Организационно-технические мероприятия при обслуживании совещаний.

Получив задание организовать совещание, секретарь сначала составляет список тех, кто должен на нем присутствовать. Затем нужно определиться с местом проведения – оно зависит от количества участников. Несколько человек уместятся и в кабинете у директора, а для большего числа коллег понадобится свободная переговорная. Дополнительно стоит поинтересоваться у шефа, какие технические средства должны быть доступны: бумага, ручки, раздаточные материалы, доска для презентаций, проектор, стаканы и питьевая вода и так далее. Может быть, нужно дополнительно пригласить переводчика.

Когда число участников и место проведения будут определены, секретарь производит рассылку приглашения по корпоративной почте. В нем должны быть указаны: дата встречи, время начала совещания, место проведения, повестка дня. Иногда к приглашению прикладываются в электронном виде документы для предварительного ознакомления (в случае необходимости).

Если сотрудникам можно электронной рассылкой напомнить о совещании, то приглашенные специалисты в офис из других компаниях могут быть дополнительно проинформированы секретарем по телефону. Если на совещании планируется несколько спикеров, то может быть установлен регламент по времени. Регламент ставится как на само сольное выступление, так и на последующие прения.

Если руководитель не может быть в назначенное время на совещании, и его подменяет заместитель или иной старший сотрудник, то секретарь ему дублирует на электронную почту (или передает лично из рук в руки) всю необходимую документацию.

К первым организационным мероприятиям обслуживания совещания относится и встреча его участников. Она во многом определяет настроение. Всякий срыв, накладка (не встретили, встретили с опозданием, возникли затруднения с размещением, поиском места совещания) неизбежно вызывают отрицательные эмоции.

При проведении совещания с ограниченным числом участников, их встречают перед входом в помещение, где будет проходить совещание, приветствуют каждого и приглашают пройти на совещание. Участники совещания регистрируются.

Регистрация позволяет к моменту открытия совещания знать состав присутствующих, их количество. Количественный состав особенно важен для совещаний, на которых принятие решений требует кворума, т.е. установленного законом или уставом такого количества присутствующих, при котором принятое решение является правомочным.

После окончания регистрации уточненный список присутствующих, включающий фамилию, имя, отчество и название организации, передается председателю, что позволяет ведущему ориентироваться при проведении совещания.

Одновременно с регистрацией желательно проводить и проставление отметок на командировочных удостоверениях.

При регистрации участникам выдаются, если не были ранее разосланы, размноженные для них документы (тезисы, проекты решений и др.). Также могут выдаваться канцелярские принадлежности (папки, блокноты, авторучки и т.п.), что предусматривается заранее и закладывается в финансовые расходы.

Совещание должно начинаться точно вовремя. Желательно сразу согласовать с участниками правила совместной работы: регламент для выступлений, перерывы, время окончания совещания.

Во время перерывов не забывайте проветривать помещение. При наличии системы кондиционирования воздуха, необходимо произвести ее регулировку в зависимости от степени заполнения помещения. В перерыве могут быть предусмотрены кофе-паузы, когда участникам предлагаются кофе, чай, бутерброды, печенье и т.д., организована продажа литературы.