Факторы повышения эффективности коммуникаций

Повышение эффективности деловых коммуникаций является важным источником конкурентного преимущества организации. Уменьшение любых коммуникативных барьеров повышает эффект коммуникаций, и, если затраты на проведенные мероприятия относительно невелики, повышает и финансовую эффективность коммуникаций.

Эффективность внутриорганизационной коммуникации зависит от множества факторов, которые могут быть подразделены на две большие группы – индивидуальные и организационные.

Индивидуальные факторы повышения эффективности коммуникаций – это факторы, связанные с сотрудниками организации, их способностью и мотивацией участвовать в коммуникациях и достигать цели коммуникации, а также с уменьшением межличностных коммуникационных барьеров.

К индивидуальным факторам повышения эффективности коммуникаций можно отнести:

– повышение коммуникативной компетентности сотрудников;

– выбор коммуникантом наиболее подходящего межличностного канала (табл. 9.1);

– близкие установки и знания у источника и адресата, например, Давид Берлоутверждает, успех коммуникации определяется совпадением установок и знаний у источника и адресата. Практика управления подтверждает этот вывод.

Организационные факторы повышения эффективности коммуникаций – факторы, связанные со структурой и процессами в организации.

К организационным факторам повышения эффективности коммуникаций Мескон, Альберт, Хедоури относят:

– регулирование информационных потоков, как во взаимодействии организации с внешней средой, так и внутри организации; при этом следует помнить, что факторы внешней среды, влияющие на деятельность организации, определяют внешние коммуникационные потребности организации, но и в то же время происходящие внутри организации обсуждения, собрания, телефонные переговоры, отправляемые служебные записки и отчеты во многом являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением;

– создание систем обратной связи, в том числе управленческие действия, способствующие формированию восходящих и боковых (горизонтальных) ветвей информационного обмена, созданию систем сбора предложений; выполняют функцию оповещения руководства о том, что делается на низших уровнях, о текущих или назревающих проблемах, предлагает возможные варианты исправления положения дел; например, создание групп сотрудников, которые регулярно собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей; обмен информацией но восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок;

– рассылку материалов информативного характера для применения внутри организации, многие организации используют для этого электронную почту, но крупные организации могут иметь специальные издания, которые содержат информацию для всех сотрудников, куда входят статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников;

– применение достижений современной информационной технологии способствует совершенствованию обмена информацией в организациях, так как ускоряет многие процессы, но применяя их, иногда создают ненужное дублирование, увеличивают объемы рассылок, тогда вместо нужного повышения эффективности получается информационная перегрузка.

Другие авторы добавляют факторы, которые также помогают увеличить эффективность коммуникаций. Например, П. Друкер обращает внимание на то, что для создания действенных горизонтальных коммуникаций между исполнителями необходимо понимание ими всего разветвленного процесса, учет логики конкретной ситуации и требований конкретной задачи.

Необходимо понимание сотрудниками целей деятельности организации, существующих взаимосвязей и проблем, а также требований конкретной ситуации. Однако, учитывая управленческий опыт, можно сказать, что цели, поставленные перед собой исполнителями, и цели, которые готов поставить перед ними начальник, почти никогда полностью не совпадают. Для преодоления подобных часто встречающихся расхождений необходимыдополнительные коммуникации, как восходящие – вопросы подчиненных начальнику, так и нисходящие – анализ начальником ситуаций, его разъяснения, а возможно, и корректировка первоначальных распоряжений.

Поэтому совершенно необходима неоднократная обратная связь для достижения настоящего, а не кажущегося взаимопонимания.

При взаимодействии организации с ее внешней средой, важен выбор наиболее эффективного канала доступа внешних коммуникаций (см. табл.1). Например, в случае проведения рекламной кампании для товаров повседневного спроса целесообразно использовать телерекламу, а для продвижения банковских услуг лучше всего размещать информацию в журналах.

Таблица 1