Этап. Определение потребности в материале.

На данном этапе происходит определение потребности в материале, исходя из ППМ (Планирования Потребности в Материале). Определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал.

Этап. Подготовка заявки на материал.

Заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в материале. В определенной позиции указывается вид заявки на материал. Вид заявки на материал определяет предназначение материала.

Этап. Оформление заявки на материал.

В заявке на материал должен быть точно указан идентификатор требуемого материала или группы материалов, количество и сроки поставки. В позициях, кроме идентификатора, может присутствовать краткое описание материала или группы материалов.

Этап. Согласование заявки на материал.

На данном этапе исполнитель, подготавливавший и оформлявший заявку на материал, согласует её содержание с руководителем функционального отдела.

Виды закупок

Закупки в логистике можно объединить в две большие группы: традиционные и нетрадиционные виды закупок.

Традиционные виды закупок:

· сырье - так называемые "подвижные товары", такие как медь, пшеница, цемент и т. д.;

· особые товары - товары и сырье, которые нужны для конкретного производства;

· стандартные товары включают в себя болты и гайки, многочисленные профили стали, трубы, цены на которые относительно стабильны и определяются на основе "прайс-листа со скидкой";

· малоценные предметы - товары относительно небольшой стоимости, приобретаемые для содержания и ремонта.

Нетрадиционные виды закупок:

· услуги - эта категория закупок довольно широка и включает многие виды услуг, такие как, например, реклама, аудиторские услуги, архитектурный дизайн, юридические услуги, услуги по страхованию, туристические услуги и т. д.

Главным отличием приобретения услуг от приобретения товаров является:

1) невозможность хранения - это означает, что время оказания услуги должно совпадать со специфическими потребностями покупателя и что последствия несвоевременности могут быть очень серьезными и дорогими;

2) трудность в оценке качества;

· товары для перепродажи - эта категория подразделяется на две группы:

комплектующие изделия, которые ранее изготовлялись на предприятии, а теперь заказываются у внешних источников (например, крупный производитель бытовой техники, который продает микроволновые печи, но уже не производит данную продукцию, покупает микроволновые печи в сборке под своей маркой);

товары, реализуемые через розничную сеть, такие как одежда, продаваемая в крупных универмагах, продукты питания, продаваемые через супермаркеты, и т. п. Такие закупки обычно осуществляются мерчендайзерами, которые предварительно должны спрогнозировать дальнейший спрос на данную продукцию, на основании чего принимаются решения о закупке.

Отдельно выделяют международные и государственные закупки.

Международные закупки.

Основными причинами предпочтения при выборе иностранного поставщика в качестве источника снабжения являются:

· способность иностранного поставщика осуществлять поставку с меньшим объемом общих затрат, чем местные поставщики, например из-за значительно низкой доли трудовых затрат, благоприятного курса обмена валюты, высокой производительности оборудования и т. д.;

· обеспечение высокого постоянного качества продукции в мотивации поддержания деловых долгосрочных отношений;

· отсутствие товаров на внутреннем рынке;

· более короткие сроки международных поставок по причине ограниченного количества оборудования и сужения возможностей внутренних поставщиков;

· наличие у иностранных поставщиков хорошо организованной сети дистрибьюции и возможности предоставлять улучшенное снабжение запчастями, гарантийное обслуживание и техническое содействие;

· в силу специализации национальных и зарубежных компаний иностранные поставщики могут намного опережать отечественных в технологическом плане;

· бартерная торговля, т. е. для продажи собственной продукции в каких-либо странах приходится соглашаться на закупку товаров в этих странах;

· использование внешних закупок (импорта) в качестве оказания давления на отечественных поставщиков с целью получения уступок.

Организация международных закупок сопряжена с рядом трудностей, а именно:

· поиск и оценка поставщиков являются трудоемкими и дорогостоящими процедурами. К тому же ситуация усложняется, когда потенциальные поставщики находятся за рубежом;

· цикл поставки международных закупок длиннее, несмотря на то что усовершенствования транспортной системы и системы связи сократили сроки осуществления международных закупок;

· из-за расстояния экспедирование производства / отгрузки товара иностранной компании затруднено;

· способ оплаты при осуществлении международных закупок существенно отличается от способа оплаты закупок внутри страны. Как правило, право собственности на товар возникает в момент оплаты, т. е. из-за риска неуплаты за продукцию отсутствует система оплаты в кредит;

· затруднено достижение соглашения между покупателем и продавцом по вопросу использования процедуры контроля качества / приема товара, так как в разных странах могут быть разные стандарты качества;

· высокие затраты на оформление документов при осуществлении международных закупок.

Государственные закупки.

Цели государственного снабжения включают:

· гарантию снабжения для удовлетворения потребностей в обслуживании;

· уменьшение дублирования и потерь путем стандартизации товаров;

· поддержание и улучшение стандартов качества закупаемых товаров и услуг;

· максимальную экономию путем применения передовых технологий и методов закупки:

· организацию высокоэффективных систем снабжения.

Основными отличиями государственных закупок от закупок промышленных предприятий являются:

· осуществление закупок в более жестких законодательных рамках, наличие бюджетных ограничений;

· лоббирование размещения заказов на государственные закупки, что вынуждает служащих, ответственных за закупки, предоставлять дополнительные обоснования по принятым решениям о размещении заказов;

· целевое размещение заказов, направленных на поддержку предприятий в слаборазвитых регионах, в соответствии с государственными целевыми программами;

· отсутствие конфиденциальности;

· формальный характер оценки качества закупаемых товаров;

· конкурс на контракты на закупку осуществляется по большей части на основе открытого тендера;

· регламентация государственных закупок законодательно утвержденными процедурами по видам и объемам закупок.