Средства оргтехники используемы секретарем.

Как известно, основной способ повышения производительности любого труда, в том числе управленческого - его механизация, а сегодня и автоматизация. Учитывая многообразие функций секретаря, автоматизации и механизации его рабочего места придается особое значение. Эти средства позволяют значительно сократить трудозатраты и время на составление, оформление, поиск, хранение и передачу документов. Сегодня поддаются автоматизации и механизации почти все формально-логические и технические процедуры создания документов и работы с ними. Поэтому рабочее место секретаря должно быть соответственно оснащено оргтехникой.

Выделяют следующие виды (классы) средств труда:

- средства составления документов: пишущие машинки (ручные и электрические), диктофоны, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши;

- средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее и склеивающее оборудование и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий;

- средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машины для уничтожения ненужных документов;

- средства выполнения вычислительных операций: счетно-справочные линейки, микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины, ПЭВМ;

- средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;

- специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.

Современное место секретаря не мыслимо без компьютера и средств связи. Компьютеры с плоским (ТРТ) экраном стали занимать значительно меньше места на рабочем столе. Но все-таки и монитор, и системный блок, и клавиатуру лучше вынести на специальный стол-приставку, освободив площадь основного рабочего стола для документов. Рядом с компьютером обычно ставится многофункциональное устройство (копир/принтер/сканер/факс) для персонального использования.

Как правило, компьютер секретаря связан с компьютером руководителя, подключен к локальной сети фирмы (учреждения), а в случае выполнения секретарем функции приема-передачи электронной почты - и к сети Интернет. Доступ к сети Интернет необходим секретарю и для подбора необходимой руководителю информации. Само собой разумеется, что компьютер должен иметь и соответствующее программное обеспечение для защиты от вирусов и несанкционированного доступа.

Секретарю в качестве личного средства оргтехники нужны: быстрый и тихий лазерный принтер, шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации. При больших объемах печатных и/или копировально-множительных работ устанавливается устройство соответствующей производительности, оснащенное сортировальным устройством, а при необходимости - дуплексом (устройством двусторонней печати) и степлером (для сшивания документов специальной скрепкой). Эта техника размещается на специальной подставке (тумбе) во вспомогательной зоне. Там же может располагаться и факс, если он используется в качестве отдельного устройства.

На рабочем столе или на отдельной приставке располагается телефонный аппарат с автоответчиком, селектор или мини-АТС.