Основные функции менеджмента

Деятельность менеджера связана с выполнением определенных функций. Как таковые функции менеджмента представляют собой со­вокупность систематически повторяющихся действий менеджеров всех уровней, обеспечивающих процесс управления организацией. Ба­зовые функции можно представить в виде следующей схемы (рис. 2).

Планирование	Организация
Контроль	Мотивация

Рис. 2. Базовые функции менеджмента.

Остановимся более подробно на данных функциях.

Исходной функцией является планирование.Управлять — это пре­жде всего планировать. Планирование по своему содержанию означает разработку программы действий на определенный период и путей ее выполнения. Процесс планирования предполагает поиск ответа на следующие вопросы:

• что мы имеем? (в каком состоянии находится организация, какие имеются ресурсы?);

• в каком направлении необходимо двигаться? (какие задачи не­обходимо решить?);

• что будет мешать решению поставленных задач?

• какие и в каком размере потребуются дополнительные ресурсы?

Планы должны быть унифицированы по «вертикали» и по «гори­зонтали». «Вертикальная» взаимосвязь определяется тем, что планы всех уровней субординированы: задания нижестоящим уровням явля­ются продолжением планов, выработанных на уровне высшего руко­водства компании. «Горизонтальное» единство планов всех подразде­лений и направлений деятельности определяется координацией про­изводственной, финансовой, сбытовой и других сфер развития предприятия. С помощью функции планирования в определенной мере решается проблема неопределенности в организации. Планиро­вание помогает менеджерам более эффективно реагировать на измене­ния внешней среды. Планирование во многом обеспечивает развитие других функций.

Функция организациисостоит в установлении порядка и условий функционирования организации, в создании предпосылок для выпол­нения плана. Взаимосвязь с предыдущей функцией состоит в том, что после разработки плана необходимо создать благоприятные условия для его выполнения, что и обеспечивается через организацию. В про­цессе организации работы персонала и всех подразделений фирмы формируется и обосновывается содержание элементов, выступающих в качестве определенных правил и обязанностей.

Управленческий аспект функции организации независимо от мас­штаба и характера деятельности фирмы выражается в следующих ос­новных направлениях:

1. Разработка и совершенствование организационной структуры управления фирмой. Она выступает в виде различных уровней и служб, обеспечивающих жизнедеятельность фирмы.

2. Организация процесса производства и труда.

3. Распределение обязанностей и делегирование полномочий.

4. Внутрифирменные коммуникации как система отношений между сотрудниками фирмы.

5. Организационные отношения фирмы с элементами внешней среды.

Организация деятельности персонала фирмы должна осуществ­ляться не только в целях выполнения плана. Важно обеспечить заинте­ресованность работников в выполнении своих обязанностей и общих результатах работы коллектива. Эту задачу решает функция мотивации.Ее назначение состоит в том, чтобы создать у сотрудников фирмы внутренние побудительные мотивы к высокопроизводительному тру­ду. Существует два способа воздействия на людей: принуждение и по­буждение. В случае принуждения человека заставляют делать то, что необходимо. Даже если сотрудник не заинтересован в выполнении за­дания, он тем не менее его выполняет. Им движет не внутренняя по­требность, а воля, приказ руководителя. Побуждение в отличие от при­нуждения настраивает человека на поведение, способствующее эф­фективному достижению целей организации. Человек — субъект, способный к активным или пассивным действиям. С точки зрения психологии им управляют три фактора: разум, чувства и эмоции, им­пульсы подсознания. Вклад каждого фактора в мотивацию различен. Как показывают наблюдения, далеко не всегда основную мотивационную роль играет разум. Это необходимо учитывать менеджеру, стремя­щемуся обеспечивать эффективный труд людей.

Сотрудник, получивший в процессе обучения и производственной деятельности знания и навыки, хочет применить свои умения в труде. Чем больше ему это удается, тем выше степень его удовлетворенности, а соответственно и степень выражения мотивов. В данном случае ра­ботник считает цели организации своими целями. Там, где управление позволяет человеку максимально реализовать себя в своем деле и это подкрепляется достаточным материальным вознаграждением, его труд потенциально более эффективен, а мотивы к труду — более высоки. Поэтому мотивировать сотрудников — значит затронуть их жизненно важные интересы и дать им возможность реализоваться в трудовой деятельности. Материальные и моральные интересы — основной фак­тор, движущий работником в рыночной экономике.

Организация трудовой деятельности людей предполагает необхо­димость контроля. Функция контроля связана с определением хода вы­полнения установленных (запланированных) параметров, с сопостав­лением фактических результатов с плановыми. В ходе осуществления контроля менеджеры обеспечивают стабильность протекания процес­сов функциональной деятельности и достижения требуемых результа­тов. Для менеджмента характерно большое количество форм и систем контроля. Каждая из систем базируется на принципе обратной связи, состоящем в сопоставлении полученной информации о реальных ре­зультатах с нормативными значениями. На основе сопоставления оп­ределяются отклонения и их величина, выясняются причины этих от­клонений, принимаются меры по устранению имеющихся расхожде­ний. Необходимо отметить, что контроль нужен не ради контроля как такового. Его задача сводится к тому, чтобы повысить эффективность работы организации. Соответственно и вопросы, на которые надо по­лучить ответы, нацелены на решение данной задачи. К числу таких во­просов относятся следующие: как выполняются установленные зада­ния? в чем причины расхождения показателей? по чьей вине допуще­ны отклонения? что надо сделать, чтобы устранить расхождения? какое воздействие оказал контроль на принятие решений? Разработка эффективной системы контроля и ее применение — инструмент ре­зультативной работы менеджеров.

При всей значимости рассмотренных выше функций основное ме­сто в менеджменте занимает функция координации. Координация пред­полагает обеспечение согласованности в работе всех элементов хозяй­ственного механизма организации. Это происходит за счет установле­ния рациональных связей (коммуникаций) между структурными подразделениями и отдельными исполнителями. Именно координа­ция действий обеспечивает бесперебойность в работе фирмы и взаи­мосвязь всех функций менеджмента. Основу координации составляет обмен информацией. Большую часть своего времени менеджеры тра­тят на коммуникации. Если обратиться к структуре затрат рабочего времени современного руководителя, то, как показывают исследова­ния, она выглядит следующим образом:

• запланированные заседания, встречи — 59%;

• работа с бумагами — 22%;

• незапланированные встречи — 10%;

• разговоры по телефону — 6%;

• поездки, осмотры — 3%.

Содержание коммуникационного процесса зависит от координи­руемых процессов. Особенно широко используются заседания, доку­менты, отчеты, служебные записки, компьютерная и телефонная связь, средства радио- и телевещания. С помощью этих и других форм связи обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирования, организации, мотивации, контроля), а также действий руководителя.

Координация синхронизирует не только процесс функционирова­ния организации, но позволяет осуществлять согласованные действия по ее изменению, адаптации к меняющимся условиям и требованиям рынка. Это имеет особое значение в современных условиях, когда при­способляемость к рыночной конъюнктуре становится одним из основ­ных факторов развития фирмы.