Краткая характеристика организационно-правовой документации

К организационно - правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органов, регламенты работы аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работникам, правила и др.

Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы составляют правовую основу деятельности организации.

Организационно-правовые документы имеют целый ряд особенностей в подготовке и оформлении. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения. В зависимости от вида и разновидности документа они могут утверждаться вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем самостоятельного структурного подразделения. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.

Большинство организационно-правовых документов, за исключением штатного расписания, относится к документам неопределенного срока действия, или «бессрочным». Это выражается в том, что эти документы действуют до их отмены или до утверждения взамен них новых. Штатное расписание, в отличие от остальных организационно-правовых документов действует в течение одного года. При изменении характера деятельности учреждения в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, при серьезных изменениях деятельности эти документы разрабатываются и утверждаются заново.

Для разных видов организационно-правовых документов установлен различный порядок внесения изменений. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся в соответствии с установленной законом процедурой - по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров, участников) с обязательной регистрацией изменений в органе государственной регистрации. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя. Изменения в положения о структурных подразделениях и должностные инструкции вносятся распорядительными документами руководителя.

Разрабатываются организационно- правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов подразделений, хорошо знающих работу организации.

Обязательными реквизитами организационно-правовых документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 являются: наименование организации - автора документа, наименование вида документа, заголовок к тексту, место составления или издания документа, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Многие организационно-правовые документы (инструкции, регламенты, правила, положения) оформляются с титульным листом. В этом случае на титульном листе указываются наименование организации - автора документа, наименование вида документа, заголовок к тексту, место составления или издания документа, гриф утверждения. Подпись оформляется на последнем листе документа.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке согласовываются (визируются) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