Организация работы секретариата

Состав и обязанности. Всекретариате подсчитывается сумма баллов, набранных отдельными участниками икомандами, выявляются победители и подготавливаются материалы для информации о ходе соревнований.

Возглавляет секретариат главный секретарь, являющийся членом главной судейской коллегии. Приступая к работе, главный секретарь прежде всего знакомится с положением о соревновании, с составом команд, условиями зачета и порядком определения победителей. Все спорные вопросы и неточности в положении он уточняет с организаторами соревнований и с главным судьей. 

Главный секретарь в соответствии с масштабом соревнования подбирает состав секретариата. Обязанностимежду секретарями рекомендуется распределить так:

- один секретарь подготавливает материал о ходе соревнований, он отвечает за выпуск информационных бюллетеней и осуществляет связь с представителями прессы,радио и телевидения;

- несколько секретарей подсчитывают результаты и командных соревнований, проверяют правильность заполнения протоколов судьями, вписывают результаты соревнований в сводные протоколы и т. п.

На небольших соревнованиях достаточно одного - двух секретарей. Работа при этом в основном сведется к подготовке протоколов и подсчету результатов.

Качество работы секретариата зависит от своевременной подготовки.
   До соревнований необходимо сделать следующее:

- обработать заявки, подготовить график соревнований и при необходимости составить сборные команды;

- заполнить судейские протоколы и карточки для, подсчета результатов;
    - заготовить демонстрационные таблицы личных и командных результатов и формы информационных бюллетеней;

- собрать материалы к совещанию судей и представителей

- получить и заполнить дипломы, свидетельства и грамоты в соответствии с положением;

- подготовить рабочее место для секретариата, а также канцелярские принадлежности и необходимые материалы.

Рабочее место.Недалеко от мест соревнований отводится комната, в которой ведется вся предварительная и текущая работа секретариата.

Поблизости от столов главного судьи и информатора должен быть стол для работы двух-четырех секретарей, ведущих подсчет по ходу соревнований.

Предварительная работа

Обработка заявок.В секретариат поступают заявки с отметками о допуске мандатной комиссии или организации, проводящей соревнование, и заместителя главного судьи по медицинской части. Проверяя заявки, секретарь следит за правильностью и четкостью их заполнения (против фамилии каждого участника должны быть указаны инициалы, разряд, по которому гимнаст выступает, год рождения и номер, присвоенный участнику). Особое внимание он обращает на соответствие возраста и разряда участников требованиям положения (если предусмотрены возрастные и разрядные ограничения), на пометки против фамилий запасных участников и гимнастов, заявленных только в личном первенстве. В установленное время по согласованию с представителями главный секретарь вычеркивает из списков запасных участников. Ошибки или опоздания в определении основного состава могут привести к значительным трудностям и недоразумениям при подсчете результатов командных соревнований. Заявки обрабатываются по мере их поступления.

 Сборные команды обычно составляются по жребию из представителей разных организаций и из гимнастов-личников, не участвующих в командном первенстве. В тех случаях, когда из основного состава команды необходимо вывести спортсменовкакого-либо разряда, их выделяют в отдельный поток илисмену.
    В процессе обработки заявок выявляется окончательный составучастников соревнований и устанавливается общееколичество участвующих команд, смен и потоков.

Точныеданные о составе соревнующихся спортсменов позволяют завершить работу по составлению графика и подготовить необходимые материалы для жеребьевки.

Подготовка протоколовочень трудоемкая работа, особенно если они заполняются от руки, как иногда бывает на небольших соревнованиях. Бланкипротоколов подготавливаются до начала соревнований на все дни.

Протокол на отдельный вид(таблицы №3, №4) рассчитан на одну команду.

Таблица 3.

Протокол №

Соревнований по спортивной гимнастике

Дата проведения соревнований:_______________

Мужское (женское) многоборье ________________

Подпись старшего судьи __________

                                                                                   судья 2_______

                                                                                   судья 3_______

       судья 4_______     

Подготовленные протоколы следует сложить по сменам на все виды многоборья.

