Необходимые условия для внедрения безбумажного документооборота

С развитием общества и высоких технологий электронная форма документа начинает вытеснять традиционную бумажную форму. Сегодня во многих сферах бизнеса и государственного управления электронный документооборот введен в повседневную практику как условие, необх для дальнейшего роста и успешности предприятия.

Внедрение эл. д-та обеспечивает эффективную работу с документами, позволяет управлять информационными потоками компании, повышать оперативность и качество обслуживания.

Для работы с электронными документами создается с-ма эл д-та, отвечающая характеру и коммерческим целям предприятия. СЭД - организационно-техническая с-ма, которая обеспечивает работу с документами на протяжении всего жизненного цикла, описывает правила доступа и маршрутизацию. Внедрение СЭД – очень важный шаг в развитии предприятия, благодаря которому налаживается эффективное взаимодействие между отделами, управление бизнесом выходит на новый уровень.

СЭД можно разделить на два основных вида: типовые и индивидуальные.Типовые - способны решать довольно широкий комплекс задач, характерных для среднего бизнеса, и приобретаются в готовом виде у разработчика. Для крупных компаний и холдингов внедрение готовой СЭД без адаптации под свои нужды практически невозможно; чаще всего крупный бизнес заказывает разработку индивидуальной системы.

Внедрение СЭД:

1. переход к СЭД постепенный. Например, сначала можно внедрить только электронную почту.

2. На этапе подготовительной работы найти сторонников-энтузиастов, которые будут помогать "отстающим" осваивать новую безбумажную технологию работы.

3. Сделать руководителя предприятия убежденным сторонником СЭД.

4. чехарде в организационной структуре предприятия необходимо внедрять только те компоненты СЭД, которые адекватны такому его состоянию. Например, даже при наличии достаточно неформализованной организационной структуры организации можно построить вполне эффективный электронный архив.

5. отсутствии даже бумажного, но упорядоченного документооборота в организации необходимо запустить пилотный проект. Для этого нужно проанализировать ее деятельность и выявить проблемные участки, которые более всего страдают от отсутствия формализации в ведении дел.

6. Бумажные документы из внешнего мира должны попадать во внутреннюю систему электронного документооборота, для чего в СЭД необходимо получать их электронные образы. (использовать сканеры)

8. лучше предусмотреть и серверное распознавание текстов (для целей полнотекстового поиска), и установленные на рабочих местах программы распознавания. В этом случае пользователь будет иметь возможность самостоятельно конвертировать изображения документов в текст с необходимыми опциями и сохранять их в нужном ему формате.

9. Если в организации имеется бумажный архив документов, то электронный архив нужно заполнять сканированием документов из бумажного и не пытаться делать это, беря за основу слабо упорядоченные электронные версии документов.

10. Если же в организации никакого архива нет, то сначала нужно добиться единого порядка хранения документов в каталогах, запретить (в том числе, если это возможно, техническими средствами) хранение документов на локальных дисках компьютеров.