Учет движения денежных средств в кассе

В состав финансовых активовказенного учреждения входят денежные средства, финансо­вые вложения, внутренние требования учреждений к подотчетным лицам, за причиненный материальный ущерб, недостачу и др., внешние требования по выданным авансам, причитающейся вы­ручке за оказанные услуги и выполненные работы.

При организации и ведении бюджетного учета денежных средств учреждения руководствуются Федеральным законом «О валютном регулировании и валютном контроле»; положениями Центрального банка России «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ», «О порядке ведения кассовых операций», «О безналичных расчетах в РФ» и др.

Исходя из норм законодательства России, можно сформулиро­вать основные задачи бюджетного учета денежных средств:

· сохранность денежных средств, бланков строгой отчетности и денежных документов в кассе;

· целевое использование денежных средств;

· контроль за установленным лимитом хранения денег в кассе;

· проведение внезапных ревизий кассы;

· контроль за расходованием бюджетных средств.

С 2012 года действует Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Приказом ЦБ РФ от 12 октября 2011 г. № 373-11 (далее —Положение).

В Положении определены основные требования по приему и выдаче наличных денег, ведению кассовой документации.

Учет финансовых активов казенного учреждения ведется на следующих группировочных счетах раздела 2 «Финансовые активы» Плана счетов бюджетного учета:

(КБК) 020100000 «Денежные средства учреждения»;

Для учета операций по движению денежных средств применяются следующие группировочныесчета:

020110000 «Денежные средства на лицевых счетах учреждения в органе казначейства»;

020120000 «Денежные средства учреждения в кредитной организации»;

020130000 «Денежные средства в кассе учреждения».

В развитие указанных счетов открываются счета:

020134000 «Касса;»

020135000»Денежные документы».

(КДБ) 020500000«Расчеты по доходам»(по счету (КДБ) 020500000 «Расчеты по доходам» учитываются операции по доходам администратора доходов бюджета. Для казенного учреждения – получателя бюджетных средств необходимость применения этого счета возникает в случае ведения им приносящей доход деятельности или оказания платных услуг);

(КРБ) 020600000«Расчеты по выданным авансам»;

(КРБ) 020800000«Расчеты с подотчетными лицами»;

(КДБ, КИФ) 020900000«Расчеты по ущербу и иным доходам»;

(КБК) 021000000«Прочие расчеты с дебиторами».

Инструкцией по применению Единого плана счетов определен порядок оформления выдачи наличных денежных средств раздатчикам при выплате заработной платы, а также выдачи подотчетных сумм нескольким подотчетным лицам одновременно. Кроме того, распорядителем бюджетных средств, финансовым органом или нормативным актом соответствующего уровня может быть установлен нулевой лимит для остатка наличных денежных средств в кассе (кроме случаев выплаты заработной платы и иных аналогичных расчетов).

Положением установлено, что кассовые операции, проводимые учреждением, оформляются

при­ходными кассовыми ордерами (ф. 0310001);

расходными кассовыми ордерами (ф.0310002).

Кассовые документы оформляются:

— главным бухгалтером;

— бухгалтером или другим работником (в том числе, кассиром), определен­ным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при нали­чии) путем издания распорядительного документа;

— руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

В кассовых документах указывается основание для их оформления и перечис­ляются прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомос­ти ф.0301009, платежные ведомости ф.0301011, заявления, счета, другие документы).

Учет кассовых операций в учреждениях как в валюте Российской Федерации (рублях), так и в иностранных валютах ведется в кассовой книге. Кассовая книга ведется в единственном экземпляре — независимо от количества обособленных подразделений (не выделенных на самостоя- тельный баланс и не имеющих соб­ственного счета) и числа операционных касс. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтераучреждения.

Из норм текста п. 1.2. Положения следует, что под лимитом остатка денеж­ных средств в кассе учреждения понимается максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, после выведения в кассовой книге (ф.0310004) суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее — лимит остатка наличных денег).

Лимит определяется на основании специально проведенного расчета и ут­верждается распорядительным документом (приказом руководителя учрежде­ния). В данном документе помимо суммы лимита остатка денежных средств должен быть определен и порядок хранения приказа (выписки из него).

Пунктом 1.4. Положения установлен перечень случаев, когда допускается превышение лимита остатка наличных денег:

— вдни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соот­ветствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты;

— в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций.

Суммы наличных денег, превышающие лимит, должны сдаваться на счет уч­реждения.