В протоколы записывают фамилию, имя или инициалы гимнаста, коллектив, разряд, по которому он выступает (а не который ему присвоен), и номер. Фамилии спортсменов во всех протоколах располагают в одном и том же порядке (как в протоколах на каждом виде, так и в сводных протоколах и демонстрационных таблицах). Это значительно облегчит и ускорит подсчет нарастающих результатов. Разный порядок расстановки фамилий очень неудобен и может привести к ошибкам.

Таблица 4.

Протокол №

Соревнований по спортивной гимнастике

Дата проведения соревнований:_______________

Соревнования №

Мужское (женское) многоборье ________

Подпись старшего судьи _________

                                                                                   судья 2_______

                                                                                   судья 3_______

       судья 4_______

Протокол нарастающих результатов (таблица 5)предназначен только для работы в секретариате.

Таблица 5.

Протокол нарастающих результатов №

Соревнований по спортивной гимнастике

 Дата проведения ________________

 многоборье Мужское (Женское) _______________  

Гл. секретарь ____________________ 

Секретарь_______________________

На соревнованиях с малочисленным секретариатом можно обязать представителей команд вместе с именной заявкой или несколько позже подать в главную судейскую коллегию заполненные бланки протоколов с фамилиями, инициалами и другими данными. Такая форма, значительно облегчающая работу секретариата, рекомендуется для многих соревнований.

Сводный протокол (таблица 6)применяется на массовых соревнованиях гимнастов младших разрядов и на соревнованиях с небольшим числом секретарей. В сводный протокол заносятся результаты по всем видам многоборья. Подготавливается по одному или два протокола на каждую команду и предусматривается несколько запасных бланков.

Таких протоколов надо по одному на каждую команду. На соревнованиях в которых имеется только сводный протокол, протокол нарастающих результатов для каждой команды обычно не ведут, а заполняют только один экземпляр для нарастающих результатов всех команд вместе. В таком случае понадобится всего один бланк.

Таблица 6.

Сводный протокол №

Соревнований по спортивной гимнастике

 Дата проведения ________________

 Девушки

Гл. секретарь ____________________ 

Секретарь_______________________

На массовых соревнованиях, где применяются только сводные протоколы, систему подготовки документации можно значительно упростить. Надо потребовать, чтобы команды, явившиеся на соревнования, сдавали бланки протоколов в двух экземплярах с вписанными в них фамилиями участников (один протокол для внесения оценок судьями, другой — для текущей работы секретариата, для нарастающих результатов).

В протоколах для массовых соревнований против фамилии каждого гимнаста ставится виза врача, а внизу - соответствующая подпись и печать организации. В этом случае протокол одновременно является своеобразной заявкой.

Для соревнований, в которых участвуют несколько сот спортсменов, подобная система очень удобна, так как ликвидируются заявки (они совмещены с протоколами). Остаются лишь заявки на общее количество команд с указанием пола и разряда. Участвующие организации могут до последнего дня производить нужные перестановки в командах, в то же время секретариат избавлен от лишней работы – обработки заявок и подготовки протоколов.
На больших соревнованиях одновременно с протоколами заполняют карточки участников (по одной на каждого гимнаста) для подсчета результатов по многоборью и отдельно в каждом виде многоборья. Карточки облегчат и ускорят распределение участников в порядке занятых мест (как по всему многоборью, так и в отдельных видах).

Карточки участников необходимы для распределения участников в соответствии с их результатами в порядке занятых мест, как по многоборью, так и по отдельным видам. Для многоборья нужно подготовить столько карточек, Сколько будет участников, а для отдельных видов дополнительно по 6 карточек на каждого гимнаста и по 4 карточки на каждую гимнастку.

Судейские запискиприменяются на соревнованиях гимнастов старших разрядов, а также при закрытом судействе. Они могут быть двух видов – на целую команду или отдельно на каждого спортсмена. И в том и в другом случае для опорных прыжков и для остальных видов используются бланки различного образца.

Справочные сведения для информации.Секретариат готовит материалы для судьи-информатора: выдержки из положения; списки участников всех команд с данными о принадлежности к организации, возрасте, разряде и др.; списки судей с указанием судейских званий и работы, выполняемой на соревнованиях. Заранее согласовывается форма, по которой будет даваться материал для судьи-информатора. Результаты отдельных участников и команд в целом, а также другой информационный материал рекомендуется вывешивать у раздевалок или на месте сбора спортсменов и в фойе для зрителей. Для этой цели заблаговременно подготавливаются специальные щиты, прикрепленные к стене или установленные на подставке на полу. На щитах помещаются таблицы результатов, графики соревнований, списки участников, судейских бригад и различные объявления. Главный секретарь должен следить за тем, чтобы таблицы по ходу соревнований своевременно заполнялись.

Стенды с результатами – это не только информационный материал, но и действенный способ контроля за всеми подсчетами. За таблицами следят участники, представители и зрители, поэтому любая ошибка будет немедленно замечена и вовремя исправлена.

Папки для судей и представителей.К совещанию представителей и судей секретариат подготавливает документы и материалы, которые вкладываются в папки и выдаются представителям икаждому судье или одна накаждую бригаду.

В папки для судей следует положить: описание обязательных упражнений данного вида и указания к их выполнению, а также выдержки из положения, относящиеся к судейству; график соревнований и расписание работы судей; судейскую ленточку или специальный судейский значок; билет участника соревнований; памятку для участника.

Папки для представителей содержат:

- номера для участников (последовательность их может соответствовать занятым местам в прошедшем году, или порядку оформления документов, или очередности вступления в соревнование; номера выдают не только на основных, но и на запасных участников, чтобы при замене спортсменов из основного состава запасным не понадобилось менять и передавать номера; каждой команде номера выдают подряд);

- памятки для участников соревнований; билеты участников всей команде, а также тренеру и пианисту;

- бланки графиков соревнований и все материалы для жеребьевки.
     На всех папках следует указать наименование соревнований.

Если в соревнованиях участвуют иногородние команды, иногда в папки вкладывают еще план города, в котором проходят состязания, несколько открыток с видами города и т. п.

Работа во время соревнований

Подсчет результатов после каждого вида.По окончании выступления каждой команды судейские бригады подписывают протокол и немедленно передают его в секретариат. Исправления окончательной оценки или оценки отдельного судьи обязательно подтверждаются подписью старшего судьи.                                            

Вместе с протоколом сдаются и судейские записки. Записки каждого судьи скрепляются вместе и вкладываются в общий конверт, на котором проставляется наименование команды, вид соревнований, смена и дата.  

Протоколы и конверты с судейскими записками собирает кто-либо по поручению секретариата или сдают сами судьи; это определяется заранее. Передача протоколов через капитанов команд, тренеров и других лиц, не имеющих отношения к судейской коллегии, недопустима.

Секретарь№1 получает первый экземпляр протокола, проверяет правильность выведения оценки (среднего балла), подсчитывает нарастающие личные результаты, выводит личные места лидирующих спортсменов, вносит их фамилии в специальную таблицу для передачи судье-информатору. Проверяя правильность выведенияоценки, он следит за соблюдением норм расхождения между оценками всех судей, а также за тем, чтобы не было арифметической ошибки при выведении среднего балла. Для подсчета нарастающих результатов, каждый последующий протокол данной команды кладут рядом с предыдущим. В графе «После... вида», проставляют очередность вида и суммируют результат каждого участника по этим протоколам. До подсчета нарастающего результата надо убедиться в том, что последовательность фамилий гимнастов в протоколах одинакова.

