Короткі теоретичні відомості

Так само як і текстовий процесор Microsoft Word, програма обробки електронних таблиць Microsoft Excel дозволяє не тільки створювати нові файли з нуля, але і використовувати для створення файлів готові заготовки - шаблони. Шаблон може являти собою, наприклад, чистий бланк документа, що залишається лише заповнити даними і т.п.

Крім того, Майстер шаблонів Excel дозволяє будь-якій комірці шаблона поставити у відповідність поле бази даних таким чином, що, при кожному створенні документа на основі цього шаблона, вміст зазначених комірок буде автоматично заноситися в базу даних. При цьому також може бути передбачене автоматичне розсилання електронної пошти.

Наприклад, у даній роботі буде створено шаблон накладної, при заповненні якого, інформація буде автоматично заноситися в базу даних, що дозволить зберегти відомості про всі виписані накладні і потім підвести необхідні підсумки.

Для створення такого шаблона необхідно спочатку ввести його вміст на звичайний робочий аркуш, потім вибрати в меню Данные опцію Мастер шаблонов і відповісти на його запити:

1. Зазначити ім'я файла робочої книги, на основі якого створюється шаблон, а також ім'я та розташування самого файла шаблону.

2. Зазначити тип та ім'я файла бази даних, куди будуть заноситися дані з комірок даного шаблона.

3. Зазначити, із яких комірок шаблона будуть зчитуватися дані, і як будуть називатися відповідні їм поля бази даних. Для введення цієї інформації досить клацнути мишкою по відповідній комірці шаблона, а потім по відповідній їй графі Имя поля (див. рис. 14), щоб погодитися з запропонованим іменем або скоригувати його. Цю операцію потрібно повторити для всіх обраних комірок.

4. Зазначити, чи потрібно цю базу даних поповнити даними з інших джерел.

5.

Щоб створити файл на основі шаблона, треба вибрати в меню Файл опцію Создать і зазначити ім'я шаблона. При закритті файла, створеного на основі зв'язаного з базою даних шаблона, користувачу буде задане питання про те, чи потрібно його вміст заносити в базу даних.

Контрольні питання

1. Що таке шаблон?

2. Як можна створити шаблон за допомогою Майстра?

3. Як створити файл на основі шаблона?

Завдання для виконання

1. Створіть і запишіть на диск шаблон робочого аркуша накладної відповідно до зразка, показаного на рис. 15, де Т1 - найменування підприємства, що видало накладну, Т2, Ч1, Ч2 - найменування, ціна і кількість товарів, Ф1=Ч1*Ч2, Ф2 - сума значень у стовпці.

2. Коміркам, обведеним на рис. 15 пунктирними лініями, поставте у відповідність поля бази даних.

3. Створіть на підставі даного шаблона мінімум 4 накладні для двох організацій, потім закрийте файли накладних.

4. Переконаєтеся в тому, що введені в накладні відомості збереглися в базі даних.

5. Скопіюйте базу даних на окремий робочий аркуш і там підведіть підсумки: знайдіть загальну суму, на яку виписані накладні, і суми накладних, виписаних для кожної організації.