Расчет лимита осуществляется на основании данных о сумме полученных (поступивших в кассу) наличных денег за истекший расчетный пе­риод. В соответствии с Положением расчетный период не может превышать 92 дня, то есть фактически оценивается объем наличной выручки за прошедший календарный квартал. Сумма полученных денежных средств делит­ся на продолжительность расчетного периода и умножается на период времени между днями сдачи в банк наличных денег. Этот период не может превышать семи дней. Исключение составляет ситуация, когда учреждение расположено в местности, где отсутствует банк. В этом  случае период времени между сдачами денег в банк может быть не более 14 дней.

Как видно из приведенного перечня счетов учета финансовых активов, к этому виду активов относится и дебиторская задолженность казенного учреждения.

Кроме перечисленных выше счетов, в бюджетном учете казенного учреждения могут иметь место счета (КБК) 020400000 «Финансовые вложения» и (КБК) 021500000 «Вложения в финансовые активы»- в случае передачи казенному учреждению соответствующих прав и полномочий на совершение таких операций решением уполномоченного органа, оформленного в установленном порядке (для федеральных казенных учреждений – решением Министерства финансов Российской Федерации).

Для учета казенными учреждениями операций со средствами, находящимися на счетах учреждений, открытых в кредитных организациях или в органах Федерального казначейства (в финансовом органе соответствующего бюджета), а также операций с наличными денежными средствами и денежными документами, предназначен счет (КБК) 020100000 «Денежные средства учреждения», на котором ведется учет операций по движению:

безналичных денежных средств учреждений – на основании первичных документов, приложенных к выпискам с соответствующих счетов;

наличных денежных средств (денежных документов) – на основании кассовых документов, предусмотренных для оформления соответствующих операций с наличными деньгами (денежными документами).

Учет операций по движению средств в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в валюте Российской Федерации по курсу Центрального банка Российской Федерации (далее – рублевый эквивалент) на дату совершения операций.

Рублевый эквивалент остатка средств в иностранных валютах на отчетную дату (на дату формирования регистров бухгалтерского учета) отражается в бюджетном учете в валюте Российской Федерации по курсу Центрального банка Российской Федерации на отчетную дату (на дату формирования регистров бухгалтерского учета).

Переоценка денежных средств в иностранных валютах осуществляется на дату совершения операций в иностранной валюте и на отчетную дату с отнесением на финансовый результат текущего финансового года от переоценки активов и:

· положительные курсовые разницы, возникшие при расчете рублевого эквивалента, - на увеличение денежных средств на счетах учреждения в иностранной валюте;

· отрицательные курсовые разницы, возникшие при расчете рублевого эквивалента, - на уменьшение денежных средств на счетах учреждения в иностранной валюте.

Для учета операций по движению денежных средств казенного учреждения применяются следующие счета:

· (КИФ) 020111000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства» для учета операций:

на лицевых счетах учреждений по приносящей доход деятельности, открытых в органах казначейства;

учреждений со средствами, полученными во временное распоряжение;

· (КИФ) 020121000 «Денежные средства учреждения на счетах в кредитной организации» - для учета операций:

со средствами учреждений по бюджетной деятельности, в случае проведения указанных операций не через лицевые счета, открытые в органе казначейства;

на счетах, открытых учреждениям в кредитных организациях, по приносящей доход деятельности;

на счетах, открытых учреждениям в кредитных организациях, по средствам, полученным во временное распоряжение;

· (КИФ) 020123000 «Денежные средства учреждения в кредитной организации в пути» - для учета средств:

перечисленных учреждению на счета (со счетов) в кредитной организации по бюджетной, по приносящей доход деятельности в текущем периоде, но полученных им в следующем отчетном периоде;

переведенных с одного счета в банке на другой счет для конвертации валюты;

· (КИФ) 020126000 «Денежные средства учреждения на специальных счетах в кредитной организации» - для расчетов по аккредитивам по бюджетной деятельности, приносящей доход деятельности в валюте Российской Федерации и в иностранной валюте;

· (КИФ) 020127000 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации» - для учета средств по бюджетной деятельности, приносящей доход деятельности в иностранной валюте на счетах в кредитной организации;

· (КИФ) 020134000 «Касса» - для учета наличных денежных средств в кассе учреждения;

· (КРБ) 020135000 «Денежные документы»- для учета денежных документов в кассе учреждения.

Счет (КИФ) 020111000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства» предназначен для учета операций с безналичными денежными средствами в валюте Российской Федерации, осуществляемых на лицевых счетах казенных учреждений по приносящей доход деятельности, а также операций учреждений со средствами, полученными во временное распоряжение, в случае проведения указанных операций через органы Федерального казначейства.

Аналитический учет по счету ведется в разрезе каждого счета в Карточке учета средств и расчетов (ф.0504051) и (или) в Журнале операций с безналичными денежными средствами (ф.0504071).

