Защита информации в работе секретаря.

Секретарь является ключевой фигурой в большинстве фирм по работе с самой различной информацией. Значительная ее часть является конфиденциальной и может представлять интерес для конкурентов.

Секретарь должен знать, какая информация согласно законодательству РФ никогда не является конфиденциальной и какая может быть руководством организации отнесена к коммерческой тайне, а также какими методами необходимо осуществлять защиту конфиденциальности.

Коммерческая тайна (КТ) - научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью и не является общеизвестной.

К коммерческой тайне относятся, прежде всего:

• идеи;

• изобретения;

• открытия;

• технологии;

• индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать;

• прибыль фирмы и т.п.

Обеспечение сохранности конфиденциальной информации требует соблюдения следующих условий:

• определение сведений, составляющих коммерческую тайну организации;

• обеспечения порядка защиты коммерческой тайны.

Согласно законодательству РФ не является коммерческой тайной информация:

• содержащаяся в учредительных документах и документах, дающих право заниматься коммерческой деятельностью;

• содержащаяся в годовых отчетах, бухгалтерских балансах и других формах бухгалтерской отчетности;

• связанная с исчислением и уплатой налогов и других обязательных платежей в бюджет;

• по задолженности работодателей по зарплате и другим социальным выплатам;

• о наличии свободных рабочих мест;

• связанная с соблюдением экологического и антимонопольного законодательства;

• по обеспечению безопасных условий труда.

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить ее утечку, то есть доступ к конкурентам.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

• установление правил отнесения информации к конфиденциальным сведениям;

• разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к конфиденциальным сведениям;

• ограничение доступа к носителям информации, содержащим конфиденциальную информацию;

• ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальную информацию;

• использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации;

• осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны конфиденциальной информации.

 Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Как и все сотрудники фирмы, секретарь должен при поступлении на работу подписать индивидуальное обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность.

Секретарю часто приходится отвечать на различные вопросы. Естественно, что его поведение определяется конкретной ситуацией. На скользкие вопросы ответы должны быть уклончивы. По рекомендациям японских специалистов, самый умный ответ на подобный вопрос - «не знаю». Однако согласно нормам и правилам деловой этики для секретарей такой ответ нежелателен. Лучше порекомендовать собеседнику обратиться с этим вопросом к руководителю.

От себя можно сказать, что при приеме посетителей все документы должны быть убраны в шкаф. Ничего важного не оставлять наедине с другими людьми. И необходимо сделать так, чтоб с компьютера ни кто не смог прочитать какую-либо информацию.