Разработка таблиц в Microsoft Office Access 2007

При решении многих прикладных задач порой не требуется привлечения мощных средств разработки и группы профессиональных программистов. Например, если база данных должна хранить небольшой объем информации, интерфейс клиентских приложений должен быть интуитивно понятен и прост, то в качестве эффективной системы управления базами данных можно использовать Microsoft Office Access 2007, который является лидером среди подобного класса программных продуктов. Изучим этапы проектирования баз данных и клиентских приложений в этой среде.

Рассмотрим в качестве примера базу данных «Студенты», которая состоит из трех таблиц: «Студенты», «Дисциплина» и «Результат» (рисунок 22).

Рисунок 22 – Структура базы данных «Студенты»

Создать базу данных в Microsoft Office Access 2007 можно с помощью шаблонов, ориентированных на определенную предметную область. В большинстве случаев найти полностью удовлетворяющий целям проекта шаблон не удается, поэтому приходится разрабатывать базу данных с самого начала. Для создания базы данных необходимо на этапе запуска Microsoft Office Access 2007 выбрать пункт «Новая база данных» и указать ее имя, при этом первая таблица создается автоматически.

Для создания следующих таблиц необходимо перейти на закладку «Создать» ленты Microsoft Office и выбрать пункт «Таблица» в группе «Таблица» (рисунок 23).

Рисунок 23 – Создание таблицы «Студенты»

Для каждой таблицы можно в режиме ввода данных или в режиме конструктора определить количество используемых столбцов, их тип, задать первичный и индексы.

В Microsoft Office Access 2007 определено девять типов данных: текстовый, числовой, дата/время, денежный, логический, поле MEMO, гиперссылка, вложение. Практически все они стандартные и работа с этими типами данных не представляет трудностей. Наиболее интересным и новым является тип вложение, который позволяет хранить внешние данные, например фотографии, звуковые файлы, видеоданные.

Для каждого столбца помимо типа можно определить формат хранения информации, а также установить контроль ввода уникальных и ненулевых значений. Именно по такому принципу разработаны таблицы «Студенты» и «Дисциплины».

Таблица «Результат» содержит два внешних ключа для связи с разработанными таблицами. Microsoft Office Access 2007 предоставляет эффективный инструмент связи таблиц между собой. Для этого необходимо на ленте Microsoft Office на закладке «Режим таблицы» в группе «Поля и столбцы» выбрать элемент «Столбец подстановок». После этого нужно указать, значения из какого столбца и таблицы будут подставляться в исходную таблицу. Такую операцию необходимо проделать для создания всех полей, содержащих внешние ключи (рисунок 24).

Рисунок 24 – Создание столбцов подстановок для таблицы «Результат»

Рисунок 25 – Схема базы данных «Студенты»

Для того чтобы посмотреть и отредактировать схему базы данных, нужно на ленте Microsoft Office на закладке «Режим таблицы» в группе «Связи» выбрать элемент «Схема данных» (рисунок 25), после чего представленную схему данных можно отредактировать, настроить связи между таблицами, убрать или добавить представления.

Все записи таблиц можно отсортировать по возрастанию или убыванию либо отфильтровать, причем сложность фильтра может быть различной. Для этого необходимо на ленте Microsoft Office на закладке «Главная» выбрать группу «Сортировка и фильтр». Более профессиональным способом фильтрации и сортировки осуществляется с помощью запросов, которые будут рассмотрены ниже.