Система управления записями.

Управление записями (англ. Records Management) - практика ведения записей организации с момента их создания до окончательного уничтожения. Данная практика включает в себя классификацию записей, их хранение, защиту и уничтожение (либо, в некоторых случаях - архивное хранение).
Запись может представлять собой материальные объекты или цифровую информацию. Это могут быть свидетельства о рождении, рентгеновские снимки, документы, базы данных, прикладные данные или электронная почта. Управление записями, в первую очередь, сосредоточено на материалах о деятельности организации, и, как правило, применяется в соответствии со ценностью записей, а не их физической формой.

Определение управления записями
Раньше определение «управление записями» использовалось как обозначение управления теми записями, которые уже вышли из повседневного использования, но срок хранения которых еще не истек - «полу-актуальные», «неактивные», часто хранящиеся в подвале или вне предприятия. Более современное использование этого понятия включает в себя весь жизненный цикл записи - от точки создания до окончательного уничтожения.
Практика управления записями
Практика управления записями может включать:

• Планирование потребности в информационном обеспечении организации
• Определение необходимой для сбора информации
• Создание, утверждение и соблюдение политик и практик в отношении материалов, включая их хранение и уничтожение
• Разработку плана хранения записей, включающего краткосрочное и долгосрочное размещение физической записи и цифровой информации;
• Идентификацию, классификацию и хранение записей
• Распределение доступа к записям внутри и вне организации, требований конфиденциальности, конфиденциальности данных и общего доступа
• Осуществление отбора записей, не требуемых в эксплуатационных целях, для их последующего уничтожения. В соответствии с организационной политикой, нормативными актами и другими требованиями организации это может быть либо их физическое уничтожение, либо размещение на постоянное хранение в архив.

Согласно основным правилам управления записями, автоматизированные системы являются вспомогательным средством в сборе, классификации и непрерывном управлении записями на протяжении их жизненного цикла. Подобная система может быть бумажной (например, каталожные карточки, используемые в библиотеке) или компьютерной (электронное приложение для управления записями).
Согласно стандарту ISO 15489:2001, управление записями включает в себя:

• установку политик и стандартов;
• распределение обязанностей и полномочий;
• разработку и внедрение процедур и руководящих принципов;
• предоставление широкого спектра функций, связанных с управлением записями и их использованием
• разработку, внедрение и управление специализированными системами для управления записями
• интеграцию управления записями в бизнес-системы и процессы.

Управление физическими записями
Управление физическими записями включает в себя различные меры регулирования и может основываться на разнообразных формах экспертиз. Записи должны быть идентифицированы и заверены. Как правило, это вопрос систематизации и поиска информации; в некоторых случаях необходимо более бережное обращение.
Идентификация документов
Элементу, представленному в виде юридической записи, необходима проверка подлинности. Возможно, потребуется изучение документа (или другого материального свидетельства) судебно-медицинскими экспертами на предмет подлинности и документального фиксирования любых повреждений, изменений или пропусков в содержании. В крайних случаях, элементы могут быть подвергнуты исследованию через микроскоп, рентген, радиоуглеродное датирование и химический анализ. Подобный уровень проверки достаточно редок, но подразумевает особую тщательность в создании и хранении записей организации.
Хранение записей
Записи должны храниться таким образом, чтобы к ним, с одной стороны, имелся доступ, а с другой - они должны быть защищены от возможного внешнего воздействия. Типичный бумажный документ может храниться в канцелярском шкафу в офисе, однако некоторые организации используют специальные помещения с регулированием микро-климата (включая температуру и влажность). Критично важные записи должны храниться в сейсмостойких безопасных сейфах или камерах для защиты от пожаров, наводнений, землетрясений и других коллизий. В крайних случаях необходимо чтобы запись одновременно была и изолирована от внешних воздействий, и доступна публично (примером может служить подписанный оригинал Конституции США). Гражданским инженерам, возможно, будет необходима консультация, чтобы определить, сможет ли помещение эффективно вмещать полки и шкафы с бумагой. Исторически некоторые военные суда были разработаны с учетом веса их технологических регламентов на бумаге, как части уравнивающего балласта (современные системы хранения записей передали эту информацию в электронное хранилище). Вдобавок ко хранению записей в помещении организации, многие организации хранят свои записи вне офиса, заключая договора с коммерческими компаниями, занимающимися внеофисным хранением.

Циркуляция документов
Путь документа, изъятого из своего обычного места хранения, называется циркуляцией. Зачастую она фиксируется простой письменной процедурой. Тем не менее, большинство современных систем технических средств используют компьютерные системы, включающие сканеры штрих-кодов, технологии радио-меток чтобы отследить движение документа. Они также могут быть использованы для периодического аудита для выявления несанкционированного перемещения записи.
Списание записей
Списание записей не всегда означает уничтожение, они могут быть переданы в архив, музей или частному лицу. Списание должно проводиться согласно закону, уставу, положению или эксплуатационным процедурам; необходимо соблюдать меры предосторожности во избежание непреднамеренного разглашения информации. Процесс должен быть хорошо документирован, начиная с протокола хранения документации, политик и процедур, одобренных на высоком уровне. Должен быть сохранен перечень уничтоженных записей, включая сертификат об уничтожении. Организации никогда не избавляются от записей, выбрасывая их как мусор: большинство пользуется шредером для измельчения бумаги в мелкие полоски или кусочки или сжигает необходимое.
Имеющиеся на рынке продукты предназначены для управления записями вплоть до процессов вступления в силу, завершения срока их действия, хранения, планирования сроков хранения и списания записей. В некоторых случаях используется также технология RFID для отслеживания физического файла.
Управление электронными записями
Общие принципы управления записями применяются независимо от формата записей. Цифровые записи (в большинстве случаев называемые электронными) порождают специфические спорные вопросы: записи, не имеющей физического наличия, сложнее обеспечить сохранение и защиту содержания, контекста и структуры.
Основные проблемы связаны с возможностью доступа к электронным записям и их чтения с течением времени: бурное развитие технологий может сделать программное обеспечение, используемое для создание записей - устаревшим, а сами записи - недосягаемыми для читателя.  Поэтому PROV создал электронный архив для обеспечения широкой общественности постоянного доступа к записям.
Обеспечение секретности и защиты записей, а также предотвращение хищения персональных данных стали важными задачами делопроизводителей. Задача последних в способствовании защите записей возрастала, привлекая внимание к имеющимся проблемам. Важность сроков хранения и уничтожения записей подчеркивается необходимостью принятия мер чтобы определенная информация о физических лицах не сохранялась.

Системы управления электронными документами и записями
Система управления электронными документами и записями Electronic Document and Records Management System (EDRM)) представляет собой программное обеспечение (или набор программ), используемое для отслеживания и хранения документов. Термин отличается от «систем обработки изображений» или «систем документооборота», которые специализируются на вводе изображений или управлении документами соответственно. Системы управления записями (ERM) обычно предоставляют специализированный функционал для обеспечения безопасности и контроля документов с учетом потребностей делопроизводителей.
Внеофисное хранение документов и записей
Коммерческие центры по обеспечению данных услуг специализируются на хранении бумажных и электронных документов организации. Они обеспечивают высокую плотность и безопасность хранения бумажных документов и могут обеспечить регулирование климата для неофициальных носителей информации, требующих особого хранения