Порядок составления сводного приказа

В сводном приказе (распоряжении), который предусматривает группу вопросов, рекомендуется размещать их в такой последовательности:

• прием на работу (назначение на должность);
• перевод на другую постоянную работу (на данном предприятии);
• увольнение с работы;
• предоставление отпусков;
• поощрение;
• взыскание.

В каждой группе вопросов фамилии работников размещаются в алфавитном порядке.

К учетным документам по кадрам относятся:

• штатно-должностная книга;
• алфавитная книга личного состава предприятия.

Как и все учетные книги, алфавитная и штатно-должностная книги нумеруются, прошнуровываются, удостоверяются подписью руководителя и печатью.

Ведение трудовых книжек

В соответствии со статьей 48 КЗоТ трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии или у физического лица свыше пяти дней. Трудовые книжки также ведутся на внештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию. Работникам, приступающим к работе впервые, трудовая книжка оформляется не позже пяти дней после приема на работу.

В трудовую книжку вносятся сведения о работе, о поощрениях и наградах за успехи в работе, сведения о взысканиях в нее не вносятся.

Записи в трудовой книжке выполняются арабскими цифрами. Например, если работник принят на работу 4 июня 2001 года, в трудовой книжке записывается «04.06.2001».

Записи должны выполняться аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами синего или фиолетового цвета.

При изменении фамилии, имени и отчества или внесении изменений в дату рождения на основании документов (паспорта, свидетельств о рождении, браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени и отчества и т. д.) вносятся новые данные. Ссылки на соответствующие документы на внутренней стороне обложки заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным лицом и печатью предприятия или отдела кадров.

Порядок заполнения трудовой книжки работников, трудоустраиваемых впервые

Заполнение трудовой книжки впервые осуществляется собственником или уполномоченным им органом не позже пятидневного срокасо дня приема на работу.

На первой странице (титульном листе) трудовой книжки записываются сведения о работнике: фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений). Дата рождения указывается на основании данных паспорта или свидетельства о рождении. Потом указывается дата заполнения трудовой книжки. Работник своей подписью удостоверяет правильность внесенных сведений.

На титульном листе трудовой книжки лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, ставит свою подпись и печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполняется трудовая книжка.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или направляется по почте по их требованию. При этом в трудовой книжке умершего работника в графу 3 записывается: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю», в графе 4 указывается дата и номер приказа.

Вкладыш в трудовую книжку вшивается в случае, если все страницы соответствующих разделов в трудовой книжке заполнены. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. О каждом выданном вкладыше на первой странице трудовой книжки делается отметка о том, что выдан вкладыш, и здесь же указывается серия и номер вкладыша.

Вопрос 11. Виды документов по личному составу

К документам по личному составу относятся:

· приказы по личному составу,

· заявления,

· автобиографии,

·  трудовые книжки,

· характеристики.

Приказами по личному составу оформляют прием на работу, перевод на другую работу, увольнение работников, предоставление отпусков, командирование и т. п. Приказы по личному составу регистрируются и их учет ведется отдельно от приказов по основной деятельности. Отдельно из группы приказов по личному составу выделяются и регистрируются приказы о командировании работников предприятия.

 В пределах календарного года приказы по личному составу должны иметь валовую нумерацию с добавлением буквенного обозначения (например, № 133-лс).

Для регистрации приказов используют журнал регистрации или регистрационные карточки. Приказы по личному составу, как правило, оформляют на специальных бланках для приказов. В заголовке к тексту пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т. п. В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать, поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ОСВОБОДИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ.  Эти глаголы печатают прописными буквами от левого поля без отступа. Текст распорядительной части начинают печатать с новой строки с абзаца.

 В приказах о назначении на должность указывают установленный размер заработной платы (тарифная ставка, оклад, надбавка) и при необходимости условия приема (временно, с испытательным сроком) и их продолжительность и т. п.

При переводе на другую работу — новую должность и структурное подразделение, вид перевода и его продолжительность (для временного перевода), причину перевода, изменения в оплате труда. При увольнении указывают причину увольнения в соответствии со статьями КЗоТ.

В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых календарных дней отпуска, даты его начала и окончания. При предоставлении ежегодного отпуска указывают также период, за который предоставляется отпуск. В конце приказа указывается основание для его составления. Отдельной строкой без отступа от левого поля пишется слово «Основание», и далее после двоеточия перечисляются документы, послужившие основанием для издания приказа.

Различают индивидуальные (или простые) и сводные (или сложные) приказы по личному составу. В индивидуальных приказах содержится информация только об одном работнике, а в сводных — о нескольких работниках. При составлении сводных приказов необходимо учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения, поэтому целесообразнее издавать приказ по одному вопросу. Изложение приказов должно быть единообразным.

Приказы по личному составу согласно законодательству о труде доводятся до сведения работников под расписку. Виза ознакомления работника с приказом располагается ниже подписи руководителя предприятия.

После издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а в случае увольнения — в день увольнения информация о приеме на работу, переводе на другую работу или увольнении, а также о наградах и поощрениях вносится в трудовые книжки работников предприятия. Формулировка в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа.