Назначение и состав организационно-правовой документации (ОПД).

Важнейшей функцией управления является организация системы и процессов управления, т. е. организационная функция. Слово «организация» означает «устройство чего-либо, строение». Жизнедеятельность любой организация начинается с разработки организационных документов, которые должны:

· определить статус и организационно-правовую форму учреждения;

· установить структуру организации и штатную численность персонала;

· регламентировать деятельность структурных подразделений и сотрудников (положения, должностные инструкции);

· сформировать совещательные органы управления и регламентировать деятельность аппарата управления);

· установить режим работы персонала, подразделений, служб (правила внутреннего распорядка);

· организовать труд работников и осуществить оценку их деятельности;

· определить порядок реорганизационных мероприятий, включая реорганизацию, ликвидацию учреждения.

Таким образом, назначение группы организационных документов – создание организационно-правовой базы для нормального функционирования организации, учреждения или предприятия. Они определяют границы правового поля, в пределах которого сотрудники могут осуществлять свои полномочия[1].

Организационно-правовая документация– комплекс взаимосвязанных документов, содержащих нормы и правила регламентирования деятельности организации, права и обязанности, ответственность руководства и специалистов.

Состав ОПД представлен следующими видами документов:

· учредительный договор;

· устав;

· положение;

· правила и инструкции;

· должностные инструкции;

· регламенты;

· структура и штатная численность;

· штатное расписание;

· договор.

Особенности ОПД заключаются в следующем:

а) она реализует нормы административного права и является правовой основой деятельности учреждения, а положения, содержащиеся в ОПД строго обязательны для исполнения;

б) цель разработки ОПД – рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и сотрудниками учреждения;

в) в процессе подготовки ОПД в обязательном порядке проходят процедуру согласования, т. е. визирования со всеми заинтересованными лицами подразделений и юридической службой;

г) ОПД проходит процедуру утверждения вышестоящей организацией (министерство, ведомство, служба), руководителем организации, коллегиальным органом. Может утверждаться непосредственно актом руководителя, распорядительным документом (приказом, распоряжением) или постановлением и решением коллегиального органа с проставлением грифа утверждения;

д) с точки зрения срока действия ОПД относится к бессрочным документам и действует до их отмены, или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения возникает один раз в три – пять лет. По мере изменения характера деятельности и организации труда в ОПД могут вноситься изменения. В случае реорганизации деятельности ОПД перерабатывается и утверждаются заново.

Для разных видов ОПД установлен различный порядок внесения изменений или пересмотра. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся в соответствии с установленной законом процедурой – по решению высшего органа управления организации (общего собрания акционеров) с обязательной регистрацией изменений в органе государственной регистрации. Изменения в положения о структурных подразделениях вносятся распорядительными документами руководителя;

е) разрабатывается ОПД руководством учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения или организации.

Оформляется ОПД на листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами являются: наименование организации – автора документа, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения и др. Датой ОПД является дата его утверждения.

Текст большинства ОПД состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.