Совершаемые с денежными средствами по счету операции подразделяются на три группы: операции в рамках приносящей доход деятельности; операции по конвертации валюты; операции со средствами во временном распоряжении.

В рамках приносящей доход деятельности операции по поступлению денежных средств на счет оформляются на основании документов, прилагаемых к выпискам со счета, с отражением бухгалтерскими записями по дебету счета(КИФ) 220111510 «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства» и кредиту:

· при поступлении денежных средств в отчетном году:

соответствующих счетов аналитического учета счета(КДБ) 220500000 «Расчеты по доходам»(КДБ) 220511660, (КДБ) 220521660, (КДБ) 220531660, (КДБ) 220541660, (КДБ) 220551660 –220553660, (КДБ) 220561660, (КДБ) 220571660 – 220575660, (КДБ) 220581660) – в части зачисляемых на счет сумм администрируемых учреждением доходов;

соответствующих счетов аналитического учета счета(КДБ) 240110100 «Доходы текущего финансового года» - в части авансов (предоплат);

· при восстановлении расходов:

счетов(КИФ) 220134610 «Выбытия из кассы»; (КБК) 221003660 «Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам» - в части наличных денежных средств из кассы учреждения;

соответствующих счетов аналитического учета счета(КРБ) 030300000 «Расчеты по платежам в бюджеты» (КРБ) 030301730 –030308730, (КРБ) 030310730 –030313730) – в части расчетов с бюджетом;

· при погашении дебиторской задолженности:

соответствующих счетов аналитического учета счета(КРБ) 220600000 «Расчеты по выданным авансам»(КРБ) 220621660 – (КРБ) 220626660, (КРБ) 220641660, (КРБ) 220642660, (КРБ) 220651660, (КРБ) 220652660, (КРБ) 220653660, (КРБ) 220661660, (КРБ) 220662660, (КРБ) 220663660, (КРБ) 220691660, (КРБ) 220631660 – (КРБ) 220634660) – в части возврата выданных учреждением авансов;

соответствующих счетов аналитического учета счета(КДБ, КИФ) 220900000 «Расчеты по ущербу имуществу» (КДБ) 220971660 – (КДБ) 220974660, (КИФ) 220981660 – в части возмещения ущерба;

· в рамках расчетов между главным распорядителем (распорядителем) бюджетных средств и подведомственными учреждениями по централизации и распределению денежных средств:

счета(КДБ) 240110180 «Прочие доходы» - в части поступлений денежных средств в учреждение;

· в рамках расчетов между головным учреждением (обособленным подразделением без права юридического лица, осуществляющего полномочия по ведению бюджетного учета (далее – обособленное подразделение), от обособленного подразделения (головного учреждения):

счета(КИФ) 230404510 «Внутриведомственные расчеты по изменению (увеличению) остатков денежных средств» - при поступлении денежных средств головному учреждению (обособленному подразделению);

счета (КИФ) 220113610 «Выбытия денежных средств учреждения в пути в органе казначейства» - при поступлении головному учреждению (обособленному подразделению) в текущем периоде денежных средств, перечисленных в прошлом отчетном периоде.

В рамках приносящей доход деятельности операции по выбытию денежных средств со счета оформляются на основании документов, прилагаемых к выпискам со счета, с отражением бухгалтерскими записями по кредиту счета(КИФ) 220111610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» и дебету:

· при выбытии денежных средств по обеспечению деятельности учреждения:

соответствующих счетов аналитического учета счета(КРБ) 220600000 «Расчеты по выданным авансам»(КРБ) 220621660 – (КРБ) 220626660, (КРБ) 220661660, (КРБ) 220662660, (КРБ) 220691660, (КРБ) 220631660 – (КРБ) 220634660 – в части перечисления предварительной оплаты в соответствии с заключенными договорами на приобретение материальных ценностей, выполнение работ, услуг, осуществление других выплат;

соответствующих счетов аналитического учета счета(КРБ) 230200000 «Расчеты по принятым обязательствам»(КРБ) 230221730 – (КРБ) 230226730, (КРБ) 230231730 – (КРБ) 230234730, (КРБ) 230241730, (КРБ) 230242730, (КРБ) 230251730 – (КРБ) 230253730, (КРБ) 230261730 – (КРБ) 230263730, (КРБ) 230272730 – (КРБ) 230275730, (КРБ) 230291730 – в части перечислений денежных средств в оплату поставщикам за поставленные материальные ценности, оказанные услуги, выполненные работы, а также иным кредиторам по принятым в отношении их денежным обязательствам;

