Технология проведения делового совещания.

Ведение делового совещания

1.начать заседание точно вовремя.

2.Сообщить участника цель совещания, повестку дня, возможные решения и условия их принятия

3.согласовать с участниками правила совместной работы

4. поручить одному из участников или секретарю ведение протокола

5. держать под контролем перерывы

6.распознавать и блокировать такие критические пункты в дискуссии, как разговоры на отвлеченную тему, поспешные выводы и неверные решения

7. во время заседания перепроверять как достигаются поставленные цели;

8.повторить принятые решения и исключить разногласия

9. В конце заседания подвести итоги;

10.перед окончанием совещания подготовить и раздать участникам краткий протокол.

11. завершить совещание на позитивной ноте;

12. закончить Совещание точно в назначенное время

Формы делового общения. Мастерство публичного выступления: грамотность, логичность и эмоциональность. Ошибки подготовки выступления.

Информация из лекции:

Грамотность, логичность, эмоциональная окраска речи.

Основные требования логичности:

-последовательность

-определенность

-обоснованность

-непротиворечивость

Эмоциональность речи выражается через:

- обильный словарный запас

- затрагивание ценностей системы слушателей

- звуковое оформление речи

Ошибки:

- речь без подготовки

- чтение с листа

-ответы на вопросы по ходу выступления

Информация из Интернета:

В основе классической схемы публичного выступления лежит 5 этапов:

1.подбор необходимого материала, содержания публичного выступления

2.Составление плана (распределение логической последовательности)

3.»словесное выражение» (литературная обработка речи, насыщенность её содержания)

4.»память», т.е. заучивание отдельных блоков или всего текста речи

5.»разыгрывание»,т.е. произнесение речи с соответствующей интонацией ,мимикой, жестами…

Формы делового общения. Деловое письмо.

Примечание к этому вопросу. В ответе указано как правильно написать правильно деловое письмо. Также я казала виды деловых писем на всякий случай. Но для краткости ответа не стала указывать их описание.

Письмо – это основной «инструмент» служебно-деловой переписки, осуществляемой между различными предприятиями (организациями, учреждениями). В соответствии с одним из определений представляет собой письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Примечательно, что большую часть переписки предприятий образуют именно письма.

Важно знать основные правила составления деловых писем. Для того, чтобы адресату захотелось ответить на ваше письмо, оно должно быть составлено правильно. Порядок составления следующий:

• план письма;

• собственно написание и структурирование;

• проверка содержания и формы.

Письмо должно быть информативным и одновременно интересным для читателя. Чрезвычайно важно, чтобы письма были составлены по "высшему классу" — от этого зависит ваша личная репутация и авторитет организации. Помните, что хорошо написанное деловое письмо открывает возможности к продвижению вашей организации в бизнесе. Это поистине идеальная и дешевая форма рекламы! Правильность составленного письма означает, будут его читать или нет!

Необходимо четко сформулировать цель письма. Например, ею может быть:

• передача информации;

• продажа идеи или товара;

• продвижение какого-то дела;

• выяснение подробностей;

• желание поправить ситуацию;

• заявить о своей организации или о себе.

Определившись с целью письма, можно начать обдумывать его содержание. Проверьте все факты и детали и кратко запишите все, что вы хотите изложить. Не следует стремиться сделать письмо слишком длинным — одной страницы вполне достаточно. При этом следите за длиной предложений и абзацев. Общепринятый язык воспринимается легче, чем профессиональный жаргон, с которым адресат может быть и не знаком.

• письмо должно умещаться на одной странице;

• старайтесь, чтобы предложения состояли не более чем из 20 слов;

• абзац не должен состоять более чем из четырех предложений. Структура письма должна быть следующей:

• приветствие;

• заголовок;

• введение;

• информация;

• действие;

• заключение.

Виды деловых писем. Например:

 Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу,

Письмо-заявление об уходе

Рекомендательное письмо

Письмо-отказ

Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.)

Письмо-благодарность

Формы делового общения. Телефонные коммуникации

Перед каждым звонком ответьте самому себе на три вопроса:

·   Имеется ли острая потребность в разговоре?

·   Обязательно ли знать ответ партнера?

·   Нельзя ли встретиться с партнером лично?

Какой вопрос лучше всего решать по телефону?

·   вы хотите быстро сообщить или

получить определенные сведения;

·   вам надо выяснить мнение того или иного должностного лица по интересующему вас вопросу;

·   вам надо уточнить, остается ли в силе прежняя договоренность о встрече с кем-то;

·   вам надо сообщить партнеру об изменении ситуации;

·   вы договорились с кем-то о телефонном звонке.

Когда звонить?

С 8.00 до 9.30, с 13.30 до 14.00, после 16.30. В другие часы длительность разговора по телефону удваивается, решение затягивается.

План телефонного разговора.

Если это исходящий звонок, то:

а) представьтесь и попросите представиться собеседника

б)объясните цель звонка

в)ответьте на вопросы

г)переформулируйте, аргументируйте

д) подведите итог разговора

е)попрощайтесь

Если это входящий звонок, то:

а)представьтесь

б)спросите, как лучше обращаться к звонящему

в)задайте вопросы, выясните детали ,уточните потребность клиента

г)переформулируйте и аргументируйте

д)завершите разговор

е)попрощайтесь

Дополнительные советы по эффективному разговору по телефону.

1.старайтесь говорить более низким тоном ,но не тихо

2.старайтесь звучать деловито, но не чопорно и не сухо

3.старайтесь, чтобы в Вашем голосе были бодрость и воодушевление

4.окрасьте голос улыбкой

5.изредка называйте собеседника по имени

6.покажите, что вы внимательно слушаете (повторы ,да , понятно, угу, но не однообразно)

7.не звоните перед первой встречей чтобы получить подтверждение

8.перезванивайте людям, звонившим в Ваше отсутствие

9.всегда просите передать, что Вам звонили

10.старайтесь не употреблять слова-паразиты Тима «гм» , «ага», «ну вот», «вы знаете» ,»так сказать» и т.п.

11.не читайте по бумажке слово в слово