Порядок оформления перевода (перемещения) у одного и того же нанимателя.

Порядок оформления приема на работу.

Документирование движения кадров - неотъемлемая обязанность любой организации (предприятия, учреждения), независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. Под движением кадров специалисты понимают:

· прием на работу;

· перевод на другую работу;

· увольнение;

· предоставление отпусков;

· командирование.

При оформлении любой из названных процедур работник пишет заявление (или начальник структурного подразделения составляет докладную записку), которые являются основаниемдля издания распорядительного документа. Руководитель организации издает приказ.

При приёме на работу в кадровой службе концентрируется следующая документация:

· Заявление о приеме на работу, листок по учету кадров, автобиография, копии диплома(ов), свидетельств об образовании, профессии.

· Трудовая книжка работников

· Трудовой договор или контракт

· Приказ о приеме на работу

Для обеспечения правильного формирования учета дел в организации должна составляться номенклатура дел.Номенклатуре дел посвящена глава 10 Инструкции по делопроизводству.

Номенклатура дел организации —это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.Устанавливаются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации .

Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, и носит рекомендательный характер.Номенклатура дел организации(сводная)- это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел вводится с 1 января следующего года, а согласовывается и утверждается руководителем не позднее, чем в декабре текущего года.

В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.

Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4.

ГРАФА 1

В графе 1 номенклатуры дел указываются индексыдел.Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела).

Например:1-1, 1-2; 2-1, 2-2, 2-3.

В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года.

ГРАФА 2

В графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел. Самая простая номенклатура дел небольшой организации может выглядеть : 01 «Руководство»; 02- «Кадры»; 03 –«Бухгалтерия» (название разделов).

Примерная структура заголовка:

· вид документа (если в деле формируются документы одного вида);

· автор документа;

· обобщенное содержание документов;

· временные рамки (при необходимости)⁴.

В состав заголовка включается указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержание) дела. Независимо от принципа построения номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

· нормативные правовые акты Республики Беларусь (декреты, указы Президента Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.);

· учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);

· распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);

· распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);

· организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);

· протоколы;

· планы;

· отчеты;

· договоры;

· справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);

· переписка;

· учетно-регистрационные формы.

Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу.

ГРАФА 3

Графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в учреждении в течение года под соответствующим заголовком.

ГРАФА 4

В графе 4 указываются сроки хранения дел, номера пунктов и (или) статей согласно нормативным правовым актам Республики Беларусь, локальным нормативным правовым актам.

ГРАФА 5

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о переходящих делах, незаведении дел, передаче дел в другое учреждение или структурное подразделение для продолжения, выделении дел к уничтожению, утрате дел, лицах, ответственных за формирование дел, передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения и др.

 Следует помнить, что ст. 23.37 КоАП РБ предусмотрена ответственность за утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно за причинение им непоправимых повреждений — наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин.

Порядок оформления перевода (перемещения) у одного и того же нанимателя.

Согласно ст. 30 ТК переводом признается поручение нанимателем работнику работы по другой профессии, специальности, квалификации, должности (за исключением изменения наименования профессии, должности) по сравнению с обусловленными в трудовом договоре, а также поручение работы у другого нанимателя либо другой местности (за исключением служебной командировки). Перевод по-прежнему допускается только с письменного согласия работника. Исключением являются случаи временного перевода в связи с производственной необходимостью на срок до 1 месяца (ст.33 ТК РБ) и временного перевода в случае простоя (ст.34 ТК РБ).Законом предусмотрено еще одно условие оно касается работников, обязанных возмещать расходы по содержанию детей, находящихся на государственном обеспечении; ненадлежащим образом выполняющих трудовые обязанности, нарушающих трудовую дисциплину. Такие работники могут быть переведены нанимателем с согласия органа государственной службы занятости населения.

Три вида переводов на другую работу:

· перевод на другую постоянную работу у того же нанимателя;

· перевод на работу к другому нанимателю;

· перевод на работу в другую местность (за исключением служебной командировки).

Согласно Ст.31 ТКРБ Перемещением признается поручение нанимателем работнику прежней работы на новом рабочем месте как в том же, так и в другомструктурном подразделении (за исключением обособленного), на другоммеханизме или агрегате, но в пределах специальности, квалификацииили должности с сохранением условий труда, обусловленных трудовымдоговором.Одним из важных отличий перемещения от перевода является то,что при перемещении не требуется согласие работника.

Порядок оформления:

· Получите пожелание работника или оформите инициативу нанимателя о переводе в письменном виде.

· Ознакомьте работника с новыми обязанностями.

· Подготовьте проект трудового договора (контракта).

· Подготовьте проект приказа (распоряжения) о переводе и отдайте его на подпись руководителю.

· Ознакомьте работника с приказом (распоряжением) о переводе.

· Внесите соответствующие изменения в трудовую книжку и личную карточку работника.

Ограничения при переводе

При переводе работника необходимо помнить некоторые правила:

1) запрещается перевод работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья;
2) на некоторых видах работ запрещено применять труд отдельных категорий работников (например, женщин, лиц моложе 18 лет, инвалидов);