счетов(КИФ) 220126510 «Поступления денежных средств на аккредитивный счет учреждения в кредитной организации», (КИФ) 230403830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда», соответствующих счетов аналитического учета счетов (КДБ) 240110100 «Доходы текущего финансового года», (КРБ) 230300000 «Расчеты по платежам в бюджеты» (КРБ) 230301830 – (КРБ) 230313830 – в части прочих выплат, осуществляемых учреждением;

счетов (КБК) 221003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»,(КИФ) 220134510 «Поступления средств в кассу учреждения» - при получении наличных денежных средств в кассу учреждения;

счета (КРБ) 230305830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет», соответствующих счетов аналитического учета счета(КДБ) 240110100 «Доходы текущего финансового года» - в части перечислений с лицевого счета в бюджет денежных средств, поступивших в возмещение причиненного учреждению ущерба;

· в рамках расчетов между главным распорядителем (распорядителем) бюджетных средств и подведомственными учреждениями по централизации и распределению денежных средств:

счета(КРБ) 240120241 «Расходы на безвозмездные перечисления государственным и муниципальным организациям» - в части перечислений денежных средств из учреждения;

· в рамках расчетов между головным учреждением (обособленным подразделением без права юридического лица, осуществляющего полномочия по ведению бюджетного учета (далее – обособленное подразделение), от обособленного подразделения (головного учреждения):

счета(КРБ) 230404610 «Внутриведомственные расчеты по изменению (уменьшению) остатков денежных средств» - при перечислении денежных средств головным учреждением (обособленным подразделением).

Учет денежных документов

Счет (КРБ) 020135000 «Денежные документы» предназначен для учета денежных документов в кассе учреждения.

К денежным документам в казенных учреждениях относятся оплаченные талоны на бен­зин и масла, на питание сотрудников и т.п., оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на поч­товые переводы, почтовые марки и марки государственной пошли­ны и другие подобные документы.

Прием в кассу и выдача из кассы данных документов оформля­ются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002), которые учитываются в Журна­ле регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций с наличными денежными сред­ствами.

По счету (КРБ) 020135000 «Денежные документы» на основании Приходных кассовых ордеров (ф.0310001) и Расходных кассовых ордеров (ф.0310002) (с записью «Фондовый») оформляются следующие операции по приему в кассу и выдаче из кассы денежных документов:

· поступление денежных документов в кассу оформляется бухгалтерскими записями по дебету счета(КРБ) 020135510 «Поступления денежных документов в кассу учреждения» и кредиту:

соответствующих счетов аналитического учета счета(КРБ) 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам»(КРБ) 030213730, (КРБ) 030221730, (КРБ) 030222730, (КРБ) 030226730, (КРБ) 030261730 – (КРБ) 030263730, (КРБ) 030291730, (КРБ) 030234730;

· выбытие денежных документов из кассы учреждения оформляются бухгалтерскими записями по кредиту счета(КРБ) 020135610 «Выбытия денежных документов из кассы учреждения» и дебету:

соответствующих счетов аналитического учета счета(КРБ) 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами»(КРБ) 020813560, (КРБ) 020821560, (КРБ) 020822560, (КРБ) 020826560, (КРБ) 020861560 – (КРБ) 020863560, (КРБ) 020891560, (КРБ) 020834560) – при выдаче из кассы денежных документов;

· безвозмездная передача казенным учреждением денежных документов отражается по кредиту счета(КРБ) 020135610 «Выбытия денежных документов из кассы учреждения» и дебету:

соответствующих счетов аналитического учета счета(КРБ) 030404000 «Внутриведомственные расчеты»(КРБ) 030404213, (КРБ) 030404221, (КРБ) 030404222, (КРБ) 030404226, 030404262, 030404290, 030404340) - в рамках движения денежных документов между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств;

счета(КРБ) 040120241 «Расходы на безвозмездные перечисления государственным и муниципальным организациям» - в рамках движения денежных документов между учреждениями, подведомственными разным главным распорядителям (распорядителям) бюджетных средств одного уровня бюджета; между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств в рамках приносящей доход деятельности, а также при их передаче государственным и муниципальным организациям;

счета (КРБ) 040120242 «Расходы на безвозмездные перечисления организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций»;

счета(КРБ) 040120251 «Расходы на перечисления другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации» - в рамках движения между учреждениями разных уровней бюджета.

В кассе учреждения хранятся также бланки строгой отчетности, к которым, например, относятся бланки трудовых книжек и вклады­ши к ним, бланки ценных бумаг, квитанционные книжки, аттеста­ты, дипломы, бланки удостоверений и т.п.

Документы строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете в условной оценке 1 руб. за один бланк. Аналитический учет ведется по каждому виду бланков и местам их хранения в Книге учета бланков строгой отчетности.