Нарада, збори, перемовини, дискусії як форми колективного обговорення

Ділова нарада (збори) - усна комунікативна взаємодія групи людей

(колективу). У цьому виді спілкування сполучаються різні жанри:

ораторський монолог (вступне і заключне слово ведучого, виступи

учасників, доповідь), бесіда (обмін інформацією, висування й обговорення

ідей при «мозковій атаці»), дискусія.

Виділяють наступні основні задачі ділових нарад:

1)З'ясувати, проаналізувати стан справи (як виконується намічене, що

відбувається в колективі ...); обмінятися інформацією з обговорюваних

питань , скоординувати зусилля і зробити організаційні висновки. Цим

задачам відповідає інформаційний тип зборів.

2)Проінформувати колектив про пошуки в рішенні проблем, про новий досвід

і можливості його впровадження, переконати співробітників у правильності

проведеної господарської політики. Для рішення цих задач призначенеі

роз'яснювальні збори чи збори - інструктаж.

3)Знайти колективне рішення проблеми, зібрати ідеї. Це тип зборів -

проблемні чи «мозкова атака».

4)Відібрати і прийняти конструктивні рішення. Це задача зборів –

прийняття рішення.

5)Дати учасникам необхідні знання, підвищити їхню кваліфікацію. Цей тип

називається конференція чи навчальні збори.

Збори - це групове спілкування, що керується, організується. Їх успіх на

90% залежить від підготовки, обмірковування структурних елементів

комунікативного етапу і наступної оцінки та самооцінки.

Перемовини можна номінувати як організаційну форму встановлення та юридичної фіксації виробничо-економічних зв'язків між зацікавленими в спільній діяльності економічно незалежними організаціями. Це формалізовний процес, що ставить конкретну мету, визначає коло питань і завжди реалізується в конкретних умовах, за конкретних обставин . Комерційні переговори відіграють велике значення в розвитку ділових стосунків. Від того, як будуть організовані і проведені ці переговори, залежить результат — поступ чи занепад проекту і, відповідно, фінансовий злет чи крах. За змістом комерційні переговори — це процес поетапного досягнення згоди між партнерами за наявності суперечливих інтересів.

 Наше життя так чи інакше містить різні форми прояву суперечок та дискусій. Особливе значення мають професійні дискусії, які мають призводити до вирішення певних професійних питань і т.п. У зв’язку з цим виникає питання правильного ведення дискусій. Це в першу чергу стосується психології ведення дискусії, логічної та мовної культури дискусій.

 Основні правила дискусії.

 1. Всі відкрито висловлюють свої думки.

 2. Всі точки зору повинні поважатися.

 3. Слухайте інших не перебиваючи.

 4. Не говоріть занадто довго та занадто часто.

 5. Водночас говорить лише одна особа.

 6. Дотримуйтесь позитивних ідей та стосунків.

 7. Не критикуйте себе та інших.

 8. Незгоди й конфлікти відносно ідей не повинні бути направлені на конкретну особу.

Збори як форма прийняття рішення. Нарада

 Збори — це форма колективного обговорення ділових проблем, які хвилюють громадськість. їх проводять з метою спільного осмислення певного питання.

 Розрізняють партійні збори, збори акціонерів, виборців, жителів мікрорайону тощо.

 Збори можна розділити на декілька етапів:

 — підготовка зборів;

 — висвітлення проблеми та її обґрунтування;

 — обговорення проблеми;

 — ухвалення рішення.

 Збори потрібно готувати. їх підготовкою займається робоча група, члени якої найбільш зацікавлені в результаті.

 Під час підготовки до зборів потрібно визначити проблему для розгляду і список працівників, які братимуть участь в обговоренні. Готують збори фахівці, доповідачем призначають кваліфіковану людину.

 Готуючись до висвітлення проблеми, потрібно дібрати цікавий матеріал, факти, проаналізувати матеріал, зробити схеми порівняння видів роботи тощо.

 Доповідач, готуючи доповідь має врахувати склад аудиторії, її вік, освіту, кваліфікацію, обставини. Потрібно написати повний текст виступу і кілька разів прочитати його. Після такої попередньої підготовки можна лише зрідка заглядати в рукопис. Досвідченому лекторові рекомендують приготувати нотатки доповіді.

Дискусія. «Мозковий штурм» як евристична форма, щоактивізуєкреативнийпотенціалспіврозмовниківпід час колективногообговоренняпроблеми. Технологіїпроведення «мозкового штурму».

Дискусія — форма колективногообговорення, мета якої — виявитиістину через зіставленнярізнихпоглядів, правильнерозв'язанняпроблеми. Під час такого обговореннявиявляютьсярізніпозиції, а емоційно-інтелектуальнийпоштовхпробуджуєбажання активно мислити .

Існуєтака форма проведеннядискусії ,як "мозковий штурм". Вона полягає в тому, щозбирається велика кількістьучасниківдискусії, яківільновисловлюютьсвої думки з приводу розв'язанняпевноїзадачі. Ніхто при цьому не можеобговорювати, критикуватичипідтримуватиідеїінших. У процесітакоїдискусіїможнавислухативеликукількістьпропозицій з вирішенняпевноїпроблеми і в кінцевомуваріантівибратинайоптимальнішерішення.

Дискусію як форму колективногообговоренняслідвідрізнятивідполеміки, яка виступає як конфронтаціяідей, поглядів та думок і основна мета якої - - перемога над опонентом, та від диспуту, якийвикористовується, як правило, для публічногозахистутієїчиіншоїпозиції.

Класифікаціядокументів.

Документ - основний вид діловогомовлення, щоміститьінформацію, "зафіксовану на матеріальномуносії, основною функцієюякого є зберігати та передаватиїї в часі та просторі".

Службовідокументистворюютьсяорганізаціями, підприємствами та службовими (посадовими) особами, якіїхпредставляють.

Особистідокументистворюютьокремі особи поза сферою їхслужбовоїдіяльностіабовиконаннямслужбовихобов'язків

За місцемвиникнення - внутрішні та зовнішні

Внутрішнідокументимаютьчинністьлишевсерединітієїорганізації, установи чипідприємства, де їхскладено.

Зовнішнідокументи є результатом спілкування установи з іншимиустановамичиорганізаціями;

За призначенням - організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодоособового складу;

За напрямком - вхідні й вихідні.

За формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).

Стандартні - цедокументи, щомаютьоднакову форму та заповнюються в певнійпослідовності й за суворовизначеними

Індивідуальнідокументистворюються в кожному конкретному випадку для розв'язанняокремихситуацій, їхдрукуютьабопишутьвід руки (протоколи, накази, заяви);

за строками виконання - звичайнібезстрокові, термінові й дужетермінові.

Звичайнібезстрокові - цетакідокументи, яківиконуютьсяв порядку загальноїчерги.

Термінові - зівстановленимстрокомвиконання.

Дужетермінові - документи з позначенням "дужетерміново"

За ступенемгласності - загальні, таємні, для службовогокористування

Таємнідокументимаютьугоріправоручпозначення "Таємно".

Застадіямистворення - оригінали, копії й виписки, дублікат.

За складністю - прості (односкладові) й складні;

За строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

За технікоювідтворення - рукописні й відтворенімеханічним способом.

За носіємінформації - оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітнійстрічці, перфострічці.