После подсчета рядом с нарастающей суммой проставляют места по порядку (5–10 лучших результатов), выписывают несколько фамилий, указывают сумму набранных ими баллов и место, а затем передают диктору.

     Количество объявляемых результатов согласовывается с главным судьей.

    Секретарь №2 получает второй экземпляр протокола (третий экземпляр передается в просмотровую комиссию). Он, так же как и секретарь №1,проверяетправильность заполнения протокола старшим судьей, подсчитывает в каждом протоколе сумму баллов, набранную всей командой, учитывает коэффициент и исключает худший результат, вписывает эту сумму баллов в соответствующую графу внизу протокола. Этот же результат он вносит в протокол нарастающих командных результатов и в протокол судьи 1, а затем после каждого перехода гимнастов от одного вида к другому выводит места команд и на записке дает сведения о лучших командах судье-информатору.

Если командное первенство определяется не по сумме баллов зачетных участников в каждом виде, а по лучшим результатам спортсменов многоборцев (что бывает редко), то по окончании соревнований секретарь 2 увеличивает оценки на соответствующий коэффициент.

Секретарь №З по протоколу, полученному от секретаря №1, заносит оценки каждого участника по видам упражнений в сводный протокол (таблица 6) и в карточки для соответствующего вида.

 После этого по сводному протоколу он подсчитывает нарастающий результат и сверяет его с результатом, подсчитанным секретарем №1.

Секретарь №4по протоколу, полученному от секретаря №2, записывает в таблицу, вывешиваемую для участников и зрителей, лично-командные результаты, проверяет правильность подсчета секретарем №2 командных результатов и помещает сведения на большом демонстрационном щите или световом табло.

После каждого вида упражнений секретари №1 и №2, закончив свою работу, обмениваются обработанными протоколами и производят взаимную проверку. Главный секретарь руководит всей работой и делает выборочную проверку (в первую очередь лучших личных и командных результатов). Если соревнования проводятся в несколько потоков, то на каждый поток секретари выделяются отдельно.

На соревнованиях небольшого масштаба работу секретарей №1 и №З можно поручить одному человеку, а №2 и №4 – другому.

На массовых соревнованиях и соревнованиях малого масштаба, когда ведут только сводный протокол (без бланков на отдельных видах), желательно иметь две копии сводного протокола, чтобы подкладывать к основному протоколу только одну из них. Эти копии чередуются на каждом очередном виде, другую копию секретарь оставляет у себя.

После того как вся команда выполнит упражнения на одном виде, протокол с копией передают секретарю.

Секретарь меняет копию и отдает протокол судьям, а во время соревнований на следующем виде, переносит результаты в протокол нарастающих результатов, по которому и ведет весь подсчет. В конце соревнований обрабатывается основной протокол и сверяется с протоколом нарастающих результатов.

Если участников немного, то вместо копии во время разминки все окончательные результаты с основного протокола переносят в протокол нарастающих результатов, который постоянно находится у секретаря.

Итоги по окончании смены.По окончании выступления участников какого-либо одного разряда, одной возрастной группы или одного пола по обязательной программе подсчитывают личные (а если возможно, то и командные) результаты и определяют занятые места.

Рекомендуется применять специальную таблицу (таблица №7). Для этого надо большой лист бумаги разделить на клетки и в каждую из них записать баллы, которые получат гимнасты данного разряда. Например, гимнаст I разряда может получить от 1 до 120 баллов, но так как практически большинство выступающих получает от 90 до 100 баллов, то таблицу делят на 10–20 клеток, в которые записывают результат с 80–85 до 100 баллов. Сначала над каждой клеткой проставляют баллы: в первой «1ОО и выше», затем «99» и т. д., а в последней – «80 и ниже».

Таблица 7.

                  Результаты соревнований

В таблицу вносят результаты из всех протоколов данного разряда. Протоколы берут в любом порядке. Например, берут протокол со следующими результатами участников 90,05; 100,2; 86,7; 90,00; 90,05; 76,4; 48,7 балла.

Эти баллы вписывают в таблицу. Результат «90,00» вносят в клетку «92–90 баллов» так, чтобы сверху и снизу было место для внесения по порядку других возможных результатов.

Одинаковые результаты заносят в одну строчку, рядом. Когда записаны баллы всех участников, подсчитывают их число и проверяют, соответствует ли оно количеству всех соревнующихся, чтобы никого не пропустить.

Когда таблица заполнена, справа против результатов в баллах проставляют места по порядку. Если в какой-либо строчке окажется несколько одинаковых результатов, всем участникам дается одинаковое место. В таблице результаты в баллах проставляются арабскими цифрами, а места – римскими, чтобы показать последовательность ее заполнения. В таблицу записано только семь результатов, чтобы показать последовательность ее заполнения.

Когда в таблице расставлены места, заготавливают бланк для личных результатов, на котором по порядку проставляют столько мест, сколько было участников. Затем берут один из протоколов и по баллу, полученному участником, пользуясь таблицей, находят занятое место. После этого в сводку личных результатов вписывают фамилию участника в соответствии с занятым местом. В сводке указывают фамилию, имя, коллектив и результат в баллах, а в конце строки занятое место.

Личные места следует определять сразу после окончания какой-либо части соревнований. При этом повышается спортивный интерес участников, вводится дополнительный контроль за подсчетом результатов.

Для информации итоговые результаты даются диктору, так же как и нарастающие, но объявляют не 5–6 результатов, а по меньшей мере 10.

 Если сразу, без паузы, после окончания соревнований следует награждение победителей, очень важно быстро подсчитать результаты. В этом случае надо подготовить дополнительные сводные протоколы нарастающих личных и командных результатов, вписать в них одним цветом результаты закончивших соревнование, другим – еще соревнующихся и по мере показа оценок судьями (не дожидаясь получения протоколов) вносить изменения в таблицу. Затем следует заготовить дипломы и свидетельства, а к моменту награждения сверить полученные результаты с основными документами.

Отчет о соревновании

Содержание письменного отчета для представителей.Отчет о соревнованиях раздается представителям не позднее, чем на следующий день после окончания соревнований. Он содержит:

- общие данные о соревнованиях (время и место проведения, общее число участников и отдельно по полу, возрастным группам и разрядам, процент выполнения разрядных норм, перечень лучших команд, участников и тренеров, замечания о нарушениях дисциплины и др.);

- таблицу командных и коллективных результатов; личные результаты всех участников по разрядам и отдельно по всем видам обязательных и произвольных упражнений. На массовых соревнованиях указывается только сумма баллов по всему многоборью;

- образцы афиш, программ, билетов и т. п.; справки участникам данного коллектива, выполнившим разрядные нормы.

Отчет подписывается главным судьей и главным секретарем.
Отчет для организации, проводившей соревнование.К отчету, который дается всем представителям, добавляются сведения о состоянии основных и подсобных помещений, о качестве обслуживания, качестве инвентаря, количестве зрителей, приводится перечень несчастных случаев с заключением врача соревнований и указанием принятых мер; дается списочный состав судейской коллегии с указанием фамилий лучших судей и тех, кто работал плохо; графики, протоколы жеребьевки, протоколы заседаний судейской коллегии.

  В организацию, проводившую соревнование, кроме отчета сдаются: подшивки всех рабочих протоколов (подлинников) отдельно по полу и группам, по которым проводилось соревнование (возрастным группам, программам различных разрядов и т. д.), а внутри этих групп по видам многоборья; заявки; протесты; отчёт мандатной комиссии и анкеты участников; табель работы обслуживающего персонала; документы для списания врученных медалей и дипломов.

К отчету комитета прилагаются характеристики работы судей. Форма и содержание отчетов заранее согласовывается сглавным судьей и представителем организации, проводящей соревнование.

По мере возможности отчеты подготавливаются в процессе проведения соревнований.