Оперативне регулювання та контроль стану товарних запасів

В умовах високої мінливості зовнішнього .середовища важливе значення в процесі стратегічного управління має проведення оперативного регулювання обсягу запасів та контроль за їх станом.

Оперативне управління товарними запасами передбачає систематичне проведення роботи із спостереження (моніторингу) стану товарних запасів, підтримки їх оптимального розміру, своєчасного поповнення та підтримки товарних запасів на рівні встановленого нормативу. Метою проведення цієї роботи є забезпечення безперервного та ритмічного продажу товарів, зокрема в умовах зміни споживчого попиту, мінімізація сукупних витрат з формування та зберігання запасів, недопущення втрат товарних та фінансових ресурсів підприємства.

Дана робота передбачає контроль за станом та ходом реалізації існуючих товарних запасів, розробку графіка завозу товарів, визначення оптимального обсягу партії поставки та часу подачі замовлення на поставку, виявлення обсягів та причин утворення понаднормативних товарних запасів, обґрунтування та реалізацію системи заходів щодо профілактики виникнення понаднормативних запасів та політики їх реалізації.

Оперативне управління товарними запасами передбачає проведення наступної роботи:

Нині у вітчизняній та іноземній практиці накопичений достатній досвід організації робіт з контролю рівня товарних запасів. Це залежить від розміру підприємства, політики та технології менеджменту, обсягу, видів та інших особливостей запасів.

Найбільше розповсюдження в іноземній практиці отримали наступні методи контролю рівня запасів:

1.Метод червоної лінії (red-line method). Суть методу полягає у визначенні мінімальної (лімітної) межі, нижче якої рівень запасів не повинен опускатися. По досягненні цієї межі відбувається автоматичне розміщення нового замовлення.

2.Двосекторний метод контролю (two-bin method), відповідно до якого запаси для зберігання розміщуються в двох секторах: робочому та резервному. Коли запаси робочого сектора витрачено, включаються два процеси: поповнення робочого сектора за рахунок резервного та розміщення нового замовлення.

Для вибору методу управління та контролю щодо рівня товарного запасу використовується класифікаційний підхід до управління запасами (ABC system). Його ідея полягає у використанні класифікації запасів та виділенні трьох груп: А, В і С, залежно від ступеня впливу певного виду запасів на зростання товарообороту підприємства. До групи А відносять запаси, реалізація яких дає найбільший внесок до обсягу товарообороту у грошовому вимірі (70 % обсягу реалізації). Як правило, це найбільш дороговартісні товари, їх питома вага в обсязі запасів у натуральному вимірі не перевищує 10%. Запаси цього виду потребують особливої уваги менеджерів та використання кількісних методів і моделей для оптимізації прийняття рішень. До групи В відносять запаси середнього рівня вагомості, які забезпечують близько 20% обсягу реалізації товарів підприємства. Їхня питома вага у натуральному вимірі, як правило, складає також приблизно 20%. Вибір методів управління запасами групи В має бути заснований на співставленні витрат на управління та економічного ефекту від їх використання.Товарні запаси, реалізація яких дає незначний вклад до обсягу товарообороту, близько 10%, відносять до групи С. Досить часто вони складають переважну частину в обсязі запасів в натуральному вимірі (приблизно 70%). До управління запасами групи С недоцільно застосовувати складні кількісні методи управління, так як витрати на управління можуть не відповідати економічному ефекту від їх застосування.

   Побудова та реалізація сучасних систем контролю рівня товарних запасів може бути організована тільки на основі використання комп'ютерних технологій, автоматизованих систем обліку запасів та розміщення замовлень у постачальників.

   Використання таких систем, а також магнітного штрихового кодування товарів дозволяє спостерігати рух кожної одиниці товарів, отримувати інформацію про стан запасів при досягненні точки замовлення, автоматично розміщувати запаси через комп'ютерну мережу за допомогою вбудованого модельного інструментарію, контролювати поповнення запасів.

   Описані системи комп'ютерного управління запасами отримують все ширше розповсюдження в торговельних підприємствах України, особливо великих роздрібних підприємствах, спільних підприємствах за участю іноземного капіталу, у фірмових магазинах та супермаркетах, на оптових базах.

   В найбільших за розмірами та некомп'ютеризованих торговельних підприємствах контроль за станом товарних запасів базується на інформації, яка отримується від матеріально-відповідальних осіб товарних секцій та складів. Їхня систематична звітність повинна вміщувати наступну інформацію:

- обсяг товарних запасів по товарних групах та позицій асортиментного переліку, в тому числі тих, що втратили товарний вигляд та непридатних до реалізації, а також тих, по яких встановлений лімітний термін реалізації завершився;

- наявність понаднормативних товарів, що не користуються попитом населення;

- норматив товарних запасів по кожній товарній групі;

- роздрібний продаж, документовані витрати, надходження товарів по товарних групах.

   Визначена інформація повинна збиратися за спеціально розробленою формою, що забезпечить можливість її оперативного узагальнення та аналізу.