Организационная структура предприятия и система управления

Структуру компании ООО «Бина Групп» можно отнести к региональной дивизиональной. Структура представлена на рисунке 4 в Приложении.

Цель данной организационной структуры – упростить связи между производителем и потребителем, облегчить решение проблем местного законодательства, учесть обычаи и социальное положение проживающих на этой территории людей. В этом случае в каждом крупном городе, регионе организуется региональный филиал, обслуживающий данную территорию. Такие структуры особенно характерны для крупных торговых компаний.

В результате расширения границ оперативно-хозяйственной самостоятельности дивизионального отделения, последние превратились в своеобразные центры прибыли корпорации, которые активно пользуются предоставленной им свободой для повышения активности бизнеса, проникновение на новые рынки.

В то же время дивизиональные структуры приводят к увеличению количества иерархических уровней управления, удлинению управленческой вертикали. Главным недостатком дивизиональной структуры является отсутствие горизонтальных связей между подразделениями одного уровня управления. В том случае, когда невозможно в короткие сроки решить сложную, неструктурированную, новую управленческую проблему, иерархическая структура не обладает нужной гибкостью, то есть способностью к адаптации.

Генеральный директор компании «Бина Групп» осуществляет координацию всех департаментов, служб и отделов предприятия, разрабатывает стратегические направления развития предприятия и осуществляет их экономическую целесообразность; планирование и бюджетирование рекламных мероприятий.

Рассмотрим основные функции каждого департамента более подробно.

Административный департамент.

Ассистент генерального директора холдинга ООО «Бина Групп»:

- планирование и контроль рабочего дня руководителя;

- организация и участие в совещаниях и переговорах, протоколирование;

- организация деловых поездок, командировок и участие в них;

- курирование и контроль исполнения поручений руководителя.

Руководитель филиала:

- руководство и координация коммерческой, административной, производственно-складской и финансовой деятельностью филиала.

Офис-менеджер:

- подготовка и организация работы офиса;

- обеспечение материально-технического снабжения.

Юридический департамент.

Руководитель юридического департамента, юрисконсульт:

- взаимодействие с проверяющими инстанциями;

- представление интересов Холдинга в судах;

- взаимодействие с другими службами по юридическим и правовым вопросам;

- претензионно-исковая работа.

Департамент информационных технологий.

Системный администратор:

- поддержка в работоспособном состоянии сети, серверов, рабочих станций и ПО;

- техническая поддержка пользователей;

- организация новых рабочих мест, создание учетных записей пользователей;

- обслуживание оргтехники, обеспечение расходными материалами;

- обеспечение безопасности и хранения данных в сети;

- закупка компьютеров, оргтехники, лицензионного ПО и расходных материалов.

Программист 1С:

- программное сопровождение конфигураций 1С-Предприятия;

- модификация и обновление существующих документов, отчетов, обработок бухгалтерского, оперативного и управленческого учета;

- создание новых документов, отчетов, обработок бухгалтерского, оперативного и управленческого учета;

- разработка методов и форм ведения учета товарооборота.

Коммерческое управление:

Департамент маркетинга и рекламы:

Маркетолог (аналитика):

- участие в подготовке бизнес-планов (маркетинговая часть);

- анализ отраслей, рынков, брендов, построение прогнозов, проведение маркетинговых исследований, аналитика.

Маркетолог (брендинг, реклама и связи с общественностью):

- участие в подготовке маркетинговых мероприятий (конференции, выставки, семинары);

- разработка и подготовка полиграфической, сувенирной, подарочной продукции;

- развитие и продвижение сайта.

Департаменты нефтехимии, лакокрасочных материалов, химического сырья для ЛКМ, полимерного сырья и компонентов, химического сырья для полиграфии:

- участие в составлении перспективных и текущих планов реализации продукции, определении новых рынков сбыта, составлении оперативного плана развития на основе анализа и исследования региона;

- организация и ведение продаж продукции.

Финансовый департамент:

Планово-финансовый отдел:

- формирование полной и достоверной информации о деятельности Холдинга и его имущественном положении: учет активов, обязательств, расчетов, доходов, затрат и финансовых результатов;

- планирование и бюджетирование;

- контроль и предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации;

- методическое обеспечение деятельности сотрудников по работе в программе 1С (разработка письменных инструкций).

Бухгалтерия:

- ведение бухгалтерского и налогового учета Холдинга в соответствии с требованиями законодательства РФ;

- учет и хранение первичной документации, договоров;

- ведение участков: заработная плата, сверка и взаимозачеты с контрагентами, факторинг, безналичные платежи, валютный контроль, прекурсоры, внешнеэкономические операции и пр.;

- формирование бухгалтерской налоговой и прочей отчетности, расчет налогов;

- взаимодействие с проверяющими органами;

- обеспечение сотрудников информацией, необходимой для контроля за соблюдением законодательства РФ.

ВЭД и логистика:

Отдел внешнеэкономической деятельности:

- поиск зарубежных поставщиков, согласование качества химических продуктов, заключение договоров поставок, дистрибьюторских соглашений;

- разработка логистических цепочек для поставок импортных химических продуктов и контроль за транспортировкой;

- таможенное оформление импортных грузов;

- сертификация импортных продуктов;

- участие в международных выставках и конференциях.

Отдел логистики:

- организация и контроль автоперевозок в пределах РФ;

- взаимодействие с транспортно-экспедиционными организациями (поиск перевозчиков, заключение договоров на оказание транспортных услуг);

- организация транспортировки товаров с целью минимизации издержек предприятия: полный контроль над всем процессом транспортировки сырья и готовой продукции предприятия; выбор наиболее приемлемого и выгодного способа доставки грузов; выбор наиболее рационального маршрута перевозки.

Управление персоналом:

Менеджер по персоналу:

- кадровый учет;

- контроль и регулирование юридических аспектов в кадровой работе;

- разработка локально-нормативных актов, штатного расписания, должностных инструкций и т.п.;

- подбор персонала;

- обеспечение взаимодействия между подразделениями по вопросам работы с персоналом;

- организация и контроль адаптации персонала;

- контроль обучения, оценки и аттестации персонала.

Производственно-складской департамент:

Склад. Организация рационального хранения, внутренней транспортировки, упаковки и подготовки продукции к отправке/приему.

Выписка. Учет выполнения заказов по отгрузке и разгрузке продукции.

Производство продукции нужного качества и в необходимом объеме (смесевых растворителей, ЛКМ, химической продукции в потребительской таре).

Лаборатория. Осуществление входного контроля качества сырья и готовой продукции.

Рис.5. Организационная структура компании филиала в г.Санкт-Петербурге ООО «Бина Групп» перевернуть

Основные задачи филиала: оптимизация затрат на обеспечение работы предприятия; организация и контроль бесперебойности и продуктивности ежедневной работы; оценка и анализ издержек, связанных с исполнением операций, оценка и анализ производительности операций; выработка предложений по оптимизации себестоимости закупаемого сырья, оборудования и отгружаемых товаров; соблюдение утвержденной сметы затрат, статей бюджета.

Директор филиала  – основные обязанности: организация, координация и управление процессами предприятия; разработка и внедрение методических и нормативных материалов для конкретных подразделений, определение функций и операций; контроль применения разработанных методических и нормативных материалов; разработка форм и методов ведения отчетности; контролирование правильности и своевременности исполнения поставленных задач подразделениями; управление жизненным циклом продуктов; координация межфункциональных связей; координация межорганизационных связей; управление персоналом; организация обучения персонала; формирование бюджета на филиал; координация и направление финансовых потоков; обеспечение документооборота всех процессов филиала; управление затратами филиала; анализ затрат филиала.

Логист филиала – осуществляет управление, координацию и контроль работы наемных транспортных средств, организацию и контроль за выполнением отгрузок заказов клиентам компании; организацию и контроль за выполнением доставки грузов от поставщиков; распределение подвижного состава по маршрутам; формирование оптимальных маршрутов и сроков доставки; управление процессом доставки заказов; планирование доставок на день, неделю, месяц, квартал; регулярный мониторинг рынка логистических услуг.

Начальник складского хозяйства - руководит работой складов по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п. Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов. Следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт. Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складах с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда. Обеспечивает соблюдение правил оформления и сдачи приходно-расходных документов. Участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей. Контролирует ведение учета складских операций, составления установленной отчетности. Принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и хранение товарно-материальных ценностей, внедрению в организацию складского хозяйства современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи.