Время как ресурс и цель. Инвентаризация и анализ времени.

Принципы и правила планирования времени

1. Правило уединения. На работе желательно иметь возможность оставаться в одиночестве. Время для подобной работы можно установить утром или ближе к окончанию рабочего дня, когда рабочий настрой офиса снижен.

2. Правило рабочих блоков. Всю работу в офисе можно условно разделить на блоки: телефонные переговоры и деловая переписка, совещания и встречи с коллегами, оформление документации и работа с бумагами. Выполняя работу подобными блоками, мы экономим усилия, не переключаемся с одного вида деятельности на другой.

3. Правило небольших частей – правильных ломтиков. Большое, трудное дело, стратегическую задачу невозможно выполнить однократными приложением усилий, поэтому каждодневно и методично выполняя небольшие части крупного проекта, мы тактически приближаем глобальную цель.

4. Правило делегирования (разделения) обязанностей.

5. Правило регламента и Правило дедлайна. Установить чёткие временные рамки деловой встречи, совещания или собеседования, а также рамки выполнения работы.

6. Правило расстановки приоритетов. Выработать навык при возникновении новых дел и ситуаций мысленно присваивать каждому из них статус из матрицы Эйзенхауэра: срочное – несрочное, важное – неважное.

7. Правило учёта времени суток и биоритмов. Важные и срочные дела планировать лучше утром. Их выполнение будет создавать ситуацию успеха в течение рабочего дня. Планирование лучше осуществлять с вечера: по мнению психологов, тогда подсознание за ночь само оптимально выстроит распорядок следующего дня.

8. Соотношение (60:40). Опыт показывает, что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (на 60%).События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты («поглотители» времени) не могут быть запланированы целиком без остатка в связи со спецификой работы управленца, которая заключается в том, что примерно половину рабочего дня он проводит не на рабочем месте, т.к. работа требует взаимодействия с людьми, обмена информацией. Всегда нужно оставлять определенный процент времени в качестве резерва.

9. Сведение задач воедино – план действий. Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Целесообразно разделить их на долго-, средне- и краткосрочные задачи, установить их приоритетность и действовать в соответствии с нею.

10. Регулярность – системность – последовательность. Над планами времени нужно работать регулярно и системно, последовательно доводя до конца начатое дело.

11. Реалистичное планирование. Планировать нужно только такой объем задач, с которым менеджер реально может справиться.

12. Восполнение потерь времени. Восполнять потери времени лучше по возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне.

13. Фиксация результатов вместо действий. Фиксировать в планах нужно результаты или цели, а не просто какие-либо действия, чтобы усилия были изначально направлены непосредственно на достижение цели. Это поможет избежать внеплановой деятельности.

14. Установление временных норм.

SMART

Технология SMART (СМАРТ) - современный подход к постановке работающих целей. Система постановки smart — целей позволяет на этапе целеполагания обобщить всю имеющуюся информацию, установить приемлемые сроки работы, определить достаточность ресурсов, предоставить всем участникам процесса ясные, точные, конкретные задачи.

SMART является аббревиатурой, расшифровка которой: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time bound. Каждая буква аббревиатуры SMART означает критерий эффективности поставленных целей. Рассмотрим каждый критерий smart цели более подробно.

Specific: Конкретный

Цель по SMART должна быть конкретной, что увеличивает вероятность ее достижения. Понятие «Конкретный» означает, что при постановке цели точно определен результат, который Вы хотите достичь. Сформулировать конкретную цель поможет ответ на следующие вопросы:

· Какого результата я хочу достичь за счет выполнения цели и почему?

· Кто вовлечен в выполнение цели?

· Существуют ли ограничения или дополнительные условия, которые необходимы для достижения цели?

Всегда действует правило: одна цель - один результат. Если при постановке цели выяснилось, что в результате требуется достичь нескольких результатов, то цель должна быть разделена на несколько целей.

Measurable: Измеримый

Цель по SMART должна быть измеримой. На этапе постановки цели необходимо установить конкретные критерии для измерения процесса выполнения цели. В постановке измеримой цели помогут ответы на вопросы:

· Когда будет считаться, что цель достигнута?

· Какой показатель будет говорить о том, что цель достигнута?

· Какое значение у данного показателя должно быть для того, чтобы цель считалась достигнутой?

Achievable (Attainable): Достижимый

Цели по SMART должны быть достижимы, так как реалистичность выполнения задачи влияет на мотивацию исполнителя. Если цель не является достижимой - вероятность ее выполнения будет стремиться к 0. Достижимость цели определяется на основе собственного опыта с учетом всех имеющихся ресурсов и ограничений.

Ограничениями могут быть: временные ресурсы, трудовые ресурсы, знания и опыт исполнителя, доступ к информации и ресурсам, возможность принимать решения и наличие управленческих рычагов у исполнителя цели.

Relevant (Realictic): Значимый (реалистичный)

Для определения значимости цели важно понимать, какой вклад решение конкретной задачи внесет в достижение глобальных стратегических задач компании. В постановке значимой цели поможет следующий вопрос: Какие выгоды принесет компании решение поставленной задачи? Если при выполнении цели в целом компания не получит выгоды - такая цель считается бесполезной и означает пустую трату ресурсов компании.