива. Комплектование государственного архива. Два списка источников комплектования. Депозитарное хранение документов. Работа экспертно-проверочной комиссии. Осуществление контроля со стороны архивных учреждений за сохранностью документов, подлежащих сдаче в государственные архивы и своевременным поступлением их на государственное хранение. Передача документов организаций, учреждений и предприятий государственному архиву. Образование новых фондов. Образование и систематизация фондов личного происхождения.

В ходе практики студенты должны ознакомиться с работой отдела, занимающегося комплектованием, с работой ЭПК, документацией, которая составляется в данном отделе. Получить представление о принципах формирования списков № 1 и № 2 государственного архива, его фондообразователях, о системе депозитарного хранения документов. Кроме того, при наличии такой возможности, они участвуют в процессе передаче документов государственному архиву.

В разделе 3 «Изучение обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов» приводятся примеры организации хранения документов, работы по созданию страхового фонда, деятельности сотрудников отдела учета и архивохранилища, учета документов в государственных архивах. Составление учетной документации, условия и правила проверки наличия и состояния документов в архиве.

Режимы хранения документов в архиве (световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический, охранный), оборудование архивохранилищ, размещение документов в архивохранилище, основные виды обработки документов (дезинфекция, реставрационно-консервационная обработка, фотореставрация документов и др.).

Будучи теоретически знакомы с правилами учета и хранения документов в архиве, практиканты (при наличии возможности) работают с учетными документами архива: книгой учета поступлений, книгой учета поступлений страхового фонда, списком фондов, архивной описью и др. При наличии в архиве описей, актов, номенклатур дел, поступивших от организаций и предприятий, выявляют типичные ошибки в составлении и оформлении данных учетных документов. Практиканты принимают также участие в размещении и перемещении дел в архивохранилище, в выемке и вкладке дел, в санитарной обработке помещений.

В разделе 4 «Изучение научно-справочного аппарата архива» указать базу данных государственного архива и структуру архивных справочников. Виды архивных описей, система каталогов, структура путеводителя и содержание каждой его части, особенности составления и содержания обзоров архивных документов, архивных указателей, архивных исторических справок, архивных описаний документов и дел. Информатизация архивного дела, ее цель и основные направления, содержание базы данныхархива и программы для базы данных.

При знакомстве с архивными справочниками практикант анализирует их наличие, особенности составления и оформления. Особое внимание уделяется базовому архивному справочнику – описи, как основе системы архивного научно-справочного аппарата. Подробно анализируется путеводитель архива – с точки зрения его структуры и содержания, а также полезности и информативности для пользователя. Студент должен освоить на этом этапе практики описание документов на каталожных карточках, редактирование и индексирование карточек в соответствии с единой системой классификации, их тематизацию и введение в каталог, научиться выявлять документы по описи и оформлять требования на оформленные дела. Он принимает также участие в составлении электронных баз данных.

В разделе 5 «Изучение работы по использованию документов архива»излагаются основные направления, цели и формы использования документов архива, требования к работе по использованию архивных документов, основы и этапы поиска документной информации. Работа отдела использования документов: подготовка археографических и иных публикаций, выполнение запросов, организация выставок документов, подготовка материала для радио и телепередач и иные виды деятельности.

Практиканты получают представление о том, как государственный архив осуществляет информационное обеспечение пользователей, о формах использования документов, о порядке исполнения тематических, генеалогических и социально-правовых запросов, знакомятся со сроками исполнения запросов и видами ответов на них, с порядком работы читального зала архива и документированием работы пользователя. Важным моментом является изучение учета всех форм использования как элемента научной организации использования документов в архиве.

В «Заключении» студент подводит итог и делает основные выводы о прохождении практики.

Подведение итогов практики

Для оформления дневника и отчета по учебной архивной практике выделяется два дня. По окончании практики студент сдает зачет (защищает отчет), при этом учитывается уровень выполненной и оформленной работы, характеристика данная руководителем практики от организации. Результаты защиты проставляются в экзаменационную ведомость и зачетную книжку.

Студент, не выполнивший программу практики или получивший отрицательный отзыв о работе или неудовлетворительную оценку при защите отчета, направляется на повторное прохождение практики в период студенческих каникул. В случае повторного незачета практики может быть поставлен вопрос об отчислении студента из высшего учебного заведения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Прохождение производственной практики в различных организациях призвано помочь студентам научиться применять в своей профессиональной деятельности теоретические знания, полученные в ходе предшествующего обучения. При этом очень важно учиться устанавливать деловые контакты, налаживать взаимоотношения с коллегами. Следует стремиться постоянно демонстрировать высокую культуру работы с документами. Это правило необходимо помнить как при работе с документами организации-базы практики, так и при оформлении документов практики