Вопрос 9. Виды распорядительных документов

Документоведение. Экзамен. Вопросы 7-11

Вопрос 7. Правила внутреннего распорядка

Обязательные реквизиты:

• наименование юридического лица;
• код формы документа согласно Государственному классификатору управленческой документации (ГКУД - 0202048);
• гриф утверждения документа (протокол общего собрания трудового коллектива);
• название документа (Правила внутреннего трудового распорядка);
• текст документа (название разделов);
• подпись ответственного лица;
• визы;
• гриф согласования (при необходимости).

Что должно быть в содержании?

Правила должны содержать следующую информацию:

1. общие положения (цель правил и их применения, на кого они распространяются, в каких случаях пересматриваются);
2. порядок приема на работу работников и увольнения их с работы (перечень документов, которые работник должен предоставить при устройстве на работу, процедура оформления и увольнения работника, условия и срок испытательного срока, основания расторжения трудового договора и т.д.);
3. права и обязанности работодателя;
4. права и обязанности работников;
5. режим работы (время начала и окончания рабочего дня (смены) (ст. 57 КЗоТ), обеденного перерыва, продолжительность рабочего дня (смены) и рабочей недели, выходные дни, перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (если такие есть), (ст. 52 КЗоТ);
6. продолжительность предоставления ежегодных отпусков;
7. периодичность и сроки выплаты заработной платы;
8. порядок поощрения за работу;
9. порядок наложения взыскания за нарушение трудовой дисциплины и т. д.

Так же при необходимости могут быть добавлены и другие разделы.

Поскольку основные кадровые моменты урегулированы действующим законодательством, Правила внутреннего трудового распорядкадолжны составляться с учетом его требований. Но в Правила не могут быть включены условия, которые ухудшают положение работников по сравнению с требованиями действующего законодательства. При наличии таких условий, действительными они считаться не будут.

Правила внутреннего трудового распорядка должны быть составлены в письменном виде, так как они относятся к документом по организации процессов управления. Составляются они на несколько лет, а изменения к ним вносятся при необходимости.

Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом работодателя, являются не легитимными. Они должны утверждаться на общем собрании трудового коллектива по представлению работодателя и представителя профсоюза (ст. 142 КЗоТ). А решение трудового коллектива необходимо оформитьпротоколом общего собрания.

С утвержденными Правилами внутреннего трудового распорядка необходимо ознакомить всех работников под подпись. Для этого можно:

• завести отдельный журнал;
• прикрепить к документу так называемый "лист ознакомления".

Вновь принятые работники могут подтверждать факт своего ознакомления с Правилами во время заключения трудового договора, указывая это в своем заявлении о приеме на работу.

Вопрос  8. Должностные инструкции

Должностная инструкция содержит следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения.

В разделе 1 (Общие положения) устанавливается: сфера деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от должности, замещение его отсутствие; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в процессе осуществления своей деятельности.

В разделе 2 (функции) перечисляются основные направления деятельности специалиста.

В разделе С (Должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемых специалистом.

В разделе 4 (имеет право) устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.

В качестве дополнительного к основным разделам должностной инструкции и может быть введен раздел 6, регулирующий трудовые отношения между служащими. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.

Вопрос 9. Виды распорядительных документов

В настоящее время основными видами распорядительных документов являются: постановление, приказ, указание, решение, распоряжение. Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам:

Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Схема подготовки распорядительных документов следующая:

1. всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;

2. согласование текста и его подписание;

3. обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Проект распорядительных документов может быть подготовлен отдельными специалистами или структурными подразделениями. Основным распорядительным документом является приказ. Приказами оформляются:

1. порядок деятельности предприятия;

2. решения и поручения по организации работы;

3. организационные мероприятия;

4. итоги работы;

5. результаты ревизии.

Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмена приказов производятся только приказами. Подготовка проектов приказов включает следующие стадии:

1. изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно - справочных документов предприятия;

2. подготовку текста документа;

3. согласование текста документа;

4. подписание приказа;

5. доведение до сведения исполнителей.

Подготовка приказа поручается структурному подразделению, группе специалистов, отдельному должностному лицу. Текст приказа состоит из двух частей:

1. констатирующей, в которой излагаются факты, раскрываются причины, цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа был взят документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер и заглавие;

2. распорядительной.

Распорядительная часть текста приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ и пишется от нулевого положения табулятора. Текст делится на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель - действие - срок. Дата приказа - это дата его подписания, начала его действия. Подписывает приказ руководитель организации. Внесение изменений и дополнений в подписанный приказ не допускается без разрешения подписавшего документ. К проекту приказа составляется список рассылки подразделениям, должностным лицам, которых касается приказ. Проект приказа до подписания визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, которые отвечают за его исполнение, юристом.

Может осуществляться и внешнее согласование с другими организациями, если приказ затрагивает их интересы. Согласование оформляется грифом "Согласование". Реквизиты приказа:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование вида документа - ПРИКАЗ;

4. дата, номер;

5. место составления;

6. заголовок;

7. текст;

8. подпись;

9. визы согласования.

С приказов для удобства пользования внутри организации делаются копии и выписки. Констатирующая часть текста пишется полностью.

Приказы оформляются на общих бланках.

Следующим видом распорядительного документа является распоряжение. Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован. Их издают предприятия, организации, правительства, администрации районов и т.д. Выделяют следующие виды распоряжений:

а) длительного действия;

б) касающиеся конкретного вопроса.

Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть. Констатирующая часть текста распоряжения - часть, в которой указываются цели и причины распоряжения. В ней целесообразно использовать следующие формулировки: "В соответствии", "В связи", "В целях". Распорядительная часть текста распоряженияначинается словом ОБЯЗЫВАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Формуляр распоряжения состоит из реквизитов:

1. наименование организации;

2. наименование вида документа;

3. дата, номер;

4. место издания;

5. заголовок;

6. текст;

7. подпись;

8. отметка о согласовании.

Текст оформляется на бланке формата А4. Проект распоряжения согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами. Исполнителями распоряжения могут быть учреждения, структурные подразделения, должностные лица.

Еще один вид распорядительного документа - указание. Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно - методического характера. К вопросам организационно - методического характера относятся следующие:

а) организация исполнения приказов;

б) организация исполнения инструкций.

Право издания указания в организациях предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции. Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей; распорядительной. Констатирующая часть текста указания раскрывает причины издания документа и начинается: "Во исполнение ...", "В целях...", "В соответствии ...".

Распорядительная часть текста указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ - действие - срок исполнения. В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо. Датой указания является дата его подписания. Указание оформляется на бланке формата А4. Формуляр указания состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование вида документа;

4. дата, номер;

5. место издания;

6. заголовок;

7. текст;

8. подпись;

9. отметка о согласовании.

Следующий вид распорядительного документа - решение. Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами. Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем - слово РЕШИЛ на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже - действие - срок исполнения. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Формуляр решения состоит из реквизитов:

1. название организации;

2. наименование вида документа;

3. дата, номер;

4. место издания;

5. заголовок;

6. текст;

7. подписи (председатель, секретарь);

8. визы.

Следующий вид распорядительного документа - постановление. Постановлениеиздается высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти.