Визитные карточки и правила их использования.

Визитные карточки являются частью имиджа человека, корпоративного стиля; они подчеркивают индивидуальность как отдельно взятого человека, так и всей корпорации (компании, фирмы, торговой точки). Именно с визитных карточек начинается знакомство, и именно они несут в себе некий заряд Вашей личности, они должны быть легко запоминаемыми, узнаваемыми и индивидуальными.

Виды визиток

На официальных визитных карточках указывается Ф.И.О. посетителя, его ученое звание, должность, место работы, служебный телефон, адрес учреждения. Официальные карточки вне работы не используются.

Двухсторонняя визитка - признак дурного тона, и если Вы не хотите оказаться в неловком положении Вам наш совет, не используйте такие визитки. Оборотная сторона визитки предназначена для пометок от руки. Заказывайте односторонние визитки на двух языках, к примеру: русском и английском.

Стандартная карточка. На стандартных визитках указываются фамилия, имя, отчество, название фирмы, полное название должности, адрес, служебный телефон и телефон фирмы (чем больше телефонов указано на Визитке, тем солиднее в глазах партнера выглядит Ваша фирма).

Карточка для специальных и представительских целей. В данной ситуации указываются только фамилия, имя, отчество, адрес и телефон фирмы. Вручивший такую Визитку не настроен на продолжение контакта, и не следует просить его написать свой телефон: если бы он хотел, чтобы Вы его знали, он вручил бы другую карточку...

Карточка фирмы используют для поздравления от имени фирмы.

По своему предназначению визитки делятся на два типа: "функциональные" и "эпатирующие".

"Функциональные" визитки - это хорошо читаемый текст, максимум необходимой информации, но нет перегруженности текстом, много свободного текста. Такой тип карточек главенствует на прагматическом Западе. Недаром английское название предмета - business card - в дословном переводе означает "деловая карточка"

"Эпатирующие" визитки – это карточки с любой информацией, с любым нестандартным дизайнерским решением. Именно такие визитки производят неизгладимое впечатление и лучше всего запоминаются

правила

Существуют определённые размеры: для мужчин 90х50мм, для женщин 80х40мм. Если Вы передаёте визитку партнёру, то поверните её так, чтобы партнёр мог быстро прочитать текст, написанный на Вашей визитной карточке. Никогда не мните чужие визитки, не делайте на них пометки, не вертите в руках на глазах у хозяина, так как он может расценить это как неуважение и обидеться. При нанесении визита, если адресата визита нет или он не может принять гостя, необходимо оставить визитную карточку, загнув ее правый угол. Не принято посылать визитку по почте, зато ее смело могут передавать курьер или шофер. Дать ответ на визитную карточку следует в течение 24 часов с момента получения. Визитка может также служить Вашим посланцем для условных сообщений или поздравлений.

Обмен визитками ведется строго по ранжиру, начиная с самых высокопоставленных членов делегации. Если партнеры находятся на одном должностном уровне, первым вручает Визитку младший по возрасту. Если Вы встречаетесь в Вашем офисе, этикет обязывает Вас первым вручить визитку, так как хозяева делают это первыми. Вручая визитку, произнесите свою фамилию вслух, чтобы иностранец мог более или менее усвоить ее. Принимая визитку, прочитайте вслух имя партнера и усвойте его должность.

Во время переговоров следует положить карточки перед собой, расположив их в том же порядке, в каком сидят партнеры. Ни в коем случае нельзя мять чужие Визитки, делать на них пометки, вертеть в руках на глазах у хозяина. Это воспринимается как знак неуважения.

Первым протягивает карточку визитер. Получать ее следует правой рукой, затем взять в обе руки. Старшие (по возрасту и положению) первыми дают визитки младшим, женщины первыми рекомендуются мужчинам, хозяева первыми предлагают свои карточки гостям. Если вы имеете дело с иностранцем, то лучше при передаче своей визитки внятно вслух прочесть свое имя, должность.

Если вы хотите быть заочно представлены кому-либо, пошлите свою визитную карточку вместе с карточкой другого лица, уже знакомого с тем, кому вы хотите представиться.

Постоянные и переменные виды работ секретаря.

Вопросы, которые должны найти отражение в регламенте, можно условно разделить на две группы: (1 группа это постоянные)

1) непосредственно связанные с выполнением конкретных видов работ в рамках должностных обязанностей секретаря;

2) имеющие опосредованное значение для выполнения конкретных видов работ.

К первой группе вопросов относятся вопросы типа:

● организация приема посетителей (включая их сопровождение в офисе);

● ведение телефонных переговоров (применительно к конкретному кругу обязанностей: одно дело – организация и ведение телефонных переговоров, другое – прием и распределение звонков, поступающих по многоканальному телефону);

● порядок организации и обслуживания переговоров;

● порядок организации и обслуживания коллегиальных мероприятий (совещаний, заседаний);

● порядок взаимодействия секретарей и их взаимозаменяемость;

● организация угощенья в офисе;

● порядок работы с документами и др.

(а вторая, переменные) Вопросы второй группы касаются организации рабочего места секретаря, его внешнего вида (одежда, прическа, поведение, манера речи и др.), обязанностей по обеспечению порядка в офисе, разрешению конфликтных ситуаций